Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.pdf

Введение

В условиях нестабильной динамичной внешней среды бизнеса, роста конкуренции на рынке особенно актуальным становится внедрение системы финансового контроля, планирования и анализа денежных и материальных потоков в любой области деятельности субъектов малого предпринимательства.

Отдельные (специфические) характеристики малого предприятия в сфере ЖКХ, влияющие на построение аналитики учета и планирования его доходов и расходов, движения денежных средств:

1. Перечень выполняемых работ и оказываемых услуг;

2. Выбранная система налогообложения;

3. Стоимость оборудования, деталей, комплектующих, материалов, включаемых в стоимость работ;

4. Высокие требования к квалификации кадров и значительные расходы на оплату труда;

5. Наличие собственных складских помещений;

6. Значительные расходы на продвижения и рекламу реализуемых работ и услуг;

7. Привлечение внешних финансовых ресурсов помимо собственных средств; 
8. Постоянная потребность в транспортировке собственными силами или подрядными транспортными средствами;

9. и другие факторы.

Объектом и предметом исследования является процесс учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Цель работы - разработка информационной системы процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса реализации лекарственных препаратов в аптечной сети, а также разрабатывается информационная система по данному процессу в системе «1С:Предприятие 8.3».

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

---

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства, для информационной системы ЖКХ, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Управляющая компания (УК) – коммерческая организация, которую выбрали собственники жилья или жилищное товарищество для доверительного управления, в частности, содержания имущества многоквартирного дома. Чаще всего между собственниками и УК заключается договор управления. Этот документ регламентирует взаимоотношения между сторонами, поэтому в нем должно быть упомянуто, какие именно работы обязаны делать службы ЖКХ в многоквартирном доме и квартирах, какая ежемесячная оплата предусмотрена, какая ответственность лежит на УК перед жильцами.

Обязанности управляющей компании:

обеспечение постоянной работы противопожарной системы,

проверка безопасности газоснабжения (она осуществляется в домах с газовыми плитами),

содержание, обеспечение непрерывной работы канализационных и водоснабжающих систем,

контроль над отопительной системой, своевременное устранение неполадок, аварийных ситуаций,

ремонтирование кровли дома (небольшой ремонт выполняют только при хороших погодных условиях, если необходима смена всей кровли, то до 50 % средств выделяется из средств, начисляемых для текущего ремонта).

Под текущим ремонтом понимается комплекс работ, услуг, включенных в план работ и проводимых, оказываемых в рамках содержания общего имущества, связанных с восстановлением потерявших в процессе эксплуатации функциональную способность частей МКД до их нормативного состояния, когда объем таких работ, услуг не превышает 30 % ремонтируемого имущества1. В Перечне работ, относящихся к текущему ремонту (утв. постановлением Госстроя России от 27.09.2003 № 170), к работам в рамках текущего ремонта подъездов относится восстановление отделки стен, потолков, полов отдельными участками.

Ремонт оборудования, расположенного в квартире, являющегося общедомовым, управляющая компания обязана осуществить бесплатно. Обязаны ремонтировать жилищно-коммунальные службы:

---

Система газоснабжения – газопровод и отводы от него. Ремонт осуществляется до расположенного на ответвлениях отключающего устройства или запорного крана, ведущего непосредственно к плите.

Стояки горячего и холодного водоснабжения и ответвления. До точки первого соединения с отводящим трубопроводом.

Стояки отопления, включая ответвления от них до точки, где происходит соединение с отводящими трубами.

Водоотводящие стояки и их ответвления (тройники, заглушки, патрубки) до точки первого соединения с отводящими трубами.

Находящиеся в вышеперечисленных сетях счетчики (приборы учета), расположенные до точки первого соединения с запорными кранами, отводами и отключающими приспособлениями.

Оборудование, принадлежащее гражданину на правах частной собственности, ремонтируется за его счет. В этот перечень входят:

Плиты газовые и электрические.

Батареи центрального отопления.

Индивидуальные приборы учета. К ним относятся счетчики газа, воды, электричества.

Электрические кабели, потолочные лампы, выключатели и розетки, находящиеся внутри квартир.

Сантехника – краны, ванны, смесители, сопутствующая фурнитура, унитазы, нагреватели воды, раковины.

Домофоны.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства:

Основные бизнес-процессы:

- принять заявку на ремонт;

- назначить работника;

- выполнить заявку

-составить отчеты

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки рецептов и порядка документооборота.

- анализ работы сотрудников

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- принять заявку на ремонт;

- назначить работника;

-составить отчеты

Построим модель Как есть (рис. 1, 2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» AS-IS

Входными данными являются:

Заявка

Выходными данными являются:

Акт о выполнении

Отчеты

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» AS-IS

---

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с заявками тратится много времени, возникает путаница с документами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 1.3, 1.4).

На для процессов:

- принять заявку на ремонт;

- назначить работника;

-составить отчеты

добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заявка, Акт выполнения и Квитанция. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

	Диспетчер	Мастер	Архив
Заявка	Заявка	Наряд
Проверка приборов учета	Наряд	Наряд одная накладная

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения об отпуске лекарств по льготным и обычным рецептам, провести анализ основных причин низкого спроса и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для выполнении одного действия, минут	Общее время, минут
Заявка	10	15	150
Проверка приборов учета	5	30	150
ИТОГО, минут:			300

---

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для выполнения одного действия, минут	Общее время, минут
Заявка	10	1	10
Проверка приборов учета	5	2	10
ИТОГО, минут:			12.5

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы бухгалтерии.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

В состав информационного обеспечения должны входить:

• потоки входной информации, к которым относятся сведения о работниках, видах работ, работах.
• потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения выполнении работ и оплате

В состав классификаторов входят следующие:

---