Файл: АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ.pdf

Введение

Современные темпы развития компьютерных и сетевых технологий сделали возможным появление большого числа автоматизированных информационных систем (ИС) различного назначения, как общедоступных в рамках глобальной сети Интернет, так и узкоспециализированных, создаваемых для нужд одного предприятия или организации. В современных реализациях таких систем информация, как правило, хранится в базе (базах) данных (БД).

Одновременный доступ к информационной системе нескольких пользователей реализуется с помощью специализированного программного обеспечения (ПО), ориентированного на работу в сети. Традиционно программное обеспечение для реализации такого взаимодействия должно располагаться на обоих сторонах сети - на сервере (программа-сервер, обеспечивающая одновременную обработку запросов к ИС нескольких пользователей) и на компьютере пользователя (клиентская часть, формирующая запросы к серверу и отображающая результаты). В каждой проектной организации циркулирует огромное количество документов. В основном это отчеты, договора и сметные расчеты.

Каждый специалист знает насколько тяжело проконтролировать движение всех документов между подразделениями организации. Большие по размеру отчеты переходят от одного специалиста к другому и возвращаются назад.

Общие средства автоматизации облегчают работу инженеров и архитекторов.

Важность данной работы заключается в том, что рост основной конкуренции имеет значительное влияние на подготовку стратегии коммерческих компаний и реализацию запланированных дальнейших целей бизнеса. При этом динамичность корректив внешней среды обязывает компании изменятся под проектные методы управления, позволяющие реализовывать намеченные цели и достигать требуемого качества в границе определенного бюджета и в короткие сроки .

Теория проектного управления отражает, что для поддержания и применения управления на предприятии важно создать специализированное подразделение - отдел контроля проектами. Но опыты показывают, что ряд компаний не готов к такой структуре после провальной реализации проектов при офисной поддержке, и имеет много сомнений по его эффективности и важности.

Целью данной курсовой работы является разработка проекта внедрения информационной системы для ООО "TOMES".

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучение теоретических вопросов управления проектами;
• анализ предметной области;

ГЛАВА 1 ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ И ЕГО ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ООО «TOMES» занимается предоставлением услуг по техническому обслуживанию коммерческого учета электроэнергии. К услугам компании относятся: установка, демонтаж приборов учета, Также ООО «TOMES» предлагает свои услуги по настройка индикации, программирование тарифного расписания, опломбирование счетчиков.

ООО «TOMES» ведет активную работу с клиентами, внимательно отслеживая их пожелания и потребности, а также внедряет новые услуги и решения для достижения глобальной цели – повышения качества обслуживания клиентов.

Процесс работы с клиентом не обуславливает его постоянного присутствия в Москве.

У компании существует web-сайт, на котором представлены общие данные о предприятии, каталог услуг, схем работы офиса и контакты. Процессы взаимодействия с клиентами ведутся с использованием телефона или обычной электронной почты. Взаимоотношение с клиентами является одним из перспективных направлений в компании для оптимизации и автоматизации процессов, протекающих в нем. Добавление новых возможностей в это направление позволило бы:

• сократить трудозатраты,

• увеличить качество и скорость обслуживания клиентов,

• расширить клиентскую аудиторию,

• привлечь и освободить дополнительные финансовые средства,

• и тем самым увеличить прибыль компании.

Предлагаемый ассортимент услуг компании с начала работы расширился до 10 позиций. Одним из самых важных для работы компании, а также показывающим общее представление о компании всем ее партнерам, является направление по непосредственному взаимоотношению с клиентами. Именно поэтому данное направление было выбрано для добавления новых возможностей по оптимизации и автоматизации процессов.

Главные технико-экономические свойства компании на 03.06.2020 указаны в таблице 1.

Таблица 1.

Главные технико-экономические показатели работы ООО «TOMES»

Как видно из приведенной таблицы, обороты компании не высоки, однако стабильные значения показателей работы ООО «TOMES» позволяют предполагать возможность роста оборотов при условии грамотной организации работы и улучшения качества обслуживания клиентов.

1.2 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Российские предприятия обладают большим потенциалом и значительными ресурсами, научно-техническим потенциалом, но эффективной системы четкого и эффективного управления существующими возможностями не существует. По мнению экспертов, целесообразно использовать инновационные стратегии развития в Российской Федерации, в основе которых лежит опыт развитых стран. Инновации и инновационное развитие предполагают использование творчества и креативности, создание новых идей и разработок. Инновационные стратегии направлены на создание плана для реализации существующих идей в предпринимательстве.

