Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия (Особенности системы контроля на примере UNIQLO LifeWear).pdf

А что насчет систем? Как упоминалось выше, руководитель может рассматривать организацию как систему. Деловой словарь дает два определения системам, которые хорошо понять в контексте системы контроля управления. Систему представляет: «Набор подробных методов и процедур, созданных для выполнения определенной деятельности, выполнения обязанностей или решения проблемы», или другое определение: «Организованная, целенаправленная структура, состоящая из взаимосвязанных и взаимозависимых элементов».^[4]

Ключом к системам, особенно в случае Системы контроля управления, является структура, из которой они сформированы. Каждая система снабжена с механизмом ввода, вывода и обратной связи. Система способна поддерживать себя, даже когда окружение меняется, и у нее установлены определенные границы, внутри которых она работает.

Бизнес-система - это стратегия, которую бизнес использует для создания определенного результата. Например, если результатом является обеспечение выпуска недорогой обуви, бизнес-стратегией является производство обуви с конкретными параметрами. Поэтому входными данными являются ресурсы (материалы, рабочая сила, оборудование), необходимые для достижения результатов. Таким образом, менеджер берет ресурсы, внедряет их по выбранной стратегии и получает результаты. Затем результат обеспечивает обратную связь с входными данными о производительности системы. Возможно, менеджер не получил столько обуви, сколько планировал, поэтому он может увеличить внедрение ресурсов в систему. Например, закупит больше материалов, наймет больше людей и так далее.

Целью системы является достижение заранее определенного результата каждый раз, когда он планируется.

В бизнес-среде процесс продажи может рассматриваться как пример этого процесса. В организации действует набор политик и процессов, гарантирующих, что усилия по продаже всегда будут приводить к одному и тому же результату (то есть продаже). И управление будет одним из методов, используемых для гарантии того, что результат происходит в системе каждый раз.

В приведенном выше примере заранее определенный результат может состоять в том, чтобы получить на выходе из системы 1000 пар обуви хорошего качества, а каждая отдельная пар будет стоить 50 долларов. Обратная связь может показать, что на выходе стоимость обуви возросла до 70 долларов, поэтому менеджеру необходимо настроить ввод или иные процессы в системе, которые используются для производства, так как полученный результат отклонился от изначально поставленной цели.

Контроль.

Как было указано выше, контроль является одной из функций управления. В этом контексте это относится к процессу анализа и корректирующих действий. Контролируя, менеджер, по существу, отслеживает, получает ли он ожидаемый результат процесса (или во время него) или результат отклоняется от ожидаемого.

Если есть отклонение, он предпринимает корректирующие действия для обеспечения ожидаемых результатов. Ранее концепция контроля в основном была сосредоточена на исправлении после возникновения ошибки. В примере производства обуви на выходе продукта можно заметить, что при подсчете обуви было отклонение, и вместо 1000 пар компания получила 999.

Но с появлением современных технологий управление может быть использовано для предвидения ошибки. Это изменило функцию и сделало ее еще более важной частью процесса управления. Например, предприятие по производству обуви может иметь системы мониторинга, которые помогут понять, что обувь не производится так быстро, как должна была бы, чтобы добиться выполнения плана в 1000 пар. По сути, менеджер может видеть, что столкнется с проблемой; вместо того, чтобы просто понять, что проблема уже возникла.^[5]

Если рассматривать процесс в виде шагов, контроль по отношению к управлению будет выглядеть следующим образом:

Постановка цели и постановка желаемых целей. «Я планирую создать 1000 пар обуви в месяц».

Измерение достижения целей и задач. «Я сделал 999 пар обуви в месяц».

Сравнение достигнутых целей и задач с первоначальными целями и задачами. - «Я хотел 1000 и получил 999. Я хотел сделать это через месяц, и я потратил месяц».

Анализ отклонений и отчетность по ним. Определение основных причин отклонений. «У меня одна пара туфель, но я уложился в срок. У меня не было достаточно материалов на второй день, и я отстал в своих целях».

Принятие корректирующих мер для устранения различий. «Я пересчитал требования к материалам и заказал достаточно на следующий месяц».

Отслеживание и повторение процесса. «Теперь я создаю правильное количество обуви каждый месяц».

Таким образом, мы поняли функции «Системы контроля управления» и ее назначение. Теперь необходимо обратиться к ее свойствам и характеристикам, которые позволяют отнести систему к менеджменту.

Как показано выше, Система контроля управления обычно описывает проектирование, установку и эксплуатацию различных структур планирования и контроля в рамках управления. Но в рамках концепции есть две разные системы управления. Хотя они отличаются друг от друга, они также взаимосвязаны, и иногда их трудно отделить друг от друга.

