Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией ( Теоретические основы коммуникационного процесса в организации).pdf

(Не)уместный юмор. В любом коллективе есть те, кто считает, что их шутки – самые смешные на свете. Эти люди порой не задумываются об их тактичности и переходят все границы, вернее границ для них просто не существует. Первое, что советует Марк Гоулстон тем, кто вынужден общаться с такими людьми, – никогда не ждать, что они перестанут так поступать: работайте с тем, что есть. Второе – сдерживайтесь, пока они провоцируют вас, дайте им высказаться, потому что скорее всего, за своим сарказмом они прячут неуверенность в себе. И традиционное – дайте им небольшую паузу, глядя прямо в глаза. Так вы сможете показать, что их глупая ирония ничуть не расстроила вас. Вы можете даже добавить что-нибудь в духе “Вы должны шутить больше! У вас это отлично получается!” или спросить “Вы действительно думаете, что это могло меня задеть?” Психиатр утверждает, что это сможет обезоружить вашего саркастически настроенного собеседника. “Ну и можете отпустить в ответ какую-нибудь столь же глупую шутку”, – заключает Гоулстон.

Начните с себя. Однако, прежде чем разбираться с чужим безумием и психологическими проблемами, стоит разобраться со своими. Почему все эти шутки, комментарии и чужие проблемы вас так задевают? “В идеальном случае”, – пишет Гоулстон в “Как разговаривать с м***ками”, – “мы все получали бы безукоризненное воспитание и вырастали бы полностью нормальными. Но в реальности никто не выходит из детства невредимым, какими бы хорошими ни были воспитатели”. То, что все проблемы из детства - общеизвестный факт, однако мало кто действительно готов копаться в своем прошлом. Если ваши внутренние голоса говорят вам: “Что бы я не делала, я никогда не буду достаточно хороша”, “Мне надо, чтобы обо мне всегда кто-нибудь заботился”, “Я никому не могу доверять”, “Люди обязательно попытаются обидеть меня” или “Лучше и не пытаться” – значит вам действительно стоит начать разбираться в коммуникативных проблемах с себя. Все это затуманивает ваше понимание других людей, каждый из которых тоже варится в соку своих собственных комплексов. Гоулстон предлагает выполнить небольшое упражнение, которое он называет “Назад в будущее”. Для этого вам необходимо в деталях вспомнить самые яркие жизненные переживания: первый день в школе, первое путешествие, первый сексуальный опыт, проблемы с законом и так далее – для каждого это будет свой уникальный набор воспоминаний. Опишите эти воспоминания и отложите записи на пару дней. После взгляните на эти записи вновь и разделите их на позитивные и негативные и попытайтесь ответить на вопрос, как они отражаются на вашей сегодняшней жизни. Важны ли они сегодня? Может быть отдельные негативные впечатления никак не связаны с вашей нынешней жизнью? Ответив на эти вопросы, вы сами сможете понять, какой груз ненужных комплексов и проблем вы тянете за собой.

Все эти ситуации могут возникнуть у каждого. Несмотря на то, что не все в нашей жизни зависит исключительно от нас, нам всегда есть смысл задуматься - а что конкретно мы сделали для решение конфликтов, сложных ситуаций и споров. Готовы ли мы были выслушать собеседника? Готовы ли были к коммуникации? Готовы ли были спокойно аргументировать свои ответы? Были ли откровенны и искренни в своих высказываниях? От вашего собеседника зависит лишь половина дела, а вот половина – как раз от вас.

Глава 3. Современные решения

Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации

Последние достижения в области информационной технологии способствуют совершенствованию обмена информацией в организации.

Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают, получают.

Глобальная сеть Internet дает большие возможности в получении и обмене информацией. С ее помощью можно общаться на больших расстояниях, находясь в разных городах и даже странах. Это удобно, например, в проведении совещаний, или в решении каких – либо важных вопросов.

Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта - эффективное средство связи между людьми.

Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения.

В ходе видеоконференции люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

В каждой организации коммуникация — важная составляющая бизнеса, и передача информации иногда становится проблемой. Сотрудники оказываются перед выбором: общаться с глазу на глаз, по электронной почте, по факсу, по телефону или по налаженным внутренним каналам общения. Также обязательно встает вопрос конфиденциальности информации: возможно ли позволить групповой доступ к сообщению, или стоит общаться приватно? Еще один аспект — это важность доносимой информации. Всегда существует опасность того, что письмо будет выброшено в мусорную корзину, электронное сообщение удалено, а факс забыт среди бумаг.

Плохо организованные коммуникации часто становятся большой проблемой для бизнеса в целом. Задача отдела кадров — наладить передачу информации сотрудникам всеми возможными способами так, чтобы сделать ее максимально оперативной и соблюсти конфиденциальность.

Личное общение или переговоры по телефону очень эффективны, особенно если информация открытая. Однако продуктивность зависит от того, насколько хорошо может собеседник держать информацию в голове, не пользуясь дополнительными источниками. Если человек не может запомнить большое количество деталей, или же ему нужно обдумать ответы на некоторые вопросы, стоит воспользоваться письменными способами передачи сообщения.

На первый взгляд идеальными способами коммуникации являются почта или факс. Это позволяет сотруднику получить информацию без задержек, и при необходимости обращаться к деталям снова. Но у этих способов есть свои минусы. Письмо или факсовое сообщение могут попасть в руки к сотрудникам, не имеющим отношения к вопросу, кроме того, информация может быть утеряна. Точно так же и сам сотрудник может ошибочно принять важное письмо за банальную рассылку и выбросить, или же попросту забыть в суете, положив в пачку входящей корреспонденции. Та же ситуация и с факсами, которые в последнее время используются все меньше. Принятые листы часто теряются.

