Файл: Использование современных информационных технологий в работе местной администрации на примере администрации Муниципального района Балейский район.pdf

Более подробно рассмотрим отдел информационного обеспечения и делопроизводства, так как именно его специалисты занимаются информационным потоком и внедрением информационных технологий в администрации.

3.5 Описание функций отдела по информационному обеспечению и делопроизводству

Отдел подчиняется управляющему делами, а он, в сdою очередь, главе администрации. Организационная схема отдела представлена на рисунке 4.

Глава Администрации Муниципального района «Балейский район»

Управляющая делами

Специалист по информационному обеспечению и делопроизводству

Рисунок 4 – Организационная структура отдела по информационному обеспечению и делопроизводству

Функции отдела по информационному обеспечению и делопроизводству:

• в соответствии с возложенными на него задачами отдел разрабатывает предложения по единой городской политике в области информатизации и использования информационных ресурсов;
• осуществляет внедрение специализированных программ в подразделениях администрации;
• формирует программы и планы работ по информатизации района, осуществляет разработку концептуальных положений муниципальной информационной системы, выполняет подготовку проектной документации по ее разработке, представляет ее на утверждение главы района;
• представляет администрации отчеты о выполнении программ и планов работ по информатизации, эффективности использования информационных ресурсов и систем;
• контролирует и координирует деятельность структурных подразделений администрации и организаций округа по обеспечению совместимости информационных систем между собой путем установления требований к аппаратным и программным средствам, организационным процедурам, формам документооборота и информационного обмена, правилам предоставления и защиты информации;
• осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе, переданной по специальным средствам связи;
• оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов Администрации, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;
• проверяет качество оформления документов, представляемых к подписи должностного лица;
• наряду с бумажными технологиями сбора и сохранения управленческой информации, организует внедрение безбумажных технологий сбора и сохранения информации (электронных);
• готовит предложения по объемам финансирования в сфере информатизации за счет средств городского бюджета;
• обеспечивает правильную эксплуатацию и бесперебойную работу компьютерной техники администрации.

В данный отдел обращаются специалисты с других отделов для того, чтобы получить входящую почту или отправить необходимые документы в другие предприятия. А так же передать документы, которые необходимо разместить на официальном сайте. Документы передают на съемных, либо на бумажных носителях.

3.6 Программное и аппаратное обеспечение администрации

Информационное обеспечение в современных условиях не возможно без использования современных информационных технологий, программных средств, баз данных и систем управления ими

Под техническими средствами понимается все используемые вместе с программным обеспечением устройства, в том числе, серверы, рабочие станции, ноутбуки, мобильные устройства, периферийное оборудование, сетевое оборудование и пр.

Программные средства.

На рабочем месте специалистов находятся определённые программы, в зависимости от их должностных обязанностей:

• АРМ Муниципал;
• АРМ Бухгалтер;
• «Портал государственных услуг Российской Федерации»
• Стандартные программы (пакет Microsoft office) и другие.

Система «АРМ Муниципал» представляет собой средство автоматизированного ведения нормативно правовых актов (НПА) муниципальных образований непосредственно в самих муниципальных образованиях, с возможностью выгрузки их по каналам связи (обычно – через интернет) или на любом носителе (flash или CD) в региональную базу данных субъекта Федерации, с последующим получением результатов юридической обработки [11].

Кроме предоставления возможности для муниципального образования ведения своих НПА, система исключает ручной ввод НПА в субъекте Федерации и тем самым ускоряет процесс актуализации региональной базы данных [11].

АРМ бухгалтера ‑ это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций учета при выполнении бухгалтером своих профессиональных функций [12].

В общем виде АРМ бухгалтера модно рассматривать как проблемно ориентированную (специализированную) диалоговую человеко-машинную систему, которая поддерживает деятельность учетных работников на всех технологических этапах решения задач [12].

«Портал государственных услуг Российской Федерации» — справочно-информационный интернет-портал (сайт) [9].

Обеспечивает доступ физических и юридических лиц к сведениям о государственных и муниципальных услугах в Российской Федерации — России, государственных функциях по контролю и надзору, об услугах государственных и муниципальных учреждений, об услугах организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, а также предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг. Все услуги, размещенные на портале, соотнесены с конкретным регионом России: место получения услуги определяет как наличие самой услуги, так и условия её предоставления.

Стандартные программы:

• Архиватор - WinRaR,7-Zip или WinZip. Архиватор преобразует файл и в результате он занимает меньше места.
• Программа для чтения PDF - Adobe Reader.
• Программа для работы с офисными документами - Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel).
• Программы для общения в интернете - Skype и ICQ.
• Веб-браузеров - Mozilla Firefox, Opera и Google Chrome.
• Мультимедийный плеер, проигрыватель видео и аудио - VLC Media Player.
• Оптимизация и чистка компьютера - CCleaner. Очистить и ускорить компьютер можно при помощи данной программы.

Технические средства.

В администрации муниципального района «Балейский район» около 40 рабочих места, на каждом из которых расположен персональный компьютер, где производят свою рабочую деятельность сотрудники администрации.

К каждому компьютеру подключен бесперебойник. На компьютерах установлена операционная система Windows XP или Windows 7. В отделах расположены принтеры и сканеры.

Заместитель Главы администрации так же осуществляет свою рабочую деятельность на ноутбуке Aser, операционная система Windows 7.

Для связи с другими организациями проведена сеть интернет, а так же, присутствует Wi-Fi.

Вычислительные машины подключены к услуге Internet, безопасность которых осуществляют антивирусы Касперского и AVAST. В администрации запрещен выход на любые посторонние сайты, кроме тех, что прописанных в Правилах внутреннего распорядка.

В отделе по информационному обеспечению и делопроизводству интернет используют для общения специалиста с администрациями района города Балей и города Чита, а так же для участия в on-line конференциях.

Недостатки.

Наиболее значимым недостатком в деятельности администрации является отсутствие локальной сети. Вся необходимая информация передается на съемных носителях или через корпоративную почту. С одной стороны такая передача безопаснее, так как сотрудник сам лично приносит необходимые документы, но с другой стороны можно потерять съемный носитель, либо он может сломаться или форматироваться. Так же такой вид передачи значительно замедляет рабочий процесс. Что касается передачи через корпоративную почту, то информация попадает в сеть Internet, где она подвергается риску хищения.

Вслед за отсутствием локальной сети идет отсутствие программы 1С: «Документооборот».

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота [6].

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учёт документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации [6].

Еще один недостаток в том, что все электронно-вычислительные машины устарели и при внедрении новых программных средств они будут работать в разы медленнее, что значительно отразиться на работе сотрудников.

Основные проблемы в ходе использования современных информационных технологий в работе администрации.

1. Недостаток ресурсов для приобретения новых электронно-вычислительных машин;
2. Недостаток ресурсов для приобретения лицензий на определенные программные комплексы, в связи с чем используются нелицензионные версии;
3. Недостаточная квалификация персонала (в области владения информационными технологиями), боязнь изучения новых программных комплексов;

Таким образом, мы рассмотрели, какими информационными технологиями пользуются сотрудники администрации в своей работе, какие необходимо внедрить, а так же что нужно сделать для повышения эффективности качества рабочей деятельности администрации. Благодаря хотя бы частичному решению проблем и улучшению недостатков, система использования информационных технологий в работе администрации станет лучше.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам курсовой работы необходимо сделать следующий вывод:

Администрация местного самоуправления — исполнительно-распорядительный орган в системе местного самоуправления [3]. Местная администрация образуется для реализации полномочий местного самоуправления. Она, как правило, является органом общей компетенции в сфере исполнительно-распорядительной деятельности и наделяется правами юридического лица. Ежедневно сотрудниками администрации обрабатывается большое количество информации и для повышения эффективности и качества работы муниципальной службы необходимо применение информационных технологий.

Применение информационных технологий ‑ признак прогресса всегда и везде. Наряду с наличием команды квалифицированных специалистов и системы муниципального управления важным ресурсом в наше время является информация. Информация ‑ это ресурс. По словам Натана Майера Ротшильда: «Кто владеет информацией ‑ тот владеет миром», а владеть ей нам помогают информационные технологии.

Применение информационных технологий затрагивает все области муниципального управления. Совершенно очевидно, что в муниципальном управлении должны быть автоматизированы часто повторяющиеся вычислительные процедуры, хранение, обработка и использование больших массивов информации. Специальные программные продукты позволяют упорядочить контрольно-аналитическую работу по исполнению распорядительных документов, соблюдение сроков ответа по письменным и устным обращениям граждан, организаций, построение и оптимизацию графиков работ, подготовку различных отчетов, справок. Данные продукты могут значительно повысить оперативность работы местных органов власти.

В качестве примера в ходе выполнения курсовой работы была взята администрация муниципального района «Балейский район», была рассмотрена её организационная структура и функционал, а так же не мало важным является то, что в структуре имеется отдел, который занимается развитием и автоматизацией администрации.

Были рассмотрены информационные технологии и программные продукты, которые используются в рабочей деятельности сотрудников администрации.

На основании проведенного анализа можно сделать вывод, что администрация значительно отстает в области использования современных технологий, что замедляет работу сотрудников. Связано это организационными, финансовыми проблемами, а так же подготовкой кадров к меняющимся информационным технологиям.

Для решения этим проблем необходимо провести ряд мероприятий:

• Разработать систему подготовки специалистов в области информационных технологий;
• Установить качественные и лицензионные программы;
• Обеспечить надежную защиту информации;
• Обеспечить бесперебойные сети Интернет в муниципальном образованиию;
• Обновить рабочие места (компьютеры, орг.техника).

Таким образом, использование информационных технологий, систем электронного документооборота и делопроизводства - залог успешного управления и документационного обеспечения деятельности местных органов власти. Это один из важных факторов повышения уровня социально-экономического развития муниципального образования.