Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг» (Реинжиниринг бизнес-процессов).pdf

Блоками могут выступать отдельные действия или подпроцессы. Главное, чтобы у каждого из них был определен исполнитель, а весь бизнес-процесс заканчивался конкретным результатом (в примере — настроенной и работающей рекламной кампанией). Если вы обнаружите, что процесс содержит слишком много петлей обратной связи, или два исполнителя часто сменяют друг друга, скорее всего, от нескольких шагов лучше избавиться.

Приступая к описанию процессов, не нужно задаваться целью структурировать всю деятельность агентства. Расставьте приоритеты и действуйте последовательно. Начать имеет смысл с задач, которые:

- относятся к основной деятельности и напрямую влияют на доход

- основаны на взаимодействии с клиентом

- включают больше рутинных операций, чем творческих

Так, если вы изначально контекстное агентство, приоритет будет у таких бизнес-процессов, как «Разработка стратегии для поисковиков», «Настройка контекстной рекламы». Хорошо, если со временем стандартизацию пройдут и другие процессы, но даже этот небольшой шаг поможет выйти на новый уровень развития агентства.

На рынке рекламных услуг сегодня наблюдается жесткая конкуренция. Заказчики меняют одно агентство за другим, объявляют тендеры на крупные проекты. Завоевать постоянных клиентов становится все сложнее. Нужно быть «быстрее, выше, сильнее». Стабильно высокое качество услуг и продуктов, предоставляемых точно в срок и в соответствии с пожеланиями заказчика, на сегодня является ключевым фактором конкурентоспособного бизнеса в сфере рекламы.

Добиться сокращения расходов и существенно повысить качество продуктов и услуг, одновременно управляя взаимоотношениями с клиентами, позволяет автоматизация бизнес-процессов рекламного агентства. Внедрение автоматизированной системы управления рекламой позволит профессионально и эффективно осуществлять всю деятельность агентства: от приема заказа и формирования медиапланов до автоматического составления финансовой отчетности и ведения в одной информационной базе учета взаимодействия с каждым клиентом [9].

2.2 Выбор системы автоматизации рекламного агентства

Основная деятельность рекламного агентства заключается в планировании, организации и предоставлении рекламных услуг и изготовлении рекламной продукции. За исключением строго специализированных рекламных компаний, агентства призваны одновременно и часто в сжатые сроки решать множество задач, взаимодействовать со множеством клиентов, поставщиков, контрагентов. Это значит, что сотрудники фирмы работают одновременно с несколькими базами данных, зачастую разрозненными и ведущимися в виде excel-файлов. В таких условиях крайне сложно выполнять свои обязательства вовремя, контролировать процесс оказания услуг, своевременно оплачивать счета и планировать деятельность агентства на основе тщательного анализа. Комплексная автоматизированная система рекламы просто незаменима для агентства, которое планирует быть успешным и эффективным.

Рисунок 1 – Бизнес-процесс рекламного агентства

При выборе конкретной системы автоматизации рекламной компании необходимо учитывать масштаб деятельности, отраслевую специфику и комплексность подбираемого решения. Для небольшого агентства, работающего в 2-3 отраслях, вполне может подойти CRM-система, для развивающегося бизнеса оптимальным может стать облачное решение, крупным агентствам часто необходимы сложные индивидуально спроектированные системы. При этом программа должна быть простой и понятной в использовании, а разработчик должен иметь опыт в проектировании и внедрении комплексного решения.

Создадим модель деятельности рекламного агентства, предоставляющие услуги по рекламе, проведем анализ взаимодействия отделов основных процессов рекламного агентства в методологии IDEF0.

Рисунок 2 Модель деятельности рекламного агентства, предоставляющие услуги по рекламе

Как показано на рисунке 1, входящими информационными потоками деятельности рекламного агентства являются:

- заказы клиентов на оказание услуг или приобретение продукции рекламного агентства;

- средства заказчиков;

- материалы для изготовления баннеров и др. рекламы.

Результатной данной деятельности является:

- реализованные проекты

- выполненные заказы

- деловое кредо рекламного агентства

- отчеты для внешних пользователей.

Для реализации данного проекта не менее важными являются:

- учетная политика организации;

- работа менеджера;

- работа администратора.

Сотрудники всех отделов при осуществлении каких-либо операций руководствуются должностными инструкциями.

Суть процесса на первом этапе заключается в том, что в рекламном агентстве менеджер по продажам, в обязанности которого входит работа с клиентами, анализирует информацию, полученную от клиента о его потребностях, и предлагает ему наиболее выгодное решение. Проще говоря, у клиента есть потребность в получении требуемого эффекта от рекламы. Задача менеджера по продажам, понять эту потребность, оценить специфику деятельности клиента, оценить наиболее подходящие клиенту маркетинговые исследования рынка, оценить необходимость разработки бренда, создания рекламных слоганов, сделать клиенту предложение и при условии согласия клиента - внести все предложенные решения в договор, затем передать составленный договор на оказание услуг для согласования в отдел менеджмента.

Далее происходит стандартная для большинства компаний схема согласования. Договор согласуется с непосредственным руководителем, который проверяет правомерность установленных условий, цен и т.п. Вследствие чего он ставит под ним свою подпись, которая фактически говорит о том, что он подтвердил свою ответственность, выраженную в выгодности данного контракта для компании. В случае положительного рассмотрения договора руководитель отдела продаж передает завизированный договор в юридический отдел, в случае выявления каких-либо ошибок или неточностей договор возвращается менеджеру по продажам на доработку. Менеджер по продажам получивший устные замечания исправляет их и цикл повторяется.

