Файл: Проектирование организации (Понятие и сущность организационного проектирования).pdf

1. Теоретические аспекты проектирования современных организаций

1.1 Понятие и сущность организационного проектирования

Понятие «организация» может трактоваться по-разному, в зависимости от того, рассматривается ли организация в качестве объекта, свойства объекта или как деятельности. Организация представляет собой одновременно и функцию, и способ управления.

Организацию можно определить как группу людей, деятельность которых специально координируется для достижения сознательно поставленной общей цели или целей.

Организация применяет возможности объединяемых ею лиц для собственного укрепления и развития. Поэтому организация требует от них наличия опыта, знаний, квалификации, исполнительности, дисциплины, ответственности, подчинения правилам и нормам.^[1]

Организация характеризует объект в состоянии или в процессе развития. Понятие организации определяет состояние, внутреннюю упорядоченность, согласованность и взаимодействие частей целого, обусловленного его строением, а также процесс создания новых и совершенствования функционирования систем путем совершенствования взаимосвязей между частями целого.^[2]

В научной литературе в настоящий момент нет единого определения понятия «организационное проектирование». Однако общими моментами для множества имеющихся определений являются, во-первых, указание на связь организационного проектирования со стратегией развития компании и, во-вторых, понимание того, что организационное проектирование – это развернутая во времени процедура.^[3]

Так, например, в исследованиях И.И. Мазура и В.Д. Шапиро организационное проектирование определяется как процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организации (структура, персонал, системы решений и поощрений, неформальная организация и организационная культура и пр.) и ее стратегией.^[4]

Указанная трактовка данного понятия должна быть дополнена следующим определением: организационное проектирование представляет собой «разработку проектных решений по (перспективному) устройству компании и по процессу ее преобразования – переходу от актуального состояния к целевому».

Рассмотрим ещё одно определение: «Организационное проектирование - это комплекс работ по созданию предприятия (организации), формированию структуры менеджмента, обеспечению его деятельности всем необходимым».^[5]

Организационное проектирование представляет собой инструмент управления, позволяющий достичь сбалансированного структурного и процессного единства предприятия.^[6]

Представляется целесообразным консолидировать приведенные характеристики и построить обобщенное определение. Тогда под организационным проектированием будем понимать процедуру по перспективному переустройству организации (бизнес-системы) в соответствии с задачами и стратегией ее развития.

Целью организационного проектирования является обеспечение высокого уровня организованности деятельности организации. Для обеспечения высокого уровня организованности любой деятельности необходимо, чтобы она была спроектирована, нацелена, регламентирована, нормирована, снабжена необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществлялась по рациональной для данных условий технологии.

Задачами организационного проектирования являются:

• постановка целей и задач системы управления организации;
• определение состава и места подразделений управления;
• их ресурсное обеспечение (включая численность и потенциал работающих);
• разработка регламентирующих процедур и документов, закрепляющих и регулирующих формы, методы и процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.^[7]

Организационное проектирование призвано создать для любой организации дополнительный исполнительный механизм, благодаря которому она будет существовать, мобильно приспосабливаясь к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды, и реализовывать свою стратегию.

Таким образом, для успешного проектирования организаций необходимо проследить основные составляющие организации – от миссии, целей и задач до анализа внешней среды организации.

1.2 Этапы организационного проектирования

В общем виде процесс организационного проектирования состоит из диагностического исследования, технического задания, рабочего проекта, бизнес-плана внедрений, механизма измерения эффективности системы управления персоналом и механизма постоянных совершенствований, а также набора прикладных документов, включающих регламенты, методики и инструкции по отдельным направлениям управления.

Диагностический этап предназначен для комплексного изучения сложившихся условий и стратегии развития компании, выработки целей и задач изменений, а также для подготовки технического задания на организационное проектирование будущей системы. Он включает пять стадий: определение целей и задач общего проекта; исследование текущей ситуации и стратегии компании; анализ и систематизация полученных данных; подготовка основных выводов и концепции улучшений; формирование задания на организационное проектирование.

При диагностике очень важно с самого начала вовлечь в проект высшее руководство организации, обсудив и утвердив цели и задачи проекта. Поскольку проектирование системы управления в крупной компании затрагивает интересы всех подразделений, а также вовлекает в работу кроссфункциональных специалистов, принципиально получить поддержку руководства в начале целеполагания. Разработка целей развития системы управления должна основываться на стратегии компании и ориентироваться на институциональные изменения в организации, а не на «увеличение прибыли в четвёртом квартале». Любые изменения в больших компаниях требуют серьёзных усилий и длительных сроков, поэтому необходимо сразу ставить задачи на долгосрочную перспективу.^[8]

Второй этап – этап проектирования системы. Его целью является разработка рабочего проекта системы управления, анализ эффективности предложений и определение механизма внедрения. Прикладной целью проекта является подготовка комплекта необходимой документации (форм, регламентов, инструкций).

