Файл: Автоматизация учета продаж в ООО «Print Edition» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

В системе используется 5 видов кодирования, предназначенные для однозначной идентификации производителей, товаров, типов товаров, точек продаж и пользователей. Виды системы кодирования, указаны в таблице 2.

Таблица 2

Используемые системы кодирования

Все классификаторы ведутся администратором системы.

Классификатор производителей.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]: [XXXXX] – код производителя

Пример заполнения - 001234

Классификатор товаров.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование ]:[ XXXXX] - код товара

Пример заполнения - 00001

Классификатор типов товаров.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]:[ XX] - код типа товара

Пример заполнения - 04

Классификатор точек продаж.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]:[ XX] - код точки продажи

Пример заполнения – 02

Классификатор сотрудников.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]:[ XX] [ YY] - код сотрудника, код магазина

Пример заполнения – 26-01

2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Справочники информационной системы являются особой группой наборов данных. Справочники предназначены для систематизации различной информации: типов, марок, возможных значений параметров и т.п. Результатом такой систематизации становится то, что, занося некоторую информацию в систему, пользователь может вводить те и только те значения, которые содержатся в соответствующем справочнике. Это, во—первых, облегчает ввод, во—вторых, устраняет некоторые ошибки (опечатки), в-третьих, упрощает последующий анализ.

Справочники не предоставляются уже наполненными, поэтому требуется их предварительная настройка. Кроме того, в процессе эксплуатации, может возникнуть потребность корректировки справочных значений или добавление новых.

В разработанной информационной системе используются справочники, приведенные в таблице 3.

Реквизитный состав справочников приведен в таблице 4.

В системе используются следующие входные документы:

• сведения о пользователях, поступающие от отдела кадров;
• прайс-лист, поступающий из отдела продаж;
• перечень точек продаж, поступающий из бухгалтерии.

Таблица 3

Перечень используемых справочников

Список пользователей содержит следующие сведения о пользователях системы:

• фамилия;
• имя;
• отчество;
• должность;
• наименование подразделения компании (магазина).

Таблица 4

Реквизитный состав справочников

На основании данного документа формируется содержимое справочника Пользователи.

Документ Прайс-лист в своем составе имеет наименование товара (включая производителя, тип, модель), артикул, а также его стоимость за единицу измерения. На основании данного документа формируется содержимое справочников Товары, Типы товаров, Производители.

В перечне точек продаж указывается наименование каждой точки, а также ее телефон. На основании данного документа формируется содержимое справочника Точки продажи.

В качестве оперативной информации в системе используются данные о поступлении товара в точки продаж и продажах товаров. Оперативная информация учитывается путем сохранения в двух таблицах базы данных – Наличие и Продажи.

В таблицу Наличие вносятся следующие реквизиты:

• товар;
• количество;
• точка продажи.
• В таблицу Продажи через экранную форму вносятся следующие реквизиты
• дата продажи (в автоматическом режиме);
• товар;
• количество;
• продавец.

Данные о продажах поступают ежедневно, с периодичностью около 20 раз за рабочий день. Данные о поступлении товаров магазины поступают еженедельно, общим объемом, около 30 документострок.

2.4 Характеристика результатной информации

В качестве выходных в разработанной системе учета продаж формируются следующие документы:

• список пользователей;
• список производителей;
• список точек продаж;
• список типов товаров;
• список товаров;
• отчет о наличии товаров;
• отчет о продажах.

Описание результатных документов приведено в таблице 5.

Таблица 5

Описание выходных документов

3. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ

3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В разработанной системе предусмотрено 4 вида пользователей:

1. Администратор;
2. Директор точки продажи;
3. Продавец;
4. Менеджер отдела продаж.

Каждый из этих лиц обладает в системе своими возможностями.

Функции администратора системы учета продаж представлены на рисунке 6.

Рисунок 6 - Функции администратора

Рисунок 7 - Функции директора точки продаж

Рисунок 8 - Функции продавца

Рисунок 9 - Функции менеджера

Сценарии диалога, формирующийся на основе дерева функций, приведены на рисунках 10 – 13.

Рисунок 10 - Сценарий диалога для продавца

Рисунок 11 - Сценарий диалога для менеджера отдела продаж

Рисунок 12 - Сценарий диалога для директора магазина

Основное отличие между функциями менеджера и директора магазина состоит в том, что менеджер может получить отчеты по всем магазинам предприятия, а директор – только за свой.

Рисунок 13 - Сценарий диалога для администратора

3.2 Характеристика базы данных

Структура таблиц создаваемой базы данных приведена ниже.

Таблица 6

Структура справочника типов затрат

Таблица 7

Структура справочника видов затрат