Файл: Характеристика существующих бизнес –процессов.pdf

9. Человеческий фактор (является одним из влиятельных). На сегодняшней день принято считать, что бизнес–процессы выполняют связующую роль между предприятием и клиентами, поставщиками и потребителями.

В данном исследовании основным бизнес–процессом является процесс «Покупка сырья и материалов». Внешним окружением для данного процесса являются:

• прайс–листы от поставщиков;
• результаты маркетинговых исследований;
• отчеты от подразделений компании.

Внутреннее содержание бизнес–процесса следующее:

• список поставщиков;
• список сырья и материалов;
• договоры с поставщиками.

Основной выход бизнес–процесса – это готовая оформленная заявка на поставку сырья и материалов, которая дальше может быть отправлена поставщикам. Схема бизнес–процесса в нотации IDEF0 представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 Схема бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов»

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот является неотъемлемой частью как закупки сырья и материалов, так и любого бизнес–процесса в целом, ведь ни одна крупная или даже мелкая организация не может обойтись без ведения документации (журналы, учёты и заявка на что–либо).

Документооборот – деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством;
• передачу на исполнение.

Алгоритм документооборота входящего документопотока:

• поступление входящих документов в организацию;
• первичная обработка выполняется лицом (лицами), в чьих служебных обязанностях это прописано;
• регистрация входящих документов в специально созданном реестре входящей документации (как правило, это многостраничный журнал). Процесс регистрации – это следующие действия:
  • запись наименования отправителя,
  • запись даты поступления (если документ срочный, то записывается и точное время поступления),
  • присвоение входящему документу номера (по порядку реестра регистрации);
• передача документов на рассмотрение руководству;
• создание внутренних документов на основании входящих (при необходимости);
• передача их на исполнение соответствующим отделам или персонально каким–либо сотрудникам;
• передача их в архив (или в иное место хранения).

График учета включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно–техническими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением форм документов и инструкций по их составлению.

По каждому документу в графике указывают:

• исполнителя (составителя);
• адресат (службу, куда поступает документ);
• сроки представления и обработки.

Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания основных средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

• платежное требование–поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законодательством);
• товарно–транспортные накладные;
• квитанции с железнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

Но в наше время, для обеспечения закупки сырья и материалов применяется электронный документооборот. Это означает, что при проведении закупки в электронной форме весь документооборот, начиная от извещения о проведении закупки и заканчивая итоговым протоколом, осуществляется исключительно в электронной форме.

Для бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов» основными являются такие документы, как:

• договор с поставщиком;
• прайс–лист от поставщика;
• товарно–транспортная накладная;
• счет–фактура (либо платежное требование–поручение).

Схемы документооборота по перечисленным документам приведены ниже.

Таблица 2. Договор с поставщиком

Таблица 3. Прайс–лист от поставщика

Таблица 4. Товарно–транспортная накладная

Таблица 5. Счет–фактура

Оценка потоков информации содержится в таблице 6

Таблица 6. Оценка потоков информации

Основные недостатки, присущие текущей системе управления и обработки информации:

• наличие опозданий в поставках сырья и материалов;
• низкая производительность труда;
• невозможность расчета показателей, необходимых для управления объектом из–за сложности вычислений или большого объема информации;
• низкая оперативность, снижающая качество управления объектом;
• несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

Следовательно, в результате реализации проекта ожидаются следующие изменения:

• исключение опозданий в поставках сырья и материалов;
• повышение производительности труда;
• получение возможности расчета показателей, необходимых для управления;
• повышение оперативности и, следовательно, качества управления;
• усовершенствование процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю посредством их автоматизации.

Можно сделать предположение, что автоматизация рассматриваемого бизнес–процесса является целесообразной и приведет к положительным изменениям в системе управления и обработки информации.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации, унифицированной системы документации, средств и методов построения информационной базы.

Информационное обеспечение включает в себя:

• систему классификации и кодирования;
• систему унифицированной документации, используемой в ИО;
• информационную базу.

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

• Однозначного и экономичного представления информации в системе.
• Организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами.
• Организации взаимодействия пользователей с системой.
• Обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации.

Информационное обеспечение делиться на такте вопросы:

• обоснование состава классификаторов, возможности использования международных, общесистемных, отраслевых или необходимости построения локальных классификаторов;
• обоснование состава и содержания входных и выходных документов, метода их построения;
• обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода переменной и условно–постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы;
• обоснование способа организации информационной базы: как совокупности локальных файлов или как интегрированной базы данных с локальной, централизованной или распределенной организацией; обоснование методов логической организации файлов и баз данных;
• обоснование состава и способов организации файлов с результатной информацией.

Как было определено в предыдущих разделах работы, основными для задачи являются следующие документы:

• договор с поставщиком;
• прайс–лист от поставщика;
• товарно–транспортная накладная;
• счет–фактура (либо платежное требование–поручение).

Данные документы теоретически могут быть представлены в унифицированной форме, либо посредством уникального проектирования. В нижеследующей таблице рассмотрена возможность использования унифицированной формы для того или иного документа.

Таблица 7. Обоснование формы документа

Для сохранения адекватности и целостности данных в готовом продукте используются специальные классификаторы. Классификаторы, применяемые при проектировании, изображены в Таблице 8.

Таблица 8. Используемые классификаторы

Помимо приведенных документов и системы классификации, в информационное обеспечение также входит информационная база. Информационная база (ИБ) – совокупность данных, систематизированных по определенным признакам и используемых для решения различных задач, а также применяемых при этом методов и средств накопления и передачи информации. Существует два способа организации информационной базы (ИБ):

• совокупность локальных файлов, которые поддерживаются функциональными пакетами прикладных программ;
• интегрированные базы данных, основанные на использовании СУБД.