Таким образом, остается только электронная почта и внутренняя корпоративная сеть компании (интранет). В последние годы повышение популярности интранета очевидно, количество пользователей постоянно растет. Этот способ связи действительно очень удобен: общаться с коллегами в общем чате можно быстро, без потери информации и с некоторой степенью конфиденциальности. Однако при налаживании подобного вида коммуникации стоит учесть, что для его корректного функционирования необходим человек, который сможет установить, настроить и отрегулировать систему. Также он должен уметь управлять потоками файлов и вовремя предоставлять работникам необходимые данные.

Какое же решение стоит принять, если речь идет о закрытой информации, предназначенной для одного конкретного человека? В таких случаях многие организации боятся пользоваться электронной почтой, опасаясь утери информации в киберпространстве или же ошибки в адресации сообщения. Однако сейчас это практически невозможно, так как на сервере или в настройках почтового клиента могут быть установлены различные уровни защиты информации, ее важности и конфиденциальности. Можно также быть абсолютно уверенным в получении адресатом электронного письма, если об этом просит специальное уведомление.

Автоматизация процессов коммуникации в бизнесе ускоряет передачу информации и облегчает работу с ней. Это делает работу отдела кадров по взаимодействию с сотрудниками более продуктивной. Налаженные коммуникации в компании создают психологический комфорт: сотрудник больше успевает, владеет информацией, может вовремя получать ответы на свои вопросы. Все это в целом заметно повышает его трудоспособность.

Так же стоит отметить, что электронная почта остается наилучшим способом коммуникации. При умелом ее использовании, установке необходимого уровня защиты, пароля, ограничении доступа, пользование электронной почтой дает высокий уровень конфиденциальности информации. Что немаловажно, электронная почта дает возможность пересылать не только файлы и изображения, но и целые программы.

Для достижения лучшего результата, следует пользоваться разнообразными видами коммуникации, выбирая каждый раз наиболее подходящий согласно ситуации и поставленным задачам.

Коммуникация посредством мессенджеров в организации

Высокая конкуренция на современном рынке товаров и услуг требует от компаний применять новые подходы в борьбе за внимание клиентов. Повышение качества сервисов, оптимизация расходов на коммуникацию, уникальные маркетинговые решения и персонализированные предложения - все это позволяет брендам опережать конкурентов по имиджевым и бизнес-показателям. Ввиду ограниченности рекламного бюджета компании вынуждены продумывать наиболее рациональные пути вложения средств в продвижение бренда. Кроме того, для разных целевых групп необходимо формулировать отдельные ключевые сообщения, а следовательно, использовать различные каналы, инструменты, медиаформаты, оставаясь при этом в рамках бренд-стратегии.

Мессенджеры стали популярным средством межличностной коммуникации - это обусловлено ростом числа пользователей смартфонов, мобильного Интернета и мобильных приложений в целом. По данным исследования от аналитической компании App Annie, суммарное время, которое пользователи проводят в мессенджерах за 2016 год составило почти 900 миллиардов часов (притом в большинстве исследуемых стран данный показатель вырос на 20% в сравнении с 2015 годом)

Корпоративный мессенджер — это инструмент с функциями обмена мгновенными сообщениями, передачи файлов, группового чата и других связанных функций для работы в офисе. Работники из разных отделов, помещений и городов, присоединяясь к одной и той же группе, мгновенно получают информацию и имеют возможность быстро ее обсудить. Запись обсуждения может быть экспортирована или распечатана, как резервная копия конференции.

Возможности корпоративного мессенджера. Мгновенный обмен сообщениями — один из самых первых сетевых инструментов, созданных для совместной работы. Он и сегодня служит основой для многих офисных сервисов. Практически каждый инструмент совместной работы, доступный на рынке, предлагает функцию обмена мгновенными сообщениями в дополнение к функциям, которые наиболее известны пользователям: передачи голоса, видео или экрана. Однако у большинства инструментов обмена мгновенными сообщениями служба размещается через общедоступный интернет, что может привести к потенциальной потере или краже конфиденциальных данных или информации. Из-за этого риска компании стали искать системы, которые можно размещать в собственной частной сети и обладающие коммуникациями, необходимыми для ведения бизнеса. В отличие от традиционных методов коммуникации, таких как электронная почта или телефонный звонок, чат — преимущество корпоративного мессенджера: В тех случаях, когда компания готовится к выпуску нового проекта, элементы которого требуют тесной коммуникации между отделами и управлениями, он может отлично справиться с задачами, мгновенно обработать всю необходимую информацию. Устраняет временную задержку, не нужно ждать, когда освободится занятая телефонная линия, нет ограничений по размеру и типу. Предлагает больше возможностей, чтобы сделать общение более умным и удобным, например, можно использовать функцию моментального снимка, с добавлением текста и выносок, чтобы все было ясно. В отличие от свободного публичного почтовика или чата, корпоративный мессенджер не позволит работникам разговаривать с друзьями, семьями в рабочее время. Все учетные записи пользователей или список контактов корпоративного почтовика будет контролироваться ИТ-отделом. Все, что произошло через мессенджер, будет записано на сервере компании. Таким образом, обеспечивается надежная и конфиденциальная сеть обмена мгновенными сообщениями внутри офиса.

Офисная связь в современных бизнес-средах становится более важной для повышения эффективности производства. Бесплатные мессенджеры, такие как Telegram, WhatsApp, Zoom популярны и помогают людям в общении. Можно разговаривать с друзьями, обмениваться фотографиями, делать видеоролики для семей, более того, они абсолютно бесплатны. Но есть некоторые недостатки бесплатных мессенджеров, которые могут вынудить пользователей отказаться от их применения в офисной среде.

Четыре причины, по которым корпоративный мессенджер для локальной сети может работать лучше для ежедневного офисного общения: