Файл: Контроль деятельности предприятия.pdf

Член организации должен подчиняться ее законам только как член организации. Подчинение определяется не личностью, осуществляющей властные полномочия, а безличным порядком, обусловившим помимо прочего, и занятие этой личностью данного поста.

• 1. Системы контроля деятельности предприятия.

Контроль должен отражать и поддерживать главные приоритеты организации. Ориентация на результаты конечной целью контроля является достижение результатов работы организации, а не выявление отклонений. Соответствие целям – контроль должен соответствовать конкретному виду деятельности быть адаптированным к нему. В основе системы контроля лежит принципиальный тезис – каждый сотрудник может и должен видеть в своей работе не только источник средств к существования, но и путь к признанию, средство самоутверждения и завоевания авторитета.

В основе эффективности контроля лежит знание и разделение целей и ценностей компании. Причины и характер системы контроля должны быть понятны исполнителям. Установленные адекватные и понятные работникам стандарты и нормы, для чего должно быть создано двухстороннее общение « работник – менеджер».

Контроль в организации должен применятся не только как мера выявления нарушений и не исполнения обязанностей, но также как поощрительный принцип, например справедливого вознаграждения лучших сотрудников. Не « поймать», « схватить», «уличить», а выяснить и помочь – в этом. Психологическая суть и смысл контроля как управленческого действия.

« Отрубленные головы не дают идей!» *

рис. 2

Оценивая продвижение к целям, руководитель вместе с исполнителями ищет суть возникающих проблем и возможные решения, а не выносит « приговоры». Практически происходит раннее предупреждение кризисных ситуации. В целом система мотивирующего контроля ориентируется не на формальное штатное расписание, а на важнейшие проблемы и перспективы развития организации.

В практике имеется богатый арсенал средств, методов и способов контроля, но это не более чем рекомендации для выработки стиля эффективного контроля управления. Разумеется, в организациях сферы контроля различны на определенных уровнях иерархии ( чем ниже уровень, тем шире сфера контроля), кроме того, этот параметр может отличаться у разных подразделений в зависимости от их специфики. Поэтому на некоторых ветвях многоуровневой организационной структуры могут присутствовать подразделения с широкой сферой контроля, а так же узкой ( два, три подчиненных).

---

Одной из систем контроля является функциональный контроль деятельности предприятия. Функциональным называют контроль деятельности отдельной функции, отдельного подразделения, отдельного участка предприятия. Для установления уровня результативности зафиксированных фактов служит функция контроля. Без оценки полученного результата организация не может определить, насколько хорошо она функционирует и обеспечивает достижение поставленных целей. В необходимый момент времени система управления должна иметь сравнительные сведения о фактическом состоянии организации и о том состоянии, где она должна находиться в соответствии с разработанным планом. Из определения общего понятия управления следует, что управление существует как процесс только тогда, когда можно установить факт достижения цели.

Следовательно, контроль – это процесс человеческой деятельности, направленной на установление полезности свершившегося факта, его направленность на достижение цели или степень отклонения от плана достижения цели, допущенного отдельным лицом, группой лиц и организацией в целом. В этом смысле функция контроля – это такой вид управленческой деятельности, который позволяет организации вовремя воспринимая факт достижения результата (цели) или устанавливать ошибки, которые вредят достижению целей организации. Следовательно, функция контроля направлена на установление ошибок и ограничение их накопления в деятельности менеджмента в организации. Неопределенность является основным условием, в котором менеджерам приходится принимать решения. Люди, принимающие участие в подготовке решения (сбор, анализ, обработка информации, выработка вариантов решения) и его реализации, являются мощным источником неопределенности. Их поведение трудно прогнозируемо и зависит от многих личностных характеристик и условной работы. Менеджеру важно понимать, что достичь каких – либо результатов можно, работая совместно с людьми и через посредство людей. В данном процессе функция контроля, позволяя менеджеру убедиться, что люди, участвующие в процессе принятия и исполнения решения, действуют так, как нужно. Кроме того, в процессе контроля менеджер может своевременно выявить проблемы и не позволить им перерасти в кризис. Следовательно, функция контроля обеспечивает своевременное преодоление сложных проблем в организации совместного труда в производстве и управлении.

Общение с людьми является основным методом в деятельности менеджеров. Коммуникации в работе менеджера строятся на умении « говорить на языке» того лица, с которым ведется работа. В организациях эффективных коммуникационных связей функция контроля исполняет роль обратной связи. Следовательно, контроль, используемый в процессах коммуникаций в форме обратной связи, позволяет руководителю убеждаться в том, что подчиненный правильно понял и воспринял поставленную перед ним задачу. Стандарты. Процесс контроля заключается в выявлении отклонений от планируемых параметров. Процессы управления протекают в условиях определенных норм – стандартов. Стандарты характеризуются наличием определенных ограничений, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Стандарты отражают условия, задаваемые факторами внешней среды и возможностями( потенциалом) организации. Они являются результатом процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, отражают системы целей и стратегий организации. Поскольку цели и стратегии постоянно корректируются вследствие действия на систему принципа динамического равновесия, то и стандарты подлежат изменению*.

