Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Сущность, функции и виды коммуникаций).pdf

- обеспечивает исполнение доходной и расходной частей основных показателей бюджета Фонда социального страхования Российской Федерации по отделению Фонда,

- подготавливает и представляет на утверждение председателю Фонда социального страхования Российской Федерации отчет об исполнении бюджета и сметы расходов;

- производит расчеты со страхователями, органами Фонда и иными организациями;

- в установленном порядке осуществляет контроль за правильным и рациональным расходованием средств социального страхования на предприятиях, в учреждениях, организациях;

- принимает решения о непринятии к зачету расходов по социальному страхованию;

- осуществляет контроль за соблюдением «Порядка выдачи листков нетрудоспособности» [22];

- участвует в установленном Фондом социального страхования Российской Федерации порядке в разработке и финансировании муниципальных программ охраны здоровья работников;

- проводит разъяснительную работу, информирует страхователей и

комиссии (уполномоченных) по социальному страхованию, действующие на предприятиях, в учреждениях, организациях, о нормативных актах в области социального страхования;

- осуществляет контроль за работой комиссий (уполномоченных) по

социальному страхованию, действующих на предприятиях, в учреждениях, организациях, оказывает методическую помощь и организует обучение членов комиссий (уполномоченных) по социальному страхованию;

- обобщает предложения по совершенствованию социального страхования и представляет их председателю Фонда социального страхования Российской Федерации;

- рассматривает в установленные законодательством сроки спорные вопросы между работниками и страхователями по обеспечению пособиями и другими выплатами по социальному страхованию и принимает по ним решения;

- регулярно информирует о своей деятельности и состоянии дел в обеспечении социальным страхованием в вышестоящее ГУ МОРО ФСС РФ

Одной из первых обязанностей является осуществление регистрации страхователей. По состоянию на 01.01.2019 года на учете в региональном отделении ФСС РФ филиал № 38 г. Жуковский состоит 23209 страхователей. За 2018 год с учета были сняты 1298 страхователей.

Осуществляя регистрацию и учет страхователей региональное отделение ФСС РФ филиал № 38 г. Жуковский руководствуется законодательными и нормативными актами. Так, процедура постановки самозанятых на учет в органах ФСС России детально регламентирована в Порядке регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации лиц, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Этот документ был утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 № 959н (ред. от 07.10.2011).

2.2. Анализ коммуникационной политики

Реализация межуровневого взаимодействия. Функции поставщика информации:

Фонд социального страхования Российской Федерации (далее Фонд), являясь поставщиком информации межуровневого взаимодействия, разработал электронные сервисы по предоставлению сведений, необходимых субъектам Российской Федерации:

«Сведения об отсутствии регистрации родителей (одного из родителей) в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации в качестве страхователей (страхователя) и о неполучении ими (им) единовременного пособия при рождении ребенка и ежемесячного пособия по уходу за ребенком за счет средств обязательного социального страхования» (в тестовом контуре СМЭВ - SID0003123, в продуктивном контуре СМЭВ - SID0003417);

«Сведения о состоянии расчетов по страховым взносам, пеням и штрафам плательщика страховых взносов» (в тестовом контуре СМЭВ - SID0003115, в продуктивном контуре СМЭВ - SID0003416);

«Сведения об отсутствии регистрации гражданина в качестве лица, добровольно вступившего в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (в тестовом контуре СМЭВ - SID0003122, в продуктивном контуре СМЭВ - SID0003415);

«Сведения о размере ежемесячных страховых выплат по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в тестовом контуре СМЭВ –

SID0003121, в продуктивном контуре СМЭВ - SID0003414).

Работа сервисов построена в автоматическом режиме, используя единую точку доступа Систему межведомственного электронного взаимодействия – СМЭВ, что обеспечивает предоставление ответов на запросы межведомственного и межуровневого взаимодействия без участия сотрудников Фонда.

