Файл: bilety_po_odd.docx

Экспертная комиссия создается для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в процессе деятельности организации.

ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК входит председатель и несколько членов комиссии. Обычно председателем назначается заместитель руководителя организации, отвечающий за делопроизводство. В обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив организации. Целесообразно в состав ЭК включить представителя архивного органа, для которого данная организация является источником комплектования.

Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже двух раз в год (приложение № 2). Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Некоторые протоколы заседаний ЭК могут содержать важные решения по ряду вопросов:

о согласовании описей на дела постоянного хранения, по личному составу;

* о согласовании проектов типовых и примерных номенклатур дел;

* об изменении сроков хранения документов, установленных перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

* об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

Организацию работы с документами, образовавшимися в результате выполнения ЭК своих функций, осуществляет секретарь комиссии.

Основные задачи экспертной комиссии:

· организация и проведение экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел, формировании дел, подготовки их к архивному хранению;

· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:

большое количество документов;

большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

сложные схемы согласования документов;

территориальная распределенность подразделений;

отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми.

Недостаток этой системы — не оперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневная сводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).

Понятие номенклатуры дел

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначения

Назначение номенклатуры дел:

- распределение исполненных документов в дела;

- систематизация и учет дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- является основой для составления актов на уничтожение дел;

- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).

Типовая номенклатура дел:

- является нормативным документом;

- содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;

- устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;

- применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.

Методика составления номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

определение круга документов для включения в номенклатуру;

составление заголовков (наименований) дел;

разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

определение сроков хранения дел;

определение системы индексации и установление индексов дел;

оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров. Не включаются в номенклатуру печатные издания. Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, и т.д.

Сроковый контроль и контроль выполнения по существу

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.

Различают 2 направления контрольной деятельности:

· контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос;

· контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет руководитель предприятия, структурного подразделения или специалист, занимающийся указанными проблемами. Руководители структурных подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.

Контроль сроков исполнения ОРД – важнейшая функция службы ДОУ, закрепленная инструкцией по ДОУ. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.