Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия на примере ТД «Перекресток».pdf

Учет финансово-хозяйственной деятельности предприятия ведется по российским и международным стандартам, обеспечивая бухгалтерский и налоговый учет, формирование отчетов.

Бухгалтерия предприятия имеет следующую структуру:

Главный бухгалтер

• бухгалтер по учету выполненных работ и услуг
• бухгалтер по общим расчетам
• бухгалтер по учету внешнеэкономической деятельности
• бухгалтер по учету заработной платы
• бухгалтер по учету внеоборотных активов
• бухгалтер по учету основных средств
• бухгалтер по учету расчетов с бюджетом
• бухгалтер по налоговому учету
• бухгалтера по торговым операциям.

2.3 Организация учета кассовых операций в ТД «Перекресток»

Согласно учредительным документам ТД «Перекресток» осуществляет торгово-закупочную и сбытовую деятельность, оптовую и розничную торговлю. Все предприятия вне зависимости от формы собственности обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков. Для текущих расчетов организация постоянно может держать в кассе наличные деньги.

ТД «Перекресток» согласно «Порядку ведения кассовых операций в РФ» имеет кассу и ведет кассовую книгу. Поскольку на данном предприятии бухгалтерский учет автоматизированный, кассовая книга ведется в электронном варианте, в бухгалтерской программе «1С: Предприятие. Версия 8.1». Одновременно с ней формируется «Отчет кассира».

Так как постоянно хранящаяся (переходящая) сумма в кассе должна быть минимальной, ТД «Перекресток» имеет свой лимит, он составляет 150 000 рублей. Для установления лимита необходимо раз в год в обслуживающий банк сдавать «Заявление на получение лимита кассы на год». Лимит минимума наличных денежных средств согласуется с руководством обслуживающего банка составлением в обязательном порядке специального расчета, который выполняется предприятием, и для контроля сдается в банк.

В банке организация может получить по чеку наличные деньги для собственных нужд, но все суммы, указанные в чеке, могут быть использованы только на те цели, на которые они были заказаны. Предприятия могут иметь переходящий остаток наличных денег на следующий рабочий день, но не более лимита, установленного банком. Превышение лимита разрешается только в пределах трех дней, отведенных на предприятии для выдачи зарплаты. При согласовании с руководителем предприятия лимит кассы может быть пересмотрен банком.

Помимо безналичных расчетов у предприятия возникает потребность проводить расчеты с торговыми агентами (розничная торговля товарами) путем приема денег через свою кассу. ТД «Перекресток» имеет кассовый аппарат. При приеме наличных денежных средств через ККМ плательщику (покупателю) выдается чек с номером ККМ.

ТД «Перекресток» выполняет требования, предъявляемые к работе с ККМ: кассовый аппарат зарегистрирован, исправен, с каждой покупкой клиент получает отпечатанный ККМ чек; ККМ проходит техобслуживание [18, c. 13].

Руководителем предприятия выделено и оборудовано для приема и передачи денег специальное охраняемое помещение. Все наличные деньги на предприятии хранятся в сейфе, который по окончании рабочего дня кассир закрывает под ключ. Помещение кассы изолировано, а двери в кассу устроены с выходом в бухгалтерию, где находится работник бухгалтерии. Двери в кассу во время совершения операций должны быть всегда закрыты, но в ТД «Перекресток» это не всегда выполняется, что является минусом в контроле над сохранностью наличных денежных средств. Посторонние лица в кассу не допускаются. Ключи у сейфа хранятся у кассира.

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира. Кассир является материально-ответственным лицом, поэтому с ним заключен договор о полной материальной ответственности.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ и МФ РФ [11]. Прием наличных денег в кассу ТД «Перекресток» производится только по приходно-кассовому ордеру, подписанному бухгалтером.

После полного заполнения ПКО и квитанцию к нему кассир регистрирует в «Журнале регистрации приходно-кассовых и расходно-кассовых ордеров». Регистрация ПКО и РКО может осуществляться с применением средств вычислительной техники, в ТД «Перекресток» данная операция проводится вручную.

В подтверждении сдачи денег, кассир отрывает квитанцию от ПКО и вручает лицу, внесшему деньги. На квитанции должен стоять штамп кассира «Получено» для физических лиц или печать предприятия для юридических лиц. Так как в ТД «Перекресток» имеется в наличие кассовый аппарат, то кассир к квитанции ПКО прикрепляет чек, пробитый через кассовый аппарат. Кассир ТД «Перекресток» принимает деньги по кассовым ордерам только в день их составления.

Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходно-кассовым ордером с приложением в необходимых случаях надлежаще оформленных других документов (платежных, расчетно-платежных ведомостей, заявления на выдачу денег, счетов и др.). После заполнения РКО кассир регистрирует данный документ в «Журнале регистрации приходно-кассовых и расходно-кассовых ордеров» [11]. Все расходные документы подписаны руководителем и гл. бухгалтером.

Все кассовые операции, произошедшие за день, регистрируются в кассовой книге. В ТД «Перекресток» кассовая книга формируется на компьютере, автоматически. Одновременно с ней формируется «Отчет кассира». В целях обеспечения сохранности и удобств использования распечатанные листы кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года они брошюруются в хронологическом порядке.

Движение денежных средств за месяц отражается в оборотно-сальдовой ведомости по счету, карточке счета, анализе счета. Так как учет в ТД «Перекресток» автоматизирован, то бухгалтер может в любой момент за нужный ему период времени сформировать оборотно-сальдовую ведомость и просмотреть, откуда были получены деньги и на какие нужды израсходованы. Фактическое наличие денежных средств в кассе должно совпадать с данными учета.

