Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса(Выбор комплекса задач автоматизации).pdf
Добавлен: 01.04.2023
Просмотров: 79
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
1.1 Выбор комплекса задач автоматизации
1.2 Характеристика существующих бизнес –процессов
1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи
1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
2.1 Информационная модель и её описание
2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.3 Характеристика результатной информации
2.4 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.5 Характеристика базы данных
2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
ВВЕДЕНИЕ
проектный информационный обеспечение документооборот
Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Документация является частью функционирования любого предприятия. Системы электронного документооборота (СЭД), позволяют организациям автоматизировать работу с документами как внутрифирменными, так внешними.
Обоснование необходимости автоматизации процесса управления документооборотом на различных предприятиях имеют разные предпосылки: для одних – это повышение эффективности организационно-распорядительного документооборота; для других – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение приоритетов в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства.
Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами. Для достижения адекватности выбора поставленной задаче необходимо ознакомится с каждой из предлагаемых ДИС.
Существуют различные методы и возможности, которые позволяют наладить систему управления документооборотом. В зависимости от задач, которые будут решаться с помощью СЭД, можно выбрать одно, наилучшим образом подходящее конкретному виду деятельности. В данной работе мы рассмотрим особенности управления документооборотом на крупном предприятии, а также проведем сравнительный анализ СЭД, пользующегося на территории России наибольшей популярностью.
Целью курсовой работы является анализ деятельности управления документооборотом на примере склада, внедрение информационных технологий в процесс работы склада. Результатом выполнения работы является создание готовой информационной системы управления документооборотом учета движения материалов на складе.
При выполнении курсовой работы были поставлены следующие задачи:
- описание предметной области;
- проектирование концептуальной модели данных;
- моделирование бизнес-процессов;
- проектирование физической структуры базы данных.
Решение этих задач предусматривает создание базы данных учета движения материалов на складе.
Курсовая работа состоит из введения, содержания, аналитической и проектной частей, заключения и списка литературы.
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Выбор комплекса задач автоматизации
Предметная область информационной системы - это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними.
Склад готовой продукции не занимается никакой коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц заинтересованных в этом. Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, приемка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции, согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.
Затем склад готовой продукции должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.
Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.
Рассмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе. Такое рассмотрение проводится с целью выявить недостатки существующей системы складского учета, а так-же показать необходимость автоматизации склада.
Процедура принятия продукции на склад:
- Продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;
- Контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);
- Осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;
- Грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.
В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад, и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.
Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:
- Получатель товара подает накладную на отгрузку товара;
- Контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;
- Далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;
- Затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;
- Контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;
- Далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;
- Далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.
Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:
- Регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;
- Поиск товаров для отгрузки будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении (номер склада).
- Формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.
В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием компьютеров, не нужно будет возится с кучей бумаг.
При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.
Главное назначение автоматизированной системы в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.
Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:
- надежность функционирования системы;
- функциональная полнота системы; быстродействие;
- минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.
1.2 Характеристика существующих бизнес –процессов
Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.
Под автоматизированной системой понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.
Структура конкретной автоматизированной системы для своей реализации предполагает наличие трех компонентов: комплекса технических средств, состоящего из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники; системы программных средств, состоящей из системного (общего) и прикладного программного обеспечения; системы организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной автоматизированной системы обеспечения управленческой деятельности.
Потребности проектировщиков баз данных в более удобных и мощных средствах моделирования предметной области вызвали к жизни направление семантических моделей данных. Притом, что любая развитая семантическая модель данных, как и реляционная модель, включает структурную, манипуляционную и целостную части, главным назначением семантических моделей является обеспечение возможности выражения семантики данных. Наиболее простым является составление ER- диаграммы. ER- диаграмма просто реализуется в реляционную модель: сущность становится таблицей, атрибуты- идентификаторами преобразуются в первичные ключи, а остальные атрибуты- в столбцы.
Бизнес-процессы – это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей. Часто бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Бизнес-процесс может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. При описании бизнес-процессов используются различные методологии и соответствующие нотации, такие как: IDEF0, IDEF3, DFD.
В данной работе в качестве СУБД была выбрана система управления реляционной базой данных Microsoft Access, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных. В ее файле могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса: отчеты, формы, запросы.