Файл: Моделирование предметной области "Управление документооборотом" с помощью UML.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что на современном этапе информатизации невозможно достичь высоких экономических показателей без использования современных средств информационно-коммуникационных технологий. Выбор соответствующей технологии обуславливается информационными потребностями предприятия и соответствующими подходами к их практической реализации.

Интерес к информационным технологиям вызван колоссальными технологическими возможностями по обработке управленческой информации, которые напрямую влияют на экономическую эффективность работы, повышение конкурентоспособности и рентабельности рынка, за счет использования специальных методов, которые позволяют рационализировать управление ресурсами на предприятии. Автоматизация учета и планирования бизнес-процессов товарной биржи является необходимым условием ее эффективной работы.

Информационные технологии становятся важнейшим инструментом научно-технического и социально-экономического развития общества, играя существенную роль в ускорении процессов получения, распространения и последующего использования новых знаний. Влияя на качество интеллектуальных ресурсов социума, информационные технологии повышают уровень и качество самой жизни человека.

Объект исследования – деятельность предприятия.

Предмет исследования – управление документооборота.

Целью данной работы является моделирование предметной области «Управление документооборота».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– описать предметную область;

– описать предлагаемые мероприятия по улучшению технологии решения задачи;

– выбрать средства для моделирования предметной области решаемой задачи;

– выполнить моделирование предметной области решаемой задачи с использованием объектно-ориентированного подхода к проектированию.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) это вид государственной, муниципальной, научной, коммерческой и некоммерческой деятельности, связанной с вопросами документирования и организации работы с документами. Это система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

---

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

­– создание документов (документирование);

– организация движения и учёта оперативных документов (документооборот);

– хранение документов (архивное дело)^[1].

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Документооборот – деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

– документы, поступающие из других организаций (входящие);

– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

– документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)^[2].

Документы, поступающие в организацию, проходят:

– первичную обработку;

– предварительное рассмотрение;

– регистрацию;

– рассмотрение руководством;

– передачу на исполнение^[3].

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота:

– составление документа в момент совершения хозяйственной операции;

– передача документа в бухгалтерию;

– проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;

– обработка документов в бухгалтерии, которая включает:

– таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции);

– группировку;

– контировку (указание в первичном документе корреспонденции

счетов);

– сдача документов на хранение в архив.

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внутренними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной вычислительной сети (внутренней), так и через интернет (внешний)^[4].

---

Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Все объекты представляют собой так называемую систему. Их поведение, специализированные характеристики рассматриваются в системном объекте.

Система - это образующая единое целое совокупность различного рода материальных и нематериальных объектов, которые объединены некоторыми общими признаками, назначениями, специализированными свойствами, условиями существования, жизнедеятельности, непосредственного функционирования^[5].

Функционирование системы представляет собой процесс переработки входной информации в выходную, носящий последовательный характер во времени.

Подсистема представляет собой определенную часть любой отдельной системы^[6].

Свойства системы (в т.ч. информационной системы) включает следующие характеристики:

– сложность - система зависит от множества входящих в нее компонентов, их структурного взаимодействия, а так же сложности внутренних и внешних связей;

– делимость - система состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенным признакам и отвечающих конкретным целям и задачам;

– целостность системы - означает то, что все элементы системы функционируют как единое целое;

– многообразие элементов системы и различие их природы - свойство связано с непосредственным функционированием элементов, их спецификой и автономностью;

– структурность - определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням и иерархиям;

– адаптивность системы - означает приспосабливаемость системы к условиям конкретной предметной области;

– интегрируемость - означает возможность непосредственного взаимодействия системы с вновь подключаемыми компонентами или подсистемами^[7].

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность информационных, технических, программных, математических, организационных, правовых, эргономических, лингвистических, технологических и других средств, а также персонала, предназначенная для сбора, обработки, хранения и выдачи экономической информации и принятия управленческих решений.

---

Свойства информационных систем характеризуются следующими положениями:

– любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложных систем;

– при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

– информационная система является динамичной и развивающейся системой;

– информационную систему необходимо воспринимать как систему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационных устройств, реализованную на базе современных технологий;

– выходной продукцией информационной системы является уникальная информация, на основе которой принимаются соответствующие решения или производятся автоматическое выполнение рутинных операций с данными;

– участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач^[8].

Процессы в информационной системе обеспечивают выполнение следующих действий:

– ввод оперативной информации из различных внешних и внутренних источников;

– обработка входящей информации;

– хранение информации для последующего ее практического использования;

– вывод оперативной информации в удобном для конечного пользователя виде;

– обратная связь, т.е. представление оперативной информации, переработанной в данной организации, для корректировки входящей информации^[9].

С учетом сферы практического применения выделяют: технические информационные системы, экономические информационные системы, информационные системы в гуманитарных областях и т.д.

Таким образом, информационная система является собирательным понятием, которая предназначенная для хранения, поиска и обработки информации, и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т.д.), которые обеспечивают и распространяют информацию.

1.2 Предлагаемые мероприятия по улучшению технологии решения задачи

В процессе описания предметной области была определена сущность документооборота и установлена необходимость использования информационных технологий для управления документооборотом.

---

Одним из мероприятий по улучшению управления документооборота может быть внедрение готовой информационной системы. В связи с чем, рассмотрим основные возможности системы «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования».

Выбор данной информационной системы обусловлен особенностями ведения документооборота в ОАО «Демиховский машиностроительный завод».

Общество зарегистрировано на основании Постановления Администрации Орехово-Зуевского района Московской области №1874 от 03.11.1992 (свидетельство о государственной регистрации юридического лица №322П). Общество зарегистрировано в Едином государственном реестре юридических лиц за основным государственным регистрационным номером (ОГРН) 1025007458376.

Основными видами деятельности Общества являются: производство железнодорожного подвижного состава; оптовая торговля транспортными средствами и оборудованием; производство строительных металлических изделий; разборка и снос зданий; производство земляных работ; производство общестроительных работ; устройство покрытий зданий и сооружений; производство прочих строительных работ; производство электромонтажных работ; монтаж прочего инженерного оборудования; производство отделочных работ и пр. Ведение документооборота в части учета таких актов, как акт комиссии по предиспытаниям, акт приемочной комиссии, акт квалификационной комиссии является ключевым^[10].

Анализ предприятия показал его высокую эффективность и готовность к внедрения современных средств информационно-коммуникационных технологий. В тоже время, необходимо отметить, что для внедрения средств автоматизации необходимо тщательно изучить существующие бизнес-процессы и установить самые информационно-загруженные участки деятельности предприятия, для этого изучим основные бизнес-процессы.

На основании проведенного анализ деятельности предприятия были определены основные бизнес-процессы, которые необходимо исследовать для последующей автоматизации:

– обработка первичных документов (на данной стадии выполняется заполнение справочников, среди которых можно выделить следующие: сотрудник; подразделение; предприятие; продукция, должность, склад и пр.);

– согласование документов (данная стадия предполагает выполнение процесса согласования документов);

– контроль оперативных документов (на основании сметы выполняется оформление соответствующих документов, например, акт комиссии предварительных испытаний, акт приемочной комиссии, акт квалификационной комиссии);

---