Файл: Реализация системы контроля управленческих государственных решений в департаменте экономического развития Московской области.pdf

- учет служебных документов в аппарате Администрации;

- предоставление документов исполнителям;

- установление сроков доведения информации о исполнении;

- контроль за временем исполнения;

- установление памятки об ограничении сроков исполнения;

- проверку по ходу реализации;

- проверку качества исполнения;

- учет и анализ результатов исполнения;

- снятие документов с контроля;

- подготовку информаций о состоянии контроля и исполнения.

Б) Контроль за объёмом и качеством реализации государственной функции состоит из выполнения проверок, определения и устранения отклонений, ознакомление с жалобами, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, принятие решений на действия (бездействие) должностных лиц департамента экономического развития Московской области.

Внутренними распорядительными документами (приказами) департамента экономического развития Московской области выявляется перечень должностных лиц, которые выполняют контроль.

В целях выполнения контроля за соблюдением правильности действий, установленных административными процедурами, принятием решений, за полнотой и качеством исполнения государственной функции департамент экономического развития Московской области проводит как плановые, так и внеплановые проверки.

Текущий контроль происходит путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Деятельность органов государственного управления, в том числе департамента экономического развития Московской области заключается в работе с документами.

2.2. Направления совершенствования методов принятия управленческих государственных решений в департаменте экономического развития Московской области на основе зарубежного опыта

В широком смысле контроль в сфере государственного управления подразумевает проверку исполнения законов, нормативных правовых актов, исполнения принятых решений, выявления отклонений от поставленных целей и задач государственного управления и исправление деятельности объекта управления. Поскольку контроль существует на всех этапах управленческой деятельности, то есть выступает «сквозной» управленческой функцией, можно его определить как аналитическую функцию управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом управления совокупность мер слежения за подготовкой, принятием и исполнением управленческих решений, а также проверки реального состояния государственной организации (подразделения, сотрудника).

Система контроля, выступает как подсистема государственного управления, во многом помогает устойчивости системы, а так же ее развитию. С помощью контроля выполняется достоверная обратная связь, которая помогает определить результаты воздействия управляющего объекта на управляемый, сделанные отклонения от управленческих решений, а также принципов организации и регулирования. Определяя отклонения и их источники, контроль помогает определить пути достижения целей и устранение допущенных просчетов или нарушений в работе объекта управления.

Если поиск решения происходит до тех пор, пока не находится первое приемлемое, а не оптимальное решение такой поиск принято называть подбором удовлетворительного решения. Однако существуют альтернативные курсы действий, без учета которых возникает опасность кризиса в будущем. Так как проблемы, существуют в изменчивой экономической среде, необходимо рассмотреть факторы, которые могут находиться вне контроля принимающего решение и могут оказывать влияние на каждый альтернативный курс действий. Таким образом, следует принимать и обрабатывать определенную внутреннюю и внешнюю информацию экономической среды. На практике выбор вариантов решения - это сравнительная оценка альтернативных курсов действий и подбор варианта, который в наибольшей отвечает целям организации. На основе выбранного варианта составляется план (бюджет) реализации принятого варианта решения и производятся админисгративные мероприятия, необходимые для организации его выполнения.

На последних этапах процесса производится сравнение фактических и планируемых показателей и принятие мер, в случаях расхождений. Эти этапы относятся к контролю и регулированию в рамках организации. Данная управленческая функция заключается в получении и оценке результатов деятельности, выработке корректирующих мер, направленных на то, чтобы были решены поставленные задачи и достигнуты цели организации. Основным «поставщиком» информации о результатах является управленческая отчетность. Данные этих отчетов обеспечивают обратную связь (параграф 1.1. данного исследования) для сравнения запланированных и фактических результатов. Эффективность контроля и регулирования зависит от принимаемых корректирующих действий, направленных на приведение фактических результатов в соответствие с запланированными. В свою очередь планы также уточняются, если выясняются просчеты в планировании. Обратная связь может свидетельствовать о невозможности реализации планов, в этом случае следует рассмотреть альтернативные варианты действий, которые приведут к реализации цели.

Рисунок 2 - Схема принятия решения с применением инструментов управленческого учета

Для разграничения сфер ответственности между руководителями разных уровней (кто какие решения принимает,кто за что отвечает) следует составлять регламенты, определяющие функциональные области и порядок работы. Регламент оказывает непосредственное влияние на результаты принятия решений.

Каждое решение в конечном итоге направлено на достижение цели или выполнение задач, являющихся источником ее реализации. Впрактической работе важно по возможности более точно определить ресурсы, используемые при осуществлении цели. Решения принимаются в условиях неопределенности экономической среды, т.е. риска возможной ошибки, опасности потерь и, наоборот, положительного тренда.

При выборе решения важным является набор показателей (параграф 2.3 диссертационного исследования), позволяющий оценить эффективность уже принятых решений и спрогнозировать перспективы.

При решении управленческих задач применяют простые методы и методы принятия решений, требующие применения развитого математического аппарата. В соответствии с миссией (целью) фирмы анализируются ресурсы и внешние факторы, которые могут оказать влияние на результат. В некоторых ситуациях возможно использовать различные простые приемы принятия решений. Среди оперативных инструментов менеджмента можно назватьметод экспертных оценок, метод оценки по системе баллов, анализ шансов и рисков (или слабых и сильных сторон), метод проверочного списка, анализ портфеля,метод Матрицы портфеля Бостонской консалтинговой группы, концепция жизненного цикла товара,анализ «разрывов», и другие методы планирования, прогнозирования и принятия решений.

Система контроля должна обеспечить сплочённую работу аппарата, улучшение результативности и поиск рационального развития как структуры, так и процесса с учетом динамики изменения экономических, политических и социальных условий в обществе

Главной целью государственного контроля выступает обеспечение государственной исполнительской дисциплины, а так же единства исполненного решения и его своевременного и качественного выполнения, устранение возможных ошибок и нарушений в функционировании подконтрольных органов. Для этого нужно преобразование системы контроля реализации государственных управленческих решений.

Для совершенствования системы контроля реализации управленческих решений, нужно следующее:

- во-первых, объективность тех людей, которые выполняют функции контроля, а также выполнение ответственности органов, которые контролируют. Нужно показывать правдивое положение дел. Так же во время проведения контроля важно ограничиться от эмоций и предвзятого отношения к управленческим решениям, которые контролируются. Контроль должен быть своевременным и гибким, ориентированным на решение поставленных организацией задач и соответствующим им;

- во-вторых, контроль должен присутствовать на всех этапах государственных управленческих решений и помогать успешному решению целей, стоящих перед объектом государственного управления. Отсутствие контроля порождает опасность утраты инициативы;

- в-третьих, контроль над принятием государственных управленческих решений в департаменте экономического развития Московской области должен быть гласным, то есть должно быть доведение результатов контроля до проверяемых объектов управления;

- в-четвертых, делая систему контроля исполнения принятых решений, важно придерживаться комплекса мер по планированию и организации контрольной деятельности в департаменте.

Комплекс действий по совершенствованию организации контроля должен включать в себя следующие элементы.

1. Выбор концепции контроля. Руководитель должен решить, следует ли применить всеобъемлющую систему планирования, контроля и отчетности или организовать контрольную деятельность применяя частные проверки и контроли.

2. Выявление цели контроля. Руководитель на этом этапе построения системы контроля выдвигает критерии целесообразности, правильности, регулярности и эффективности выполнения контрольных мероприятий.

3. Установление контролируемых норм. В их качестве предоставляются объекты должностных или функциональных обязанностей, например: этические, правовые, производственные и сравнительные нормы, цели, задачи.

4. Установление субъектов контроля. Это действие подразумевает выбор вида контроля по критерию «зависимости от процесса».

5. Выявление методов контроля. По установлению может быть выбран прогрессивный контроль, то есть от положения вещей к его отображению или ретроградный - от отображения к положению вещей; по непосредственности различают методы непосредственного контроля и косвенного контроля (по контрольным индикаторам).

6. Установление объема контроля. В зависимости от объема выделяют полный, сплошной или выборочный контроль. Грамотное определение объема контроля воздействует на эффективность контрольной работы.

7. Установление действий по контролю. Если нужно руководитель может указывать последовательность мероприятий при осуществлении конкретной программы контроля. В ряде случаев лица, привлеченные к проведению контрольных мероприятий могут действовать разрозненно.

8. Установление точек контроля. Выполняя контрольные мероприятия нужно хорошо определять место или места осуществления контрольных мероприятий, время начала и завершения контроля, установить последовательность контрольных мероприятий.

9. Определение точек контроля. Для того, что бы повысить качество контроля нужно предоставить контрольной деятельности определенные ресурсы. В качестве ресурсов можно применить, различные счетные устройства, компьютеры с соответствующим программным обеспечением и т.п.

10. Определение областей контроля. При принятии решения о проведении контрольных мероприятий следует четко обозначить область объекта контроля, параметры которой интересуют руководителя. Это позволит снизить затраты времени и ресурсов на осуществление контрольных мероприятий, а также ограничить поток информации, проходящей через руководителя.

11. Установление допусков на погрешности. При проведении контрольных мероприятий важно определить величину разрешимой ошибки итогов контроля.

12. Установление метода сообщения итогов контроля. По итогам контроля обычно делается акт с подписями лиц, которые выполняли контрольные мероприятия, и лиц, действия или объекты ответственности которых подвергались проверке.

13. Выявление способа оценки отклонений. Данное действие предполагает проведение анализа отклонений, локализацию их причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления ситуации.

- в-пятых, своевременно предоставлять итоги контроля, переделывать данные итоги в корректирующие решения, подлежащие исполнению и повторному контролю.

В случае если контроль установил нарушения, нужно выявить причины нарушений, провести их анализ, разработать соответствующие меры по устранению данных причин.

В департаменте экономического развития Московской области, главным критерием эффективности выступают исполнение документа в срок с соблюдением юридических норм и правил делопроизводства. Складывается впечатление, что контроль выполняется из-за самого контроля. При этом сложилась ситуация, когда все стремления подразделений нацелены на то, чтобы хорошо предоставить себя при проведении контрольных проверок и отчетов, а вовсе не на то, чтобы достигнуть выполнения сути постановлений и распоряжений. В этих условиях крайне важен комплексный анализ, он позволяет выявить слабые места в работе администрации с тем, чтобы устранить их и наметить меры по повышению эффективности работы департамента.