Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Понятие, значение и этапы).pdf

Коммуникационные сети, стили и процесс

Коммуникационная сеть – это соединение определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью каналов коммуникации.^[93]

Каналы - это связи, обеспечивающие взаимодействие и передачу информации между объектами коммуникации.^[94]

Различают несколько видов сетей (Приложение 1.):

- Последовательные - информация движется линейно (последовательно) между участниками коммуникации («цепь», «игрек»);

- Веерные - прохождение информационных потоков ориентировано на централизацию («звезда», «шпора»);

- Круговые - коммуникации осуществляются децентрализовано (по кругу) («круг», «все канальная», «вертушка»).^[95]

Общее число каналов связи в сетях коммуникации можно определить, используя следующие формулы.

- для последовательной и веерной сетей коммуникации: L_min = P – 1;

- для круговой: L_max =

Где L – число каналов в сети коммуникаций, P – число работников (подразделений).

В таблице 1 изображены качественные характеристики различных видов коммуникационных систем.

Таблица 1 - Качественные характеристики различных видов коммуникационных систем

Источник: Шунейко А.А. Основы успешной коммуникации: Учебное пособие / А.А. Шунейко, И.А. Авдеенко. - М.: Флинта, 2016. – С. 184.

Все эти особенности коммуникационных сетей необходимо учитывать при формировании и развитии организационной структуры.^[96]

На практике фактическая сеть коммуникаций в любой организации, а тем более коммерческой, представляет собой не последовательную или веерную, а скорее всего круговую систему, в которой рядом с официальными, прежде всего вертикальными коммуникациями (руководитель – подчиненный), существует большое число неформальных.^[97]

Эффективное построение коммуникационных сетей важно для успешного конструирования организационных отношений, регулирования информационных потоков и повышения результатов деятельности организации.^[98]

Стиль общения-это метод, с помощью которого строятся каналы коммуникации. Стиль отражает взаимодействие субъектов коммуникации. Знание стилей помогает определить оптимальную форму взаимодействия с конкретным человеком и спрогнозировать его результат.

В зависимости от открытости одного участника общения по отношению к другим и адекватности обратной связи выделяют пять типов стилей в межличностных отношениях:

- "открытость себя" - высокая степень открытости человека другим без взаимной реакции;

- "самореализация" - эффективное взаимное общение субъектов взаимодействия;

- "самоизоляция" - желание быть изолированным от общения и не позволять другим познать себя;

- "защищая себя" - желание познакомиться с другими, оставаясь при этом закрытым для общения;

- "иди на поводу у/за себя" - умеренная открытость и обратная связь, которыми обмениваются друг с другом в процессе общения.

Каждый из этих стилей формирует определенный тип коммуникативного поведения индивида в организации. Выбор того или иного типа стиля должен быть связан с анализом и оценкой особенностей, условий, целей и задач коммуникативного процесса.^[99]

Коммуникационный процесс - процесс обмена информацией между двумя или более людьми.^[100]

Основной целью коммуникационного процесса является обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене.

Коммуникационный процесс включает в себя четыре основных элемента:

1) отправитель-лицо, которое собирает или передает информацию;

2) сообщение-информация, закодированная символами;

3) канал-средство передачи информации;

4) получатель-лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.^[101]

В процессе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи, чтобы обе стороны понимали исходную идею одинаково. Это трудно, потому что на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен. Эти шаги заключаются в следующем:^[102]

1. Происхождение идей-формулировка идеи и отбор информации;

2. Кодирование информации и выбор канала-придание сообщению определенной формы (слова, жесты, интонации), выбор символов (звуков, букв) и определение канала (устная речь, письменное сообщение, видео, электронные средства связи);^[103]

В некоторых случаях при обмене информацией желательно использовать определенную комбинацию средств массовой информации, а не только один канал. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, но повышает его эффективность.

3. Обмен сообщениями-отправка информации получателю;

4. Декодирование-перевод символов сообщения в мысли получателя.

Иногда, по ряду причин, при передаче информации возникают различного рода помехи и искажения (шумы), которые могут изменить смысл сообщения.

Интерференция - это все, что искажает смысл сообщения из-за различий в вербальном и невербальном характере, различиях в восприятии, организационном статусе, физических взаимодействиях и т. д.^[104]

Для компенсации негативного воздействия шума и повышения эффективности информационного обмена в процессах коммуникации используется обратная связь, под которой понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Необходимо понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение.^[105]

Обратная связь может быть прямой (прямое наблюдается изменение поведения) и косвенной (снижение производительности труда, текучесть кадров, прогулы, конфликты и т. д.).

Эта обратная связь реализуется через два заключительных этапа процесса коммуникации.

