Файл: Методы и средства проектирования информационных систем (модель бизнес-процесса складского учета «как есть»).pdf

Клиент делает заявку на товар, оплачивает его и (на основании оплаченного счета) получает товар со склада с сопровождающими его документами.

Товар от поставщиков с сопроводительными документами так же являются входами.

Должностные инструкции, нормативные документы и законодательство – это правила, по которым функционирует склад.

Механизмы (ресурсы) играют важнейшую роль в оказании услуг клиенту. Во всех этапах функционирования склада участвует персонал. Для работы используются материальные ресурсы: складское оборудование и упаковочный материал.

Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) вышестоящей диаграммы. Для достижения нужной степени подробности каждую диаграмму можно разбить на более мелкие фрагменты и отобразить их на отдельных диаграммах декомпозиции.

Декомпозиция контекстной диаграммы показана на рис. 2.

Рисунок

2. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Складской учет AS-IS.

Весь процесс деятельности склада подразделяется на следующие этапы:

1. Получение товара.

На этом этапе рабочий персонал по сопроводительным документам подсчитывает, осматривает и принимает товар на склад. Рассмотрим этот процесс более подробно (рис. 3).

Рабочий персонал на складе, проверяет товарно-транспортную накладную, сверяет по ней поступивший товар, регистрирует его в журнале прихода и оформляет приходные документы. После этого грузчики транспортируют принятый товар для размещения на складских площадях.

Рисунок

3. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Получение товара AS-IS.

1. Размещение и хранение товара.

После приемки товар размещается на складе для хранения (рис. 4). Товар располагается в соответствии с нормативными документами по категориям в определенные участки складских помещений. Под каждую категорию регламентом определены конкретные условия хранения (температура, влажность, давление, освещенность).

Рисунок

4. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Размещение и хранение AS-IS.

Сам процесс складирования товара рассмотрим более подробно на отдельной диаграмме декомпозиции (рис. 5).

Перед тем как отправить товар на хранение, более подробно проверяют его состояние (чтобы выявить брак). Исправный товар отгружается на оперативный склад, а бракованный товар – на архивный склад. Так же формируют документы на списание брака и на выдачу товара.

По заявке клиента на получение товара из оперативного склада комплектуется нужный товар с сопроводительными документами и передается в отдел отгрузки.

Бракованный товар комплектуется из архивного склада и с документами на списание предается в отдел отгрузки для последующей передачи его поставщику.

Рисунок

5. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Складирование AS-IS.

1. Отгрузка товара.

На этом этапе рабочий персонал укомплектованный товар с сопроводительными документами отправляет либо клиенту, либо возвращает бракованный товар обратно поставщику.

На этом этапе рабочий персонал проверяет накладные на отгрузку (рис.6). Далее укомплектованный товар упаковывается. Информация об отгруженном товаре регистрируется в журнале отгрузки. После этого формируются сопроводительные документы на отгрузку и доставку товара. Затем происходит непосредственно сама отправка товара с сопроводительными документами в места назначения: либо клиенту, либо обратно поставщику (бракованный товар).

Рисунок

6. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Отгрузка товара AS-IS.

1. Состояние склада.

В общем журнале учета фиксируется информация о полученном, выданном и списанном товаре. На основании этой информации подсчитывается общее количество товара, находящегося на складе.

Разработка улучшения бизнес-процесса "Складской учет"

Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Автоматизация функционирования склада - одно из основных условий повышения эффективности бизнеса в современных условиях хозяйственной деятельности. Автоматизация позволяет сократить ручные операции обработки бумажных документов, ускорить обработку информации, хранить и анализировать данные за любой промежуток времени, повысить точность учета. Эффективная работа предприятия полностью зависит от его оснащения компьютерными системами. Учитывая этот фактор, целесообразно внедрить автоматизированную информационную систему, позволяющую сотруднику склада повысить эффективность выполнения своих функций, упростить и оптимизировать рабочий процесс.

Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Функциональная модель (модель ТО-ВЕ «как должно быть») предназначена для описания бизнес – процессов к которым нужно стремиться.

Внедрение информационной системы автоматизирует следующие операции на складе:

• регистрация информации и сопроводительных документов о поступившем и отгруженном товаре;
• регистрация места хранения продукции;
• формирование отчетных документов;
• количественный учет продукции. 
• Вся вышеперечисленная информация будет храниться в базе данных (БД) склада.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, смоделируем бизнес-процесс «как должно быть» (рис. 7).

Рисунок

7. Контекстная диаграмма.
Складской учет AS-TO-BE.

Входы (слева):

• Товар
• Сопроводительные документы
• Клиент
• Заявка на получение товара

Выходы (справа):

• Выданный товар
• Списанный товар
• Документы (акт, накладная)
• Отчет о загрузке склада

Управление (сверху):

• Должностные инструкции
• Законодательство РФ
• Нормативные документы

Механизмы (снизу):

• Персонал
• Упаковочные материалы
• Складское оборудование
• ИТ ресурсы

Клиент делает заявку на товар, оплачивает его. На основании оплаченного счета, который автоматически отражается в БД, получает товар со склада с сопровождающими его документами. Формирование документов будет производиться системой автоматически.

Основные этапы функционирования склада рассмотрим более подробно на диаграмме декомпозиции (рис. 8).

Рисунок

8. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Складской учет AS-TO-BE.

1. Прием товара.

На этом этапе рабочий персонал по сопроводительным документам подсчитывает, осматривает и принимает товар на склад. Более подробно рассмотрим этот процесс на следующей диаграмме декомпозиции (рис. 9).

Рисунок

9. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Прием товара AS-TO-BE.

Кладовщик на складе, проверяет товарно-транспортную накладную, сверяет по ней поступивший товар, регистрирует его в БД. Затем грузчики транспортируют принятый товар в складские помещения.

1. Размещение и хранение товара.

После приемки товар размещается на складе для хранения (рис. 10)

Рисунок

10. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Размещение и хранение AS-TO-BE.

Процесс складирования товара рассмотрим более подробно на отдельной диаграмме декомпозиции (рис. 11).

Перед тем как отправить товар на хранение, контролер на складе осматривает входящую продукцию. Исправный товар отгружается на оперативный склад, а бракованный товар – на архивный склад. Информация о проверенном товаре и месте его хранения регистрируется в БД. Документы на списание брака и на выдачу товара формируются автоматически информационной системой и, при необходимости, могут быть распечатаны в любой момент.

По заявке клиента на получение продукции, из оперативного склада комплектуется нужный товар и передается в отдел отгрузки.

Бракованный товар комплектуется из архивного склада и с документами на списание предается в отдел отгрузки для последующей передачи его поставщику.

Комплектация товара проводится путем поиска нужной продукции в БД, в которой находится вся информация о товаре и месте его хранения.

Рисунок

11. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Складирование AS-TO-BE.

1. Отгрузка товара.

На этом этапе рабочий персонал проверяет по базе данных накладные на отгрузку (рис. 12). Далее укомплектованный товар упаковывается. Информация об отгруженном товаре регистрируется в БД и, на основании этой информации, автоматически формируются сопроводительные документы по отгрузке товара. Затем происходит непосредственно сама отправка товара с сопроводительными документами в места назначения: либо клиенту, либо обратно поставщику (бракованный товар).

Рисунок

12. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Отгрузка товара AS-TO-BE.

1. Состояние склада.

При помощи ЭВМ на складе, в общем журнале учета, автоматически фиксируется информация о поступившем, выданном и списанном товаре, о месте его хранения, учет входящих и исходящих документов, общий

количественный учет продукции.

Заключение

Одним из важнейших элементов успешной деятельности предприятия является склад. Для непрерывности производства постоянно требуется наличие достаточного количества сырья, которое можно использовать в любой момент. Сохранность и целостность груза непосредственно зависит от того, как проводятся складские операции, как они контролируются и отвечают единым стандартам и требованиям.