ООО «TOMES» имеет линейную организационную структуру. Линейная структура это — многоуровневая иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю. По такому принципу формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию до самого низа может широко использоваться и в современных условиях, но требует применения современных методов организации работы предприятия в целом. Линейная структура управления проста, ее легко понять. Ясно очерченные права и обязанности всех ее участников создают условия для оперативного принятия решений. По мере роста фирмы, усложнения технологии, расширения номенклатуры выпускаемых изделий возникает необходимость в создании в структуре предприятия дополнительных функциональных подразделений, решающих общие и функциональные задачи. Все организационно-функциональные взаимосвязи внутри предприятия имеют четко выраженную структуру подчинения. Каждый последующий уровень иерархии зависит от вышестоящего: подчиняется ему в плане выполнения функций и отчетности. Все взаимодействия между организационными единицами внутри определенного уровня иерархии предусмотрены только посредством обращения к вышестоящей организационной единице.

Организационно-штатная структура ООО «TOMES» представлена на рисунке 1.1.

Рис.1.1 Организационно-штатная структура 000 «TOMES»

Общее руководство предприятием осуществляет генеральный директор. Он же определяет маркетинговую политику общества, направления его развития, штатную численность, объемы и ассортимент товара и услуг.

В непосредственном подчинении у генерального директора находится директор по производству и финансовый директор, а также начальники отделов.

Финансовый директор – один из высших управленцев компании, ответственный за управление финансовыми потоками бизнеса, за финансовое планирование и отчётность. Определяет финансовую политику организации, разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению ее финансовой устойчивости. Руководит работой по управлению финансами исходя из стратегических целей и перспектив развития организации, по определению источников финансирования с учетом рыночной конъюнктуры. Финансовый директор осуществляет контроль над материальными и денежными средствами предприятия. Руководит расходами, кассовыми и банковскими операциями. Распределяет денежные средства. Координирует работу сотрудников бухгалтерии и контролирует все финансовые вопросы. Финансовому директору непосредственно подчиняется главный бухгалтер.

Главный бухгалтер – руководитель бухгалтерии, должностное лицо, обеспечивающее организацию бухгалтерского учета компании, предприятия и несущее ответственность за бухгалтерские операции. В его обязанности входит:

• формирование учетной политики;
• ведение бухгалтерской и налоговой отчетности в полном объеме;
• ведение внутригрупповых расчетов, движений наличных по кассе;
• разработка, внедрение и выполнение мероприятий, направленных на минимизацию налогообложения;
• подбор и предоставление бухгалтерской документации для предоставления в банки и иные учреждения, как в бумажном, так и в электронном виде по компаниям, входящим в центр ответственности главного бухгалтера по управляющим компаниям.
• выполнение разовых поручений руководства - генерального директора, финансового директора.

Директор по производству занял свое место среди руководителей других подразделений, выполняя при этом четко очерченный круг обязанностей, в который вошли:

• работа с персоналом;
• контроль технологического процесса;
• развитие производства работ в сфере услуг.

При этом он подчиняется генеральному директору и стоит на одном уровне с руководителями других подразделений. Координирует работу сотрудников технической поддержки и отдела строительно-монтажных работ.

Директор по производству обязан:

• руководить производственной работой;
• создавать условия для своевременно выполнения задач, поставленных перед подразделением;
• формировать политику развития производства;
• повышать эффективность производства, снижать затраты;
• следить за рациональным использованием ресурсов;
• организовывать реконструкцию и модернизацию производства;
• внедрять новые технологии;
• следить за появлением инновационных технологий, полезных для производства;
• проводить анализ производственной деятельности.

Большинство компаний предлагают техническую поддержку к продуктам, которые они предоставляют и продают. Техническая поддержка предоставляется, как правило, по телефону, через интернет, по электронной почте, через онлайн-сервисы поддержки на веб-сайте или через инструменты, посредством которых пользователи могут зарегистрировать заявку или создать инцидент и затем проследить их судьбу — историю состояний/этапов её или его решения. Компания имеют собственную, внутреннюю службу технической поддержки, которая помогает клиенту решать возникающие проблемы, носящие технический характер.

Обязанности и задачи технической поддержки:

• Регистрация обращений пользователей/клиентов в информационной системе
• перенаправление обращений/заявок пользователей к соответствующим специалистам техподдержки для решения проблемы (в основном это относиться к первой линии техподдержки)
• ведение журнала с описанием выполненных действий и принятых решений с последующим занесением решений в единую базу
• оказание помощи и консультаций при установке, настройке и обновлении программного продукта, а также по использованию услуги
• оказание помощи в решении технических проблем при использовании продукта/услуги и дальнейшая ее координация
• оказание помощи по восстановлению работоспособности программного продукта после фатальных сбоев
• предоставление технической информации по функциональности продукта/услуги
• анализ проблем и разработка рекомендации по их устранению, которые были выявлены при использовании продукта/услуги
• отвечать на обращение пользователей в установленные сроки
• знание порядка и правил обработки обращений пользователей
• знание стандартных решений и ответов на наиболее часто задаваемые вопросы пользователей
• знание технических характеристик продукта