Файл: АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ.pdf

Самое важное в строительно-монтажных работах является качество, которое напрямую зависит от грамотной организации, взаимодействие звеньев между собой и профессионализм специалистов. На старте выполнение СМР большую роль играет планирование и контроль, а финишем – качественное производство СМР.

Самое важное в строительно-монтажных работах начальный этап, а именно организация и подготовка, так как допущение ошибки может привести к опасности всех, кто работает на объекте и к дорогостоящему исправлению дефектов. Так же важно закупать только проверенные и качественные материалы. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников СМР на две категории: специалисты и монтажные бригады. Специалисты - это проектировщики, пусконаладчики. Монтажные бригады состоят минимум из 2 человек, бригадир и монтажник.

Общестроительные работы СМР отдела включает себя спектр работ:

• Проведение пред-проектного обследования;
• Диагностика оборудования;
• Монтаж нового оборудования;
• Демонтаж старого оборудования;
• Восстановление/ проверка схемы подключения прибора учета
• Настройка индикации, времени, тарифного расписания;
• Предоставление отчета выполненных работ.

Юридический отдел контролирует всю документацию предприятия на соответствие законодательству РФ, руководит делами, связанными с правоохранительными и судебными органами государства, осуществляет юридическую поддержку при ведении договорной деятельности.

Начальник юридического отдел непосредственно руководит сотрудниками отдела, контролирует все вопросы, решаемые отделом. К основным функциям отдела относятся:

• Консультирование всех работников предприятия по правовым вопросам.
• Работу по страхованию материальных ценностей, находящихся в распоряжении фирмы.
• Оформление заявок и прочих документов, передачу их в муниципальные и госструктуры для получения разрешений, патентов, лицензий для ведения деятельности предприятием.
• юридическая экспертиза документов, различных правовых ситуаций и составление соответствующих профессиональных аналитических заключений;
• согласование договоров, государственных контрактов, документации о закупке товаров, работ, услуг, изменений и дополнений к ним; участие в переговорах с контрагентами и подготовка заключений на любом этапе договора.

Работу с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители. Специалисты - это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией. Технические исполнители - это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии, следующие:

• пpием и pегистpация (учет) документов;
• распpеделение документов и доставка их исполнителям;
• офоpмление и отпpавка исходящих документов;
• стеногpафиpование и печатание документов;
• контpоль за сpоками исполнения документов;
• фоpмиpование дел и сдача их в аpхив;
• организация хpанения и обеспечение использования документов, хpанящихся в аpхиве.

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей компании путем обеспечения необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Начальник отдела кадров непосредственно руководит сотрудниками отдела, контролирует все вопросы, решаемые отделом. К основным функциям отдела относятся:

• определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
• анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
• внедрение систем мотивации труда;
• подготовка штатного расписания предприятия;
• оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
• проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
• ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
• организация аттестаций сотрудников;
• подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Отдел информационных технологий осуществляет на предприятии следующие функции:

• развитие информационных технологий в рамках бизнеса компании;
• поддержание сети компании в работоспособном состоянии;
• обеспечение бесперебойной работы оборудования и пользователей;
• программирование и развитие функциональности программного обеспечения;
• Основными задачами сотрудников отдела являются:
• выявление и оперативное устранение перебоев в работе оборудования и пользователей;
• разработка и внедрение проектов совершенствования технологичного управления компанией;
• контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования;
• установка, настройка и управление программными и аппаратными системами компании;
• модернизация применяемых технических средств.

Имеющаяся организационно-штатная структура позволяет руководству фирмы эффективно решать поставленные задачи по извлечению коммерческой прибыли.

1.3 ВЫБОР КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ АВТОМАТИЗАЦИИ И ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩЕСТВУЮЩИХ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

Основным видом деятельности рассматриваемого предприятия является поступление заявок от клиентов на выполнение работ и установка оборудования. Характеристика данного процесса представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2 Схема основного бизнес-процесса ООО «TOMES»

Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.3.

На входе имеются потребность в заявке на выполнение работ, а также уже имеющийся ассортимент оборудования, на выходе – прибыль и отчетная документация. Управлением, имеющими место в данном бизнес-процессе, являются нормативно-правовые документы в области торговли, а также внутрифирменные инструкции приказы и распоряжения. Механизмами работы являются сотрудники компании.

Заявка на выполнения работ и выбор оборудования состоит из следующих процессов: сбор и обработка данных; выбор оборудования/материалов согласно заявке; выполнение работ; составление отчётностей.

Рис. 1.3 Декомпозиция основного бизнес-процесса ООО «TOMES»

Оформление заявки, как и любой другой бизнес-процесс, нуждается в управлении. Управление заявками заключает в себе функции подбора Call-центра, организации персонала, прогнозирования и планирования оказания услуг, идентификации потенциальных клиентов, поддержания информации о клиентах, а также создания и управления графиками продаж.

