Файл: bilety_po_odd.docx

Служба документационного обеспечения управления своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами государственной власти и управления РФ и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями, и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления настоящим положением. Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями.

Службу документационного обеспечения управления возглавляет заведующий Службой документационного обеспечения управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора.

На должность заведующего службой документационного обеспечения управления назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в службах ДОУ не менее двух лет.

В структуру службы документационного обеспечения управления входят:

а) подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

ж) архив.

Служба документационного обеспечения управления имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Совершенствование состава и форм документов

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования. В числе субъективных причин мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Роль службы ОДД в повышении эффективности работы управленческого аппарата. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. По подсчетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодателей и персонала, происходит передача информации между предприятиями и гражданами — за всем этим стоят документы. Документационное обеспечение управления - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Именно поэтому быстрая, оперативная, грамотная работа службы ОДД – одна из главнейших основ успешной работы всей организации в целом.

Основные задачи, функции, права, ответственность службы одд

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: 1)постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; 2)обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами; 3)сокращение документооборота; 4)разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3) организация своевременного рассмотрения поступающих документов и подготовка их к докладу руководству, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Типовые структуры службы одд

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при определении ее структуры и выборе наименования службы ДОУ, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. При этом следует учитывать следующие факторы: характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих); объем документооборота организации; наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления. Основные положения государственной системы документационного обеспечения управления частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления Организационные структуры служб ДОУ: 1)Управление делами (Секретариат, Инспекция, Канцелярия, Отдел защиты информации). 2)Канцелярия (Отдел по приему и обработке документов, Отдел по учету и регистрации документов, Отдел по контролю за сроками исполнения документов, Отдел по работе с обращениями граждан, Копировально-множительное бюро, Архив). 3)Общий отдел (Протокольный отдел, Отдел работы с письмами, Приемная). 4)Секретарь. Управления делами создаются в министерствах как структура, в которой выполняется работа с документами, контроль, координация делопроизводства в централизованном аппарате и в отрасли. Управление делами имеет следующий состав структурных подразделений: секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретари заместителей министра, протокольное бюро; инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем, отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

В государственных предприятиях, научно-исследовательских, высших учебных заведениях, проектно-конструкторских организациях создаются канцелярии. В составе канцелярии обычно организуются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих документов. Общий отдел - служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительских структурах МСУ.

Основные понятия и терминология одд

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства. ДОУ включает в себя две составные части: 1) документирование - обеспечение своевременного и грамотного создания документов; 2) организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления. Документированием государственный стандарт называет запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – совокупность операций по созданию документов: по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа. Организация работы с документами - обеспечение движения документов в аппарате управления (документооборот), их использования в справочных целях и хранения. Один из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности - организация документооборота. Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ. Термин «документ» происходит от латинского слова documentum - доказательство или свидетельство

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Нормативно – методическое обеспечение доу.

ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение. Нормативная база ДОУ включает: Конституцию РФ, ФКЗ, ФЗ, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ, Законодательные акты субъекта РФ, Нормативные акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, Унифицированные системы документации, Нормативные акты органов исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы ДОУ, Государственные стандарты и др. Конституция РФ является главным документов государства и имеет высшую юридическую силу. Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ: Президент РФ издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента РФ обязательны для исполнения на всей территории РФ. Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить Конституции РФ и Федеральным законам. Статья 115. Правительство РФ издает постановления и распоряжения. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений. Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. В ТК РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу при приеме на работу, перемещении работника в организации, расторжении трудового договора, командировании и т.д. Уголовный кодекс регулирует вопросы, связанные с хранением документов.