Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» («Электротовары»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время использование информационных технологий прочно вошло в нашу жизнь в различных сферах, что неудивительно. Ведь использование компьютеров позволяет значительно увеличить не только скорость работы какого-либо объекта, но и поднять качество самой деятельности на новый уровень. Увеличение производительности компьютеров и одновременное уменьшение их стоимости позволило использовать вычислительные мощности ЭВМ для решения широкого спектра задач в различных сферах деятельности, практически любое рабочее место любого сотрудника в современной компании оборудовано персональным компьютером и необходимой оргтехникой. Такое повсеместное внедрение компьютеров в производственную деятельность обусловлено в первую очередь увеличением производительности как каждого отдельного сотрудника, так и общей производительности предприятия, а как известно, чем выше производительность, тем более конкурентно-способна компания.

Целью данного курсового проекта является автоматизация бизнес-процесса «Складской учет» в компании «Электротовары».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующий спектр задач:

• изучить деятельности компании электротехника;
• исследовать текущую организацию бизнес-процесса складского учета;
• разработать информационное обеспечение задачи автоматизации;
• разработать программное обеспечение задачи автоматизации;
• продемонстрировать работу ИС на контрольном примере.

В качестве объекта исследования выступает компания ООО «Электротовары».

В качестве предмета исследования – бизнес-процесс складского учета.

1. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Деятельность ООО «Электротовары» заключается в розничных продажах электротоваров различных групп: от настольных ламп до генераторов и бортовых компьютеров для автомобилей.

Магазин «Электротовары» занимает несколько помещений (склад товаров и торговый зал). У компании имеются договорные отношения с производителями, которые осуществляют поставку электротоваров и сопутствующей продукции на склад магазина.

У компании имеется собственный штат сотрудников, в который входят продавцы-консультанты торгового зала, руководитель отдела закупок, кладовщик, грузчики и бухгалтер.

Когда клиент приходит в магазин «Электротовары», все его взаимодействие осуществляется с менеджером торгового зала, который проводит консультации клиента по интересующим его вопросам, а также осуществляется продажу техники: операции с денежными средствами, отбивка чека и т.д. После оплаты товара клиент получает чек, на основании которого работники склада отгружают перечисленные в нем товарные позиции. Если товара на складе нет, то работник склада составляет заявку на его заказ и направляет данную заявку в отдел закупок.

Далее отдел закупок формирует заказы для производителей, которые в свою очередь поставляют товар на склад, где его принимают работники склада.

В таблице 1 указаны основные технико-экономические показатели деятельности компании за первый квартал 2018 года.

Таблица 1 – Основные показатели деятельности компании

1.2. Организационная структура управления предприятием

Организационную структуру предприятия можно представить в виде схемы, изображенной на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационно-штатная структура предприятия

Всего в структуре предприятия можно выделить пять основных отделов:

• высшее руководство компании (директор компании);
• отдел закупок: в него входит руководитель отдела и его заместитель
• бухгалтерия: состоит из одного сотрудника – главного бухгалтера
• склад предприятия: к данному отделу относится товаровед, кладовщик (или заведующий складом) и грузчики.
• отдел продаж: самый многочисленный по количество сотрудников отдел. Во главе стоит старший менеджер по продажам, которому подчиняются менеджеры торгового зала и кредитные менеджеры.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В качестве предмета исследования в рамках данного курсового проекта выступает организация бизнес-процесса «Складской учет». Данный процесс целиком выполняется работниками склада.

Для более подробного изучения организации бизнес-процесса складского учета в компании ООО «Электротехника» будет использован метод моделирования. В качестве основного похода к моделированию бизнес-процессов был выбран метод IDEF0.

Методология описания бизнес-процессов IDEF0 предполагает указание не только входов и выходов, но дополнительных входов. Всего в данном стандарте выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй – управлением, а третий – механизмами.

Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных данных) показывать объекты, которые преобразуются в данным бизнес-процессе, это могут информационные и материальные потоки. С помощью управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением бизнес-процессам. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать объекты, которые непосредственно осуществляют данные бизнес-процесс: сотрудники, технические средства, информационный системы. На выходе бизнес процесса показывают результат выполнения данного бизнес-процесса.

На первом этапе построения IDEF0 модели система представляется как единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные данные, а также механизмы и правила для данной системы. Диаграмма данного этапа называется контекстной. Контекстная диаграмма для бизнес-процесса «Складской учет» изображена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма

Входными данными для бизнес-процесса «Складской учет» выступают товары от поставщиков, счет-фактура и заказы покупателей. Выходными данными – списанные и отгруженные товары, заявка на покупку товаров у поставщика, акты о расхождении, о списании, акт приема-передачи и отчет: об отгрузках, о браке, о списаниях. Выполняют бизнес-процесс работники склада, руководствуясь регламентами организации складского учета в компании.

Следующий этап построения модели бизнес-процессов в нотации IDEF0 декомпозиция бизнес-процесса на составляющие (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции первого уровня

Бизнес-процесс «Складской учет» состоит из четыре составляющих:

• прием товаров;
• отгрузка товаров;
• проверка товаров;
• формирование отчетов.

Складской учет начинается с приема товаров от поставщиков на основании счет-фактур. Выходные данные данного подпроцесса – акт о расхождении и принятые товары. Следующий подпроцесс – отгрузка товаров. На основании заказов покупателей работники склада отгружают товары клиентам. Выходные данные: отгруженные товары, заявку на покупку товаров от поставщика (если товаров нет в наличии), акт приема передачи.

Также в процессе складского учета выполняется проверки товаров на случай истечения их срока годности, поломки, выхода из строя, потери товарного вида. В результате проверки товары, не подлежащие продажи списываются, о чем составляет акт о расхождении.

Последний подпроцесс – формирование отчетов. При выполнении данного подпроцесса работники склада формируют отчеты о своей деятельности на основании результатов выполнения предыдущих подпроцессов: актов о расхождении, актов приема-передачи, актов о списании.

Каждый подпроцесс также может быть подвергнут дальнейшей декомпозиции. На рисунке 4 представлена диаграмма декомпозиции подпроцесса «Прием товаров».

Рисунок 4 – Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Прием товаров»

При поступлении товаров от поставщика, работники склада проверяют фактическое наличие всех товаров, указанных в счет-фактуре. Если каких-либо товаров не хватает, то составляется акт о расхождении. После разгрузки товаров они размещаются на полках склада, в соответствии с правилами, указанными в регламенте работ склада.

Аналогичной декомпозиции был подвергнут подпроцесс «Отгрузка товаров» (Рисунок 5).

Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Отгрузка товаров»

Необходимость отгрузить товар со склада возникает после оформления заказа покупателя отделом продаж. Следует отметить, что отгрузка производится только при условии полной оплаты заказа. Сначала работники склада проверяют фактическое наличие необходимых клиенту товаров на складе, если таких товаров нет в наличии, то оформляется заявка на покупку товаров у поставщиков и передается в отдел закупа. Клиенту говорится ориентировочная дата поступления товара на склад. Если товар имеется в наличии, то он вынимается с полок склада и выдается клиенту. О факте передачи товаров от работников склада к клиенту составляется акт приема-передачи в двух экземплярах (один остается на складе, второй – у клиента).

На рисунке 6 изображена диаграммы декомпозиции подпроцесса «Проверка товаров».

Рисунок 6 – Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Проверка товаров»

Для проверки товаров необходимо проверить внешний вид товара или его упаковки, а также удостовериться в том, у товара не истек срок годности.

На рисунке 7 изображена диаграмма декомпозиции подпроцесса «Формирование отчетов».

Все акты хранятся в папках для бумаг, поэтому сначала их необходимо отсортировать, затем подсчитать показатели, и уже после этого оформить отчеты в Microsoft Word.

Рисунок 7 – Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Формирование отчетов»

Основным недостатком текущей организации бизнес процесса «Складской учет» в компании ООО «Электротехника» является большая вероятность появления ошибок из-за невнимательности и рассеянности сотрудников, т.к. большая часть рутинных и однообразных действий, связанных с оформлением отчетов и документов выполняется в полуручном режиме (с использованием программ офисного пакета Microsoft Office). Кроме того, отсутствие единого хранилища актуальной информации о наличии того или иного товара на складе компании значительно снижает качество обслуживания клиентов и производительность труда сотрудников склада.

Для решения описанных выше недостатков текущей организации было принято решение автоматизировать складской учет с помощью внедрения специализированной информационной системы учета товарных остатков на складе компании.

Информационная система должна автоматизировать выполнение следующих функций:

• хранение данных о товарах и их количестве на складе;
• операции для управления данными товаров: добавление при приеме от поставщиков, уменьшение количества при выдаче и списывании товаров;
• формирование документов: акт о расхождении, акт приема-передачи, акт о списании;
• формирование отчетов о деятельности склада за заданный период: отчет о списаниях, отчет об отгрузках, отчет о браке.

Кроме того, автоматизация учета всех данных позволит в будущем проводить анализ деятельности склада и строить соответствующие прогнозы.

2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