Во-первых, Система контроля управления относится к структуре, как организационной, так и взаимосвязи различных компонентов, различных структур ответственности внутри компании. Далее в общих чертах описываются показатели эффективности и то, как информация перемещается внутри и между различными структурами ответственности. Например, в сложной и крупной организации, такой как производственное предприятие по созданию различных деталей для автомобилей, ответственность будет разделена между несколькими подразделениями. Таким образом, руководство будет отвечать за различные аспекты организации, и ответственными будут несколько подразделений. С другой стороны, малый бизнес, например, семейная пекарня, вряд ли будет иметь много центров ответственности. Основной характеристикой Системы контроля управления является организация и планирование отношений между этими различными структурами и центрами ответственности.

Другая ключевая характеристика связана с процессами или набором действий, которые организация осуществляет для достижения своих целей. Эта часть системы относится к шагам, которые должна выполнить организация, и особенно ее руководство, чтобы установить цели, распределить ресурсы для достижения этих целей и для достижения цели. Менеджер, организуя внедрение Системы контроля управления, по существу анализирует процессы и формирует оптимальные способы их реализации. Это может включать в себя такие аспекты, как мониторинг бюджета, измерение производительности подчиненных и так далее.

По существу, первая характеристика относится к структуре Системы контроля управления, а вторая характеристика относится к процессам. Чтобы понять это, можно представить сказанное следующим образом:

1. Конструкция системы соответствует структуре Системы управленческого контроля.
2. Производительность системы является показателем процесса Системы управления.
3. Другой ключевой аспект, который следует понять о характеристиках Системы контроля управления, - это две разные природы, которыми обладает система. Система контроля управления по существу имеет неформальную и формальную систему контроля. Давайте рассмотрим их подробно:

Таблица 1.

Характеристики Системы контроля управления

Наконец, следует заметить различие между финансовыми функциями и нефинансовыми функциями. Большинство Систем контроля управления фактически использует бухгалтерские и другие финансовые метрики в качестве ключевой метрики оценки. Это означает, что руководитель акцентирует внимание на финансовых показателях, таких как количество продаж или стоимость найма нового человека.

Причина использования их в качестве основы довольно очевидна. Измерение производительности с помощью реального набора данных, такого как финансовый показатель, просто и очевидно. Руководству может многое прояснится относительно эффективности производства, если будут выявлены основные финансовые аспекты деятельности. Например, если продавец реализовал 1000 пар обуви, а его коллеги продали только 400, менеджер хотел бы сосредоточиться на поведении этого конкретного продавца, чтобы повысить общую производительность.

Существуют также некоторые нефинансовые факторы, которые имеют важное значение для деятельности организации. Они могут быть измерены с помощью опросов и других форм обратной связи, и они включают в себя такие аспекты, как удовлетворенность клиентов и качество продукции. Руководство может узнать больше, улучшить планирование и улучшить контроль с помощью информации, которую они получают непосредственно от клиентов. Что делает их счастливыми? Что их разочаровало в прошлом?

Например, знание того, что клиенты постоянно жалуются на время ожидания, поможет руководству намного лучше управлять ресурсами организации. Другим примером этих нефинансовых функций Системы контроля управления было бы качество продукции. Это может оказаться важным инструментом для менеджеров, поскольку показывает, насколько эффективно реализованы определенные стратегии развития. Если производимый продукт постоянно ломаются, менеджер может предпринять корректирующие действия и выяснить, где в производственной линии качество поставлено под угрозу.

1.3. Принципы эффективного контроля

Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля. Деятельность в тех областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерения и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем цели организации.

3. В Соответствии делу, методы и системы контроля должны соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.^[6]

4. Своевременность контроля. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5. Гибкость контроля. Например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный, скажем, необходимостью адаптации к недавно принятому законодательству, то до тех пор, пока он не будет встроен в систему контроля фирмы, система контроля не сможет отслеживать производственные издержки. Система контроля должна приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды.

6. Простота контроля. Избыточная сложность ведет к беспорядку, потери контроля над ситуацией. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

7. Экономичность контроля. Затраты на контроль должны перекрываться повышением доходов организации от его использования.

8. Регулярность. Контроль должен носить постоянный характер.

9. Открытость. Контроль должен осуществлять официально уполномоченными на это должностными лицами.

10. Объективность. Контроль должен основываться на объективных количественных и качественных нормативах. Контроль не следует проводить из недоверия.

11. Гласность. Результаты контроля необходимо доводить до сведения подчиненных.

Выводы по главе 1

Таким образом, организация системы контроля на предприятии имеет определяющее значение для организации и осуществления его деятельности.