Источник: https://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=529657*
© Библиофонд

---

1.3 Принципы эффективного контроля.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии. Эффективность контроля.

Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля. Эффективно поставленный контроль обязательно должен: иметь стратегическую направленность. Т.е. быть целеустремленным; ориентироваться на результаты; соответствовать характеру деятельности предприятия; быть своевременным, гибким. Экономичным, полным, систематичным, упреждающим. Объективным (справедливым). Компетентным, деловым, доброжелательным.

Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становиться менее жестким и более экономичным.

Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий. Во-первых, менеджеру важно самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции - ловить, изобличать, критиковать, а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков.

Во – вторых, необходимо постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления ( например при доведении задания устанавливать срок его исполнения).

В-третьих, контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты. Используется сочетание планового и внезапного контроля и т. п.

В- четвертых, менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления.

В- пятых, контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной деятельности.

Самое главное правило, которое должен соблюдать любой менеджер: контроль не может быть следствием недоверия к работнику, контроль – это функция менеджера.

---

 
 Общий (выборочный). Общий (тотальный ) – контроль деятельности всей организации в целом. Тотальный контроль слишком затрачен, и часто вызывает негативную реакцию или неверное понимание со стороны персонала организации. Руководитель, решивший контролировать все и вся, освобождает сотрудников от ответственности, а не повышает ее. Тотальный контроль –порождает небрежность! Парадоксальность заключается в том, что тотальный контроль не является средством борьбы с небрежностью, наоборот приводит подчиненных к несамостоятельности и к нерадивости.

Предварительный контроль – осуществляется до фактического начала работ, до осуществления – реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок).

Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарата управления необходима обратная связь.

Заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству необходимую информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

рис.3

Вывод по главе 1.

В чем заключается принципы эффективного контроля управления?

Итак, управлять целой организацией, ее отдельным подразделением или одним сотрудником – это значит оказывать на них управленческое воздействие, т. е. отдавать распоряжения, формировать требования и планы, убеждать или просто беседовать с людьми. Основываясь на различных подходах, можно предположить, что главными качествами для менеджера являются лидерские и предпринимательские способности. Менеджер ключевая фигура в каждой современной организации, так как именно он осуществляет и координирует деятельность предприятия в целом и его составных частей.

Установление нормативов (стандартов). Стандарты (нормативы) – это критерии эффективной деятельности. Они устанавливаются заранее в процессе планирования. При проведении контроля используются следующие типы нормативов:

---

1. натуральные – используются на производственном уровне организации и характеризуют качественные аспекты деятельности ( использование материалов, затраты труда, предоставление услуг и производство товаров;
2. затратные – используются на производственном уровне организации и характеризуют финансовые эффективности производства ( прямые и косвенные затраты на единицу продукции);
3. капитальные – используются на уровне инвестиционной деятельности и характеризуют эффективность капитальных вложений ( прибыль на инвестированный капитал); .
4. доходные – используются на уровне организации в целом, характеризуют эффективность использования средств предприятия ( объем продаж в денежном выражении);
5. программные.
6. Нематериальные используют, когда невозможно использовать натуральные стоимостные показатели ( компетентность сотрудников, результативность рекламной компании; результативность деятельности специалистов по связи с общественностью);
7. Целевые – характеризуют достижение конкретного результата и используются на уровне организации или ее подразделения.

  

2. Особенности системы контроля на примере компании ОАО « РЖД»

Хозяйственная деятельность компании началась 1 октября 2003 года. Сегодня она входит в тройку самых крупных транспортных компаний мира. Миссия компании состоит в удовлетворении рыночного спроса на перевозки, повышение эффективности деятельности, качества услуг и глубокой интеграции в Евроазиатскую транспортную систему. Главные цели деятельности общества – обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц в железнодорожных перевозках, работах, услугах оказываемых железнодорожным транспортом, а также извлечение прибыли.

Имущество компании было сформировано путем внесения в уставной капитал ОАО « РЖД» активов организаций федерального железнодорожного транспорта принадлежащих государству. Размер уставного капитала составляет 2229925145000 рублей. Единственным акционером ОАО «РЖД» является Российская Федерация.

Спрос со стороны железнодорожной отрасли стал одним из катализаторов роста для целого комплекса высокотехнологичных производств и отраслей экономики.

ОАО « РЖД» является динамично развивающейся общенациональной вертикально – интегрированной транспортной компанией.

---