5. Интерпретация сообщения и генерация ответа-на этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а исходный отправитель-получатель ждет ответного сообщения.^[106]

6. Передача ответа-сформулированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, тем самым замыкая цикл связи.

Это может занять несколько таких циклов и, следовательно, больше времени, чтобы достичь понимания. Но хотя процесс обратной связи идет медленнее, он гораздо более точен и эффективен, чем односторонняя связь (Приложение 2).^[107]

Коммуникационные барьеры в межличностных коммуникациях включают в себя:

- барьеры через восприятие-разное восприятие одной и той же информации разными людьми из-за различий в ценностях, опыте и восприятии;

- семантические барьеры-несоответствие способов употребления слов и их значений.

Семантика-это наука о том, как используются слова и какие значения они передают. Поскольку слова (символы) могут иметь разное значение для разных людей, то, что хотел передать отправитель, не всегда будет интерпретировано и понято получателем одинаково.^[108]

Символы не имеют исходного фиксированного значения. Их значение человек понимает из своего опыта, и оно варьируется в зависимости от контекста, т. е. ситуации, в которой используется символ.

Семантические барьеры часто являются проблемой для компаний, работающих в многонациональной среде. Например, General Motors, выведя на латиноамериканский рынок модель Chevi Nova, так и не дождалась ожидаемого уровня продаж. Проведя исследование, фирма выяснила, что слово " Новая "в переводе с испанского означает" не собирается " (no va)! Очевидно, что семантические барьеры через культурные различия могут стать серьезной проблемой во время деловых переговоров.^[109]

- невербальные барьеры-неоднозначное толкование символов (кроме слов), что искажает смысл сообщения;

Как и в случае с семантическими барьерами, культурные различия часто являются главным барьером в невербальной коммуникации. Например, взяв японскую визитку, надо внимательно прочесть все данные на ней и показать, что вы это сделали. Положив его в карман, вы укажете ему, что не считаете его важной персоной.^[110]

- плохая или отсутствие обратной связи-невозможность получить подтверждение правильной интерпретации сообщения;

- неспособность слушать-неудовлетворительная способность воспринимать информацию.^[111]

Коммуникационные барьеры в организационных коммуникациях включают в себя:

- непреднамеренное искажение сообщений-личная фильтрация и интерпретация смысла, искажения вследствие Обобщения, обработки, упрощение информации, статусных различий и т. д.;

- умышленное искажение информации-интерпретация сообщения в интересах пользователя;

- информационная перегрузка-перегрузка каналов связи, экранирование информации и потеря важной ее части;

- кадровые ограничения-некачественный состав рабочих групп и персонала в целом;

- административные барьеры, неэффективное использование власти, управленческие ошибки;

- ограниченное организационное среда-неблагоприятный социально-психологический климат, конфликты и стрессы в организации.^[112]

Такие методы помогают устранить барьеры в организационных коммуникациях:

- регулирование информационных потоков с учетом их количественных и качественных характеристик и потребностей получателей информации;

- установление регулярных контактов между потребителями информации с помощью встреч, бесед, дискуссий, совещаний;^[113]

- обеспечение эффективной системы обратной связи;

- внедрение систем сбора предложений через анонимную почту, телефонную связь, обсуждение решений в рабочих группах, информационные бюллетени, публикации, видеоматериалы и т. д.;

- внедрение электронных средств связи и телекоммуникаций (электронная почта, видеоконференции и др.);^[114]

- совершенствование системы стимулирования персонала;

- повышение уровня качества управления;

- формирование здорового деловой среды в организации.

Устранение коммуникационных барьеров позволяет формировать продуктивные организационные коммуникации, способствующие достижению целей организации.^[115]

Предложения и рекомендации по усовершенствованию коммуникативной политики предприятия

В качестве рекомендаций можно предложить известное высказывание Л. Якокки (американского менеджера и промышленника): "все экономические операции можно в конечном счете свести к обозначению тремя словами: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди.^[116]

Если у вас нет надежной команды, то мало что можно сделать из других факторов. "То есть без взаимопомощи и сотрудничества руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии.

Положительное влияние на процесс общения в организации оказало бы принятие руководителем так называемого правила "открытой двери", чтобы у любого сотрудника всегда была возможность поговорить с ним, обсудить различные вопросы-это может привести к снижению межличностных и других конфликтов в компании.^[117]

Руководителю также важно установить четкие критерии для определения информации, подлежащей распространению среди персонала. Такая информация может повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать трудовой процесс. Осведомленность о делах организации и осознание своей роли в ней приводит к тому, что сотрудники поддерживают цели организации, у них развивается уверенность, доверие к руководителю. Напротив, утаивание информации или просто ее замалчивание приводит к появлению слухов и дестабилизации работы в коллективе.^[118]