Сервисы успешно протестированы пилотным регионом – Волгоградская область. Протокол тестирования утвержден на заседании Подкомиссии по использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления Протокол от 16.03.2012 № 6 (http://210fz.ru/mdx/index.php?id=447).

Форматы электронных сервисов размещены в ИС «Реестр сведений» на портале методической поддержки Закона № 210-ФЗ (http://reestr.210fz.ru/appruved_list_docs.html), а данные о регистрации сервисов на Технологическом портале СМЭВ (http://smev.gosuslugi.ru/portal/).

Список регионов, протестировавших «клиентов» к электронным сервисам Фонда: (Таблица. Обновляется еженедельно).

Список регионов, осуществляющих тестирование «клиентов» к электронным сервисам Фонда: (Таблица. Обновляется еженедельно).

Функции потребителя информации:

Фонд является потребителем информации межуровневого взаимодействия, поставщиком которой выступают региональные органы социальной защиты населения. В соответствии с Распоряжением Правительства Российской Федерации от 29 июня 2012 года № 1123 Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации разработан и утвержден формат определяющий порядок получения «Сведений о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком в органах социальной защиты населения по месту жительства отца, матери ребенка (для одного из родителей в соответствующих случаях), а также для лиц, фактически осуществляющих уход за ребенком вместо матери (отца, обоих родителей) ребенка, в случае, если отец (мать, оба родителя) ребенка не работает (не служит) либо обучается по очной форме обучения в образовательных учреждениях начального профессионального, среднего профессионального и высшего профессионального образования и учреждениях послевузовского профессионального образования». На основе этого формата региональные органы исполнительной власти должны разработать и предоставить Фонду для тестирования установленным порядком электронные сервисы межуровневого взаимодействия Фонду.

Формат электронного сервиса и вся необходимая документация размещены на портале http://reestr.210fz.ru.

В центрах обслуживания пользователей можно:

— зарегистрировать свою учетную запись, для этого необходимо предъявить ваш паспорт и СНИЛС;

— подтвердить личность, если вы ранее самостоятельно прошли процедуру проверки личных данных;

— восстановить доступ к своей учетной записи, для этого необходимо предъявить ваш паспорт и СНИЛС.

Для анализа внутренних коммуникаций были проведены интервью и анкетирование.

А) Текст интервью

1. Изучаемый отдел

Вопрос: Чем занимается Ваш отдел?

Ответ:

Вопрос: Сколько человек работает в организации?

Ответ: Всего у нас около 35 человек.

2. Коммуникации в организации

Вопрос: Какие каналы коммуникации используются в организации?

Ответ: В компании существуют множество каналов коммуникаций. Среди них: встречи высшего начальства с руководителями отделов,

планерки, общение между сотрудниками, подведение итогов в конце года.

Вопрос: Как высшее руководство ставит задачи?

Ответ: Руководство ставит задачи перед главами отделов, а те, в свою очередь, доносят их до своих подчиненных.

Вопрос: Всегда ли задачи от высшего руководства понятны подчиненным?

Ответ: Иногда что-то непонятно, и сотрудникам приходится тратить время, чтобы вникнуть в суть задачи. Но, в целом, проблем с этим не возникает.

Вопрос: Все ли задачи выполняются в срок?

Ответ: Для нас дедлайн играет важную роль. Поэтому мы всегда выполняем задачи в срок. Если кто-то не успевает, то свободные на данный момент сотрудники спешат на помощь.

Вопрос: Каким образом устроена обратная связь от персонала к начальству?

Ответ: Сотрудник отдела может обратиться к начальству через своего руководителя. Также он может поговорить с высшим руководством лично.

Вопрос: Возникают ли споры и разногласия? Как они решаются?

Ответ: Я считаю, что работа без споров невозможна. Ведь, как известно, в споре рождается истина. Разногласия случаются в экстренных ситуациях или тогда, когда нервы у всех на пределе.