Этап проектирования включает пять стадий:

1. формализация и регламентация процедуры разработки проекта;
2. создание рабочего проекта;
3. анализ эффективности проекта;
4. подготовка сопроводительной документации;
5. экспертиза и утверждение рабочего проекта.^[9]

Ключевой стадией проектирования является разработка рабочего проекта системы управления. Рабочий проект разрабатывается на основе технического задания, подготовленного на предыдущем этапе. Он включает основные параметры будущей системы управления, а также полный набор рабочей документации. Большинство крупных компаний имеют холдинговую структуру, состоящую из относительно самостоятельных бизнес - единиц. У них различны и географическое положение, и юридические реквизиты. Рабочий проект должен учитывать особенности бизнес - единиц холдинга (например, культурные). С другой стороны, основные параметры проектируемой системы управления должны быть универсально применимы для всех подразделений компаний, приспосабливая их к местным ограничениям. Поэтому необходимо предусмотреть в рабочем проекте возможность тиражирования системы во всех подразделениях и предприятиях компании.

Анализ эффективности предназначен для измерения пользы от внедрения системы управления, дабы своевременно изменять процесс и постоянно улучшать результаты. Данный этап включает четыре стадии: выбор системы измерений; формирование показателей и целевых значений; построение регулярного контроля показателей; создание механизма постоянных улучшений работы системы.

Выбор системы зависит от многих показателей – используемой в компании методологии, степени развития организации, наличия умелых специалистов по контроллингу и специализированных подразделений, истории компании. Основываясь на проведенных исследованиях, полагаю, что лучшей для крупных компаний системой оценки является система сбалансированных показателей, так в данном случае появляется возможность проверять систему управления на соответствие стратегии организации, сравнивать себя с конкурентами и измерять эффективность отдельных подсистем управления в рамках общей идеологии.

1.3 Особенности проектирования организационной структуры предприятия

Организационное проектирование направлено на поиск и строительство организационных структур адекватно отвечающих потребностям рынка.^[10]

Организационное проектирование можно представить как процесс упорядочивания организационно-структурных свойств системы для повышения уровня эффективности, адаптивности и результативности. Данное проектирование в компании подразумевает за собой разработку новых организационных систем или варианты изменения уже существующих. Если компания стремится удерживать лидирующее место на рынке, она должна быть готова к постепенному, непрерывному процессу улучшения.

Под организационной структурой подразумевается совокупность отделов субъекта хозяйственной деятельности и их взаимоотношений по уровням, в которой распределяются и осуществляются управленческие задачи и решения, устанавливаются ответственность и полномочия руководства и должностных лиц.^[11]

В организационную структуру входят две составные части — структура и организация. Структура подразумевает под собой форму упорядоченности элементов системы, цепь взаимосвязанных звенья, создающих систему в действительности и не обусловленную от ее элементов и целей, в то время как организация элементов системы внутри и вне ее естественно зависит от выполнения целей и свойств самих элементов.^[12]

Создание эффективной организационной структуры требует учёта всей совокупности факторов, определяющих её вид. Речь идёт, в первую очередь, о географическом положении, степени многогранности деятельности, технологиях производства, наличии мисси и стратегии, изменчивости внешней среды и множестве других факторов.

Формирование организационной структуры управления является целенаправленной деятельностью обеспечивающей целостность и единство структурных подразделений, каждое из которых предназначено для реализации заданных функций по управлению организацией и находится во взаимодействии и взаимозависимости с другими подразделениями внутренней среды.

Организационные структуры предприятий выполняют 3 основные функции:

1. Их назначение состоит в создании того, что производит предприятие, иными словами, в эффективном достижении имеющихся целей.
2. Они также предназначены для того, чтобы минимизировать или хотя бы регулировать влияние индивидуального поведения на предприятии. Структуры призваны обеспечивать согласование людей, входящих в организацию, с её требованиями, а не наоборот.
3. Структуры являются образованиями, с помощью которых осуществляются властные функции.^[13]

Выделяют три основных параметра организационной структуры:

• сложность (определяется дифференциацией и интеграцией деятельности предприятия);
• формализацию (степень стандартизации работ внутри предприятия);
• централизацию (степень контроля информации одним лицом, которое держит в своих руках нити всего процесса принятия решений).^[14]

Совершенствование организационной структуры представляет собой довольно сложный процесс внутриорганизационных изменений, так как для выявления дефектных элементов структур, которые часто носят скрытый характер, менеджерам и руководителям требуется провести качественный и количественный анализ.

Решения о корректировке структур, как правило, принимает высшее руководство организации после соответствующих консультаций. Значительные по масштабам организационные преобразования не следует осуществлять до тех пор, пока не будет твердой уверенности в том, что на это существуют значительные основания, определяющие их необходимость.

Методологические подходы к проектированию организационных структур управления можно условно объединить в четыре группы: метод аналогий, экспертный метод, метод структуризации целей и метод организационного моделирования.