Далее договор попадает к юристу. Юрист проверяет, а вообще правомочен ли договор? Не противоречит ли он законодательству, не нарушены ли интересы компании. Если дело дойдет до суда - мы сможем его выиграть? И опять же юрист ставит подпись на том, что он договор проверил - а значит, подтвердил свою ответственность за правомочность данного договора.

Далее финансовый менеджер, который проверяет, а, вообще говоря, мы договор заключили верно, с точки зрения финансовой схемы компании? Цена, скидки, условия платежа - согласно утвержденных норм - или мы делаем клиенту какую-то поблажку? Если делаем - то объясните почему. И в итоге опять подпись, которая опять же подтверждает ответственность. Так же финансовый менеджер принимает оплату от клиента, которую в последствии распределяет в отдел полиграфии для закупки материалов.

Понятно, что после каждого согласования договор может и не быть согласован. В этом случае он отправляется менеджеру на доработку. Менеджер его дорабатывает и цикл повторяется.

В функции полиграфического отдела входит разработка дизайн-проектов рекламных материалов, а также фото-, видео- и аудио материалов. В состав данного отдела входят специалисты, работающие с программным обеспечением обработки изображений, звука, видео. Полиграфисты производят печать рекламных буклетов, материалов для рассылки. Полиграфический отдел получает денежные средства от финансового менеджера на закупку материалов, по договору завизированному всеми уполномоченными отделами оказывает услуги по рекламе в установленный срок. На выходе этого отдела получаем: выполненный заказ.

2.3. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

В настоящее время на рынке программного обеспечения есть большое количество продуктов, предназначенных для моделирования деятельности предприятия, в основу каждого из них заложена определенная методология.

В целом выделяют два подхода к моделированию.

Структурно-алгоритмический – основными строительными блоками модели при использовании данного подхода являются функции (процедуры). Модель представляет собой выстроенную последовательность функций, при этом имеется возможность их декомпозиции на составные части; на вход каждой функции поступают некоторые данные, на выходе имеются определенные результаты ее выполнения, показывается ресурсное окружение функции – люди, информационные системы, регламенты [3].

К этому блоку относится методология IDEF; инструментом, реализующим данную методологию, является BPWin.

Объектно-ориентированный подход предполагает использование объектов – сущностей, обладающих идентичностью, состоянием и поведением. Модель в данном случае представляет собой всестороннее описание объекта исследования – кроме описания собственно бизнес-процесса, в ней содержится описание: организационной структуры предприятия, структуры информационных систем, операционных и регламентирующих документов. При моделировании в соответствии с объектно-ориентированным подходом создается единая база данных объектов модели, благодаря этому появляется возможность отслеживания взаимосвязей между объектами и безубыточности построенной модели.

Методологии, поддерживающие объектно-ориентированный принцип: методология Aris (группа продуктов IDS Sheer «Aris») и методология UML (продукт Rational Rose). Методология UML в основном ориентирована на разработку программного обеспечения, Aris используется для описания бизнес-процессов предприятия [7].

Aris в том числе предоставляет возможность оценки процессов по заданным параметрам, например с точки зрения времени и стоимости их выполнения.

При моделировании деятельности организации в случае обоснования необходимости возможна интеграция нескольких систем, в этом случае в их состав должны входить соответствующие механизмы экспорта/импорта.

В России для моделирования и анализа бизнес-процессов достаточно широко используются следующие средства моделирования: Rational Rose, Oracle Designer, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin), ARIS, Power Designer [2]. За рубежом, помимо упомянутых, активно используются такие средства, как System Architect, Ithink Analyst, ReThink и др.Для качественного обоснования производственной необходимости выбираемой конфигурации средств моделирования необходимо:

1) четко сформулировать все «производственные» постановки задач по моделированию;

2) определить под каждую постановку задачи необходимый функционал по моделированию, который должен поддерживаться инструментальной средой моделирования;

3) сопоставить функционал по моделированию возможных к использованию инструментальных средств (модулей инструментальных средств) [2].

Согласно поставленным задачам в рамках данной работы проводится анализ информационных потоков на примере рекламного агентства без проведения проектирования хранилищ данных, также определяются «узкие места» существующей технологии, определяются пути совершенствования бизнес-процессов.

Методология DFD предполагает анализ и проектирование хранилищ данных, IDEF3 служит для анализа участков работы основного бизнес-процесса, поведения системы в различных ситуациях. Методология UML применяется при непосредственном проектировании информационных систем. Для реализации поставленных в данной работе задач подходят методологии ARIS и IDEF0 [4].

В качестве инструмента моделирования выберем нотацию IDEF0 и программное средство моделирования - CA ERWin Process Modeller.

Описание IDEF0 модели построено в виде иерархической пирамиды, в вершине которой представляется самое общее описание системы, а основание представляет собой множество более детальных описаний.

Нотация IDEF0 построена на следующих принципах [5]:

1) Возможность графического описания моделируемых процессов. Процессы и информационные потоки изображаются в форме блоков и дуг. Операции или функции отображаются в виде Блоков, а взаимодействие между входами/выходами операций, входящими в Блок или выходящими из него – в форме дуг.

2) Лаконичность. Графический язык позволяет большой объем информации о бизнес-процессах изобразить на одной диаграмме.

3) Нотация IDEF0 имеет единые подходы к стандартам, что позволяет избегать двойных толкований графического изображения. Основными стандартами являются [5]:

– наличие от 3 до 6 функциональных блоков;

– информация не должна выходить за рамки контекста;

– диаграммы должны обладать связанностью интерфейса, когда номера блоков, дуги и ICOM коды имеют единую структуру;

–имена функций блоков и наименования дуг должны быть уникальными;

– четкость определения ролей данных и разделения входов и управляющих воздействий;

– лаконичность замечаний для Дуг и имен функций;

– каждому функциональному блоку необходимо сопоставление как минимум одной управляющей дуги;