Для разрешения споров нам достаточно взглянуть на проблему с разных сторон, привести аргументы и прийти к общему решению. Но обычно проблем практически не возникает.

Иногда люди как-то неадекватно реагируют на простые, ежедневные вещи, наверное, в силу личных проблем, в основном проблем не возникает.

Вопрос: Отличается ли работа в какое-то особое время от обычного дня?

Ответ: Иногда авральные ситуации случаются, но мы стараемся сохранять спокойствие. Хотя выплеснуть эмоции иногда тоже необходимо.

Вопрос: Как вы оцениваете налаженность коммуникаций в организации?

Ответ: Я считаю, что особых проблем нет. Каждый знает свое дело. Мы работаем как одна команда. Если и случаются какие-то накладки, то мы всем коллективом стараемся их решить как можно скорее.

Б) Анкета

Данная анкета предназначена для того, чтобы выяснить, какие существуют проблемы в коммуникациях в организации. Анкета анонимна. Анкетировали сотрудников из разных отделов.

Рис. 3. Ответы на вопросы анкеты

Рис. 4. Ответы на вопросы анкеты

Рис. 5. Ответы на вопросы анкеты

Рис. 6. Ответы на вопросы анкеты

На вопрос «Общаются ли сотрудники с руководством в неформальной обстановке?» большинство ответили – Нет.

Рис. 7. Ответы на вопросы анкеты

Рис. 8. Ответы на вопросы анкеты

Также большинство респондентов не довольны взаимодействием между руководством и сотрудниками.

Также было предложено оценить эффективность способов передачи информации в организации.

Рис. 9. Ответы на вопросы анкеты

В качестве предложений по улучшению коммуникационного климата в организации предлагалось устранить коммуникационные барьеры.

Рис. 10. Ответы на вопросы анкеты

Рис. 11. Ответы на вопросы анкеты

Рис. 12. Ответы на вопросы анкеты

Затем сотрудникам предлагалось определить, какие коммуникации преобладают в организации и какие барьеры мешают воспринимать информацию.

Рис. 13. Ответы на вопросы анкеты

В результате проведенного анализа выявлен ряд проблем (решение которых представим ниже):

• Отсутствие формальных и неформальных горизонтальных коммуникаций между отделами
• Отсутствие доброжелательного рабочего климата в коллективе
• Недостаток внимания к совещаниям
• Недостаток информации на сайте

2.3. Направления совершенствования коммуникаций в организации

Проблемы, описанные во второй главе, можно решить с помощью создания комплекса мероприятий по модернизации деятельности ГУ-МОРО ФСС РФ филиала № 38.

Перечислим данные мероприятия:

• Рассылка сообщений по локальной сети организации
• Проведение регулярных совещаний отделов 2 раза в месяц
• Использование метода «мозгового штурма» внутри отделов
• Проведение совместных семинаров по изучению работы отделов
• Проведение совместных корпоративных мероприятий
• Размещение телефонов отделов на сайте
• Установка гостевого компьютера
• Установка терминала электронной очереди
• Создание и разработка сайта филиала № 38 ГУ-МОРО ФСС рф
• Назначение на должность сотрудника по обслуживанию информационных ресурсов - сайта, программ.

Рассмотрим более подробно некоторые из них.

1.Установка гостевого компьютера

Отсутствие информации, ошибки страхователей в платежных поручениях и другие проблемы, описанные в параграфе 2.2. главы 2 можно решить с помощью установки гостевого компьютера.

Повышение качества оказания государственных услуг – социально-значимое и приоритетное направление в работе фонда социального страхования. А поступление доходов в бюджет зависит и от работы по улучшению условий приема страхователей, и от качества работы сотрудников филиала, и от развития электронных сервисов.
Гостевой компьютер представляет собой (обычный компьютер) устройство – «Тонкий клиент», предназначенный для общего пользования страхователей, подключенный к сети Интернет.