В кассе ТД «Перекресток» нет иных денежных средств (марки, облигации, векселя, путевки), поэтому их учет не ведется.

Большим минусом в учете наличных денежных средств ТД «Перекресток» является непроведение инвентаризации. Данная операция является важным моментом в учете средств предприятия. Существует определенный порядок проведения инвентаризации.

Глава 3. Мероприятия по усовершенствованию кассовых операций в ТД «Перекресток»

3.1 Выявление проблем, связанных с учетом наличных средств на кассе ТД «Перекресток»

На предприятии наблюдается несвоевременное оприходование денежное наличности и превышение лимита остатка кассы.

Порядок ведения кассовых операций с денежной наличностью на территории РФ установлен Указанием Банка России от 11 марта 2015 г. № 3210-У. За нарушение этого порядка саму организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а ее должностных лиц – на сумму от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Кроме того, административные штрафы предусмотрены за неприменение в случаях, установленных федеральными законами, ККТ, а также за нарушения в порядке ее эксплуатации. В этом случае с компании штраф взыскивается в размере от 30 000 до 40 000 руб., с ее должностных лиц - в размере от 3000 до 4000 руб. (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Виды нарушений в сфере кассовых операций и применения ККТ, за которые могут привлечь к административной ответственности, четко оговорены в статьях 14.5 и 15.1 КоАП РФ [10]. Тем не менее, на практике налоговые органы нередко расширяют эти перечни, пытаясь штрафовать компании и за совершение других действий, не указанных в КоАП РФ в качестве нарушений.

Предельная сумма платежа наличными деньгами в расчетах между двумя юридическими лицами, двумя предпринимателями, а также между организацией и предпринимателем составляет 100 000 руб., причем в рамках одного договора (п. 1 Указания Банка России от 20.06.07 № 1843-У, далее - Указание № 1843-У). Именно это дополнение вызывает на практике больше всего вопросов и разногласий.

Очевидно, если организация одним платежом внесла в кассу другой компании сумму свыше 100 000 руб. либо единовременно выдала более 100 000 руб. по доверенности сотруднику получателя, штраф правомерен и оспорить его практически невозможно. Сомнения в правомерности штрафа возникают, если платежи наличными осуществляются в течение нескольких дней либо если между организациями заключено несколько договоров [21, c. 6].

Вопрос в том, кого именно могут оштрафовать – плательщика или получателя денег либо обе стороны платежа. К сожалению, на него до сих пор нет однозначного ответа. Есть лишь письмо Банка России, в котором говорится, что ответственность применяется исключительно к стороне, производящей сверхлимитный платеж (письмо от 24.11.94 № 14-4/308). Однако указанное письмо фактически утратило силу еще в 2003 году.

Однако в последнее время арбитры все чаще стали указывать, что административный штраф налагается не только на плательщика, но также и на лицо, принимающее сверхнормативные наличные денежные средства. Поэтому организации, которую оштрафовали за получение сверхнормативного платежа, прежде чем обращаться в суд с иском об отмене штрафа, необходимо проанализировать судебную практику по своему региону.

Наличие нескольких договоров между контрагентами. Допустим, платежи наличными в пределах установленного лимита осуществлялись между двумя организациями в рамках разных договоров и их общая сумма превысила 100 000 руб. Это не является нарушением, причем даже в том случае, если указанные платежи проводились в течение одного дня.

Споры возникают, когда между двумя компаниями имеется несколько хозяйственных договоров, сходных по содержанию, например несколько договоров займа. При этом наличные расчеты по каждому договору в отдельности не превысили 100 000 руб., но если суммировать платежи по всем схожим договорам за соответствующий период, то их общая сумма составила более 100 000 руб.

3.2 Рекомендации по учету наличных средств на кассе ТД «Перекресток»

При оценке подобных ситуаций арбитражные суды исходят из того, что сам по себе факт заключения нескольких сходных по содержанию договоров не может служить основанием для вывода о том, что в действительности была совершена одна сделка. Обычно суды изучают предмет каждого договора и его существенные условия.

Например, рассматривая несколько договоров по транспортировке грузов, суды пришли к выводу, что каждый из этих договоров является самостоятельным. Ведь в них были предусмотрены разные условия, касающиеся экспедируемых грузов и их характеристик, разные маршруты перевозки и стоимость транспортировки. Значит, расчеты наличными проводились по нескольким разным договорам, а не в рамках одной сделки. Поэтому установленный лимит расчета наличными деньгами не был превышен.

Налоговые органы вправе проверять полноту учета денежной выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей. При этом они руководствуются Административным регламентом исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей [5].

Контроль заключается в сравнении суммы наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, с данными, отраженными в фискальном отчете, на контрольной ленте ККТ, и записями в журнале кассира-операциониста. В свою очередь записи в журнале кассира-операциониста сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, а также книги учета доходов и расходов. По каждому выявленному факту расхождений специалист инспекции получает от должностных лиц проверяемой организации письменные объяснения (п. 37 Административного регламента).

Очевидно, что оспорить документально подтвержденные факты сложно. Тем не менее компаниям удается избежать административного штрафа, если на момент проверки спорные суммы все-таки были оприходованы в кассу, хотя и несвоевременно. По мнению судов, несвоевременное оприходование денежных средств в кассу не образует состава правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.02.13 № 09АП-40090/2012). Ведь ответственность установлена лишь за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности.