Файл: Основные функции в системе менеджмента (на примере ООО «Глобус»).pdf

Чтобы при планировании учесть возможные изменения во внешней среде, используют методы прогнозирования. Прогноз – это научное предвидение возможного состояния экономики, общества, организации в будущем.^[15] Анализ внешней среды особенно актуален в сегодняшних нестабильных российских условиях, где недооценка внешних условий деятельности может привести к банкротству фирмы. В ООО «Глобус» прогнозированием, в основном, занимается генеральный директор.

Организация. Задача данной функции – формирование структуры предприятия, обеспечение его всем необходимым для нормальной работы. Как мы уже определили в первой главе данной курсовой работы, эффективность или неэффективность управления в значительной степени определяется именно организационной структурой.

1. Проводя анализ организационной структуры управления ООО «Глобус» был принят во внимание тот факт, что эффективные структуры управления должны удовлетворять следующим критериям:
2. В подразделении или у сотрудника может быть только один непосредственный начальник;
3. В прямом подчинении должно находиться не больше 7+/-2 человек - сохранение принципа нормы управляемости;
4. Каждый сотрудник должен иметь определенные функциональные обязанности.

Структуру и штаты отделов в ООО «Глобус» утверждает Генеральный директор в соответствии с нормативами численности специалистов и с учетом объемов работ и особенностей функциональных обязанностей. Организационная структура управления в компании «Глобус» построена по функциональному принципу (см. приложение 1). Из схемы видно, что в такой структуре высокий уровень централизации. Департаментализация осуществлена по функциональному признаку, который предполагает, что группировка работ производится в соответствии с функциями, закрепленными за конкретными подразделениями.^[16] Анализируя командную цепочку, можно отметить, что максимальная ответственность сконцентрирована у Генерального директора, а также у начальников подразделений.

Именно сотрудники организации, их отношение к работе, квалификация, творческий потенциал, интеллектуальный уровень, стремление к личностному росту и обучению, навыки эффективной коммуникации и умение работать в команде определяют будущее любой организации. Общая численность ООО «Глобус» составляет 1470 чел. Успех и уровень развития организации определяется уровнем квалификации персонала (см. рис. 2.1).

Рис. 2.2.Уровень образования сотрудников ООО «Глобус»

Данная диаграмма показывает, что в организации больше всего сотрудников со средним специальным образованием (675 чел.). С высшим – 405 человек, а с начальным профессиональным и средним - 390. Причиной того, что в организации, в основном, сотрудники со средним специальном образованием является преобладание рабочей силы в производстве, где занято 1223 человека. Сотрудники с высшем образованием занимают руководящие должности в головном офисе и на производстве.

В хорошо смоделированной организационной структуре, количество руководящего персонала не превышает 30% от общего числа сотрудников. Категории персонала в ООО «Глобус» представлены на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Категории персонала в ООО «Глобус»

Как видно из диаграммы, численность руководящего персонала составляет 5,4%. Доля производственного персонала составляет наибольшую часть – 90,65%.

Повышение квалификации проходят сотрудники кондитерской фабрики (технологи) – только 5 человек в год.

Текучесть кадров с 2015 по 2016 г составила:

Ктек == 1,26%

Нормой текучести кадров можно назвать от 3% до 7%. Специалисты по персоналу утверждают, что, если текучесть кадров в компании менее данной нормы – налицо проблема. Если люди практически не уходят, значит, многим либо переплачивают, либо предъявляют пониженные требования. Такую ситуацию можно расценивать как застой в коллективе. В таком случае необходимо искусственно "встряхнуть" персонал, например, найти повод для замены части сотрудников.^[17] Но мы не согласны с данным подходом, поскольку могут быть уволены квалифицированные сотрудники, и это повлияет на морально – психологический климат в коллективе.

Координация представляет собой вид управленческой деятельности, основная цель которой достижение согласованности в работе всех звеньев управления.^[18] Основными функциями координации являются коммуникации и принятие решений. Большинство работников получает информацию по одному каналу связи, что может привести к недостаточному пониманию руководящей информации. Известно, что для большей усвояемости полученной информации необходимо использовать несколько каналов связи. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

В современных условиях кризиса, как никогда прежде, повышаются требования к качеству управленческих решений, поскольку даже незначительная ошибка в выборе альтернатив может привести к негативным последствиям для фирмы.^[19] Процесс принятия решений отражается на всех аспектах управления. Управленческая деятельность в части формирования и реализации решений на предприятии состоит из следующих этапов:

1. определение потребности в принятии решения;
2. разработка управленческого решения;
3. подготовка управленческого решения;
4. обеспечение процедур принятия управленческого решения;
5. выполнение управленческого решения;
6. контроль за выполнением решения.

Распределение полномочий при этапах технологии принятия решения представлено в таблице 2.5.

Таблица 2.5 - Распределение полномочий при этапах технологии принятия решений в ООО «Глобус»

Как видно из этапов процесса принятия управленческих решений сильно зависит от личностного фактора, так как по сути решения в фирме принимает только один человек генеральный директор. Также, контроль и планирование полностью возлагается на него, что, по – нашему мнению, отнимает у него значительную часть времени.

На предприятии должен постоянно осуществляться контроль выполнения поставленных задач.^[20] Практическую работу по контролю над выполнением решений в ООО «Глобус» осуществляют работники или участники, т.е. владельцы организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Отдел технического контроля ООО «Глобус» является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно коммерческому директору.

Таким образом, проведя анализ функций менеджмента на ООО «Глобус» можно сказать, что некоторые из них реализуются в не полной мере и недолжном качестве. В следующем параграфе мы постараемся предложить некоторые рекомендации по улучшению.

§3.2.Рекомендации по совершенствованию функций менеджмента на предприятии

Говоря о функции планирования, мы определили, что она включает в себя постановку миссии, целей и стратегий. Анализ целей показал, что компании нужно использовать четкую, деловую терминологию, которая должна включать в себя мероприятия по их достижению. Рассмотрев основные цели ООО «Глобус», было выявлено, что они не конкретны и «размыты». Мы предлагаем воспользоваться принципом SMART.^[21] Исходя из этого, краткосрочные цели компании можно улучшить, например:

1. ввести в действие программу «Тайный покупатель» к 1 декабря текущего года в рамках выделенного бюджета в 100 тыс. руб;
2. снизить себестоимость продукции до 3 % за счет совершенствования производительности труда в течение 6 месяцев.

Что касается осуществления функции прогнозирования в организации, мы считаем, что её осуществление только руководителем по всем вопросам имеет два серьезных недостатка:

1. отнимает у него слишком много времени на рассмотрение второстепенных вопросов;
2. снимает значительную часть ответственности с согласующих подразделений.

Мы предлагаем организовать небольшой плановый отдел (2 человека), который будет осуществлять функцию прогнозирования, разрабатывать стратегический план на определенный период, осуществлять оценку и контроль их выполнения.

Проведенное исследование мотивационной среды показало, что применяемые механизмы не в достаточной степени обеспечивают достижение целей ООО «Глобус». В целях создания мотивирующей рабочей среды мы предлагаем провести следующие мероприятия:

1. Дополнительное повышение нематериального стимулирования.
2. Вовлечение персонала в процесс управления.
3. Планирование карьеры.

Вовлечение персонала неразрывно связано с лидерством руководителя и доверием к нему. Основу деятельности любой организации составляют люди, и вовлечение персонала является ключевым фактором ее успеха. Опыт внедрения улучшений в различных странах говорит о том, что преобразования начинаются тогда, когда примерно 20—25% персонала готовы к переменам и принимают непосредственное участие в их разработке и внедрении. Такое число персонала часто называют «критическая масса».^[22] Планирование карьеры - это процесс сопоставления потенциальных возможностей, способностей и целей человека с требованиями организации, стратегией и планами ее развития, выражающийся в составлении программы профессионального и должностного роста. Мотивированный персонал, обладающий квалификацией необходимого уровня, делает возможным развитие организации и обеспечивает ей конкурентное преимущество на рынке. Мы предлагаем разработать систему управления карьерой, которая должна включать в себя вертикальные и горизонтальные уровни.

Карьера вертикальная — вид карьеры, с которым чаше всего связывают само понятие деловой карьеры. Под вертикальной карьерой понимается подъем на более высокую ступень структурной иерархии (повышение в должности, которое сопровождается более высоким уровнем оплаты труда).^[23]

Карьера горизонтальная — вид карьеры, предполагающий либо перемещение в др. функциональную область деятельности, либо выполнение определенной служебной роли на ступени, не имеющей жесткого формального закрепления в организационной структуре^[24]. К горизонтальной карьере можно отнести также расширение или усложнение задач на прежней ступени (как правило, с адекватным изменением вознаграждения).

По нашему мнению, менеджер по персоналу уже при приеме кандидата в ООО «Глобус» должен спроектировать возможную карьеру и обсудить ее с кандидатом исходя из индивидуальных особенностей и специфики мотивации. Одна и та же карьерная линия для разных сотрудников может быть и привлекательной, и неинтересной, что существенным образом скажется на эффективности их дальнейшей деятельности. Мы считаем, что необходимо разработать карьерограммы для сотрудников, чтобы они смогли увидеть возможности карьерного роста. Нами была разработана карьерограмма бухгалтера в ООО «Глобус», которая показана на рис. 2.4.

Аттестацию сотрудников предлагается проводить использую метод 360 градусов. С помощью данного метода можно дать точную оценку сотрудника, претендующего на должность.

Главный бухгалтер

Заместитель главного бухгалтера

Старший бухгалтер

Бухгалтер кондитерской фабрики

Бухгалтер по расчетам с поставщиками и покупателями

Бухгалтер по расчету заработной платы

Ассистент отдела бухгалтерии

Рис.2.4. Карьерограмма бухгалтера в ООО «Глобус»

Сотрудник может получить ту или иную должность, если есть вакансия и он подходит под требования, предъявляемые к должности. Например, требования к старшему бухгалтеру:

1. Высшее образование.
2. Стаж работы не менее 3 лет, в том числе в области учета на фабрике.
3. Знания:

- бухгалтерского учета и отчетности по расчетным операциям;

- структуры компании в целом, функций и задач его подразделений;

- знанием нормативной базы, системы гражданского и налогового законодательства;

- основ делопроизводства.