Ключевые функции управления заявками рассматриваются в свете обеспечения ясного понимания в прямой цепочке подотчетности.

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ

2.1 ИНФОРМАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ И ЕЁ ОПИСАНИЕ

Информационная модель включает в себя совокупность входных и выходных документов, файлов входной оперативной, постоянной, промежуточной и результатной информации.

В данной модели отражается смоделированные связи между экранными входными и выходными документами, а также внутрисистемной информаций.

Информационная модель должна отвечать следующим требованиям:

• полного состава информации, необходимой для решения комплекса задач данного АРМа;

• отражение этой информации на всех типах носителей;

• отражение процесса преобразования информации, начиная от получения первичной переменной и условно-постоянной информации, загрузки ее в файлы с и заканчивая получением файлов с результатной информацией и выдачей ее пользователю;

• состава исходных первичных документов и распределение их по задачам;

• источники и способы получения первичной информации;

• состава файлов с первичной, условно-постоянной, промежуточной и результатной информацией;

• информационную потребность для каждой задачи комплекса;

• адресатов выдачи и получения результатной информации.

В рамках моделируемой задачи из информационной системы используются все справочники и таблицы, а именно четыре справочника и две таблицы.

Администратором производится администрирование системы, а именно управление адресным списком клиентов, который прописан в территориальном договоре технического обслуживания коммерческого учета электроэнергии и управлением пользователями, создавая учетные записи и прописывая их роль, права через экранную форму “Управление данными”. Так же в случае если это необходимо имеет право удалять или блокировать учетные записи, а так же корректировать таблицу с адресным списком.

В обязанности сотрудника отдела технической поддержки входит ведение записей клиентов на услуги компании, а также формирование нарядов в зависимости видов работ.

• Сотрудник входит в систему под своей учетной записи. Основной функцией обслуживания клиентов является прием заявки для формирования наряда, который осуществляется через форму «Ввод данных».
• Справочник «Абонент» дополняется сотрудниками техподдержки. Надо уточнить по какому адресу производится заявка и входит ли данный адрес в список из таблицы «Адресный список». В случае если адрес отсутствует, необходимо объяснить клиенту, что компания не может принять заявку. Если адрес входит в рамки обслуживания в рамках договора, в систему добавляются данные клиента:
• ФИО;
• Номер квартиры;
• Номер телефона.
• Далее необходимо уточнить тип прибора учета (1-фазный или 3-фазный) и основании этого выбрать аналоговый счетчик из справочника «прибора учета э/э».
• Из справочника видов работ выбираются услуги, которые предоставляет компания:
• Демонтаж оборудования;
• Монтаж оборудования;
• Восстановление схемы подключения;
• Настройка прибора учета (индикация, дата/время);
• Смена тарифного расписания;
• Опломбирование прибора учета.

После того, как сотрудник техподдержки проведет все действия, на основании введенной информации формируется наряд на выполнение работ.

В обязанности сотрудника отдела строительно-монтажных работ (СМР) входит мониторинг и управление заявками, которые поступают в ИС, через электронную форму «Наряд на выполнение работ». Бригадир меняет статус наряда выбирая опции из таблицы «статус работ», а именно:

• «В работе» - наряд распределен между бригадными группами и производятся работы согласно регламенту;
• «Выполнен/Закрыт» - работы произведены, либо есть основания для закрытия наряда;
• «В ожидании» - наряд не пускается в работу, так как необходимы уточнения для произведения работ, либо большая загруженность бригад.
• Выходной экранной формой, которую просматривает директор по производству является форма «Отчёт о проделанных работах», также он получает файл «Пользователи», который содержит список сотрудников отдела техподдержки, СМР и их полномочия при работе с системой.

За рамки задачи автоматизации и информационной модели попали следующие процессы:

• поступление счетчиков,
• заполнение сопроводительных документов на товар (гарантийный талон, инструкция по пользованию, паспорт изделия),
• бухгалтерский учет,
• складской учет движения товаров,
• закупка недостающих товаров.

На рисунке 2.1 представлена информационная модель ООО «TOMES».

Рис.2.1 Информационная модель

2.2 ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ КЛАССИФИКАТОРЫ И СИСТЕМЫ КОДИРОВАНИЯ

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач важное место отводится классификаторам экономической информации:

Обеспечить сжатие призрачной части показателей, а, следовательно, и сократить объем хранимой информации в ЭВМ и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации позволяют классификация и кодирование информации.

Кодированием называется процесс присвоения объектам кодовых обозначений. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

При проектировании кодов предъявляется ряд требований:

- охват всех объектов, подлежащих кодированию, и их однозначное обозначение;