Файл: Разработка регламента выполнения процесса « Движение библиотечного фонда».pdf

Введение

Автоматизация библиотечных процессов соответствует следующему перечню задач.

Быстрота обслуживания посетителей.

Эффективное управление фондами.

Защита библиотек от хищений.

Каждая конкретная библиотека ориентируется на свои финансовые возможности при выборе системы. Администрация может закупить оборудование или создать свою разработку. При этом всегда существуют первостепенные задачи и очередность решаемых проблем. Большинство библиотечных специалистов считают нужным начинать автоматизацию с создания электронного каталога. Но разработчики могут предложить учет читателей, систематизацию запросов.

Автоматизацией может быть названо развитие аппаратного и программного обеспечения на практике. Так, для предоставления посетителю библиотеки возможности ознакомления с новыми поступлениями в учреждении должен быть установлен компьютер. Но этим этапом система автоматизации библиотек не ограничивается. Возможно, сетевое соединение библиотек через интернет, что будет именно информатизацией.

Создание читательских мест, повышение комфорта сервиса, уменьшение объема ручной работы для библиотекарей систематизируется компьютерными системами. Во всех случаях автоматизация будет представлять собой часть информатизации. Она может быть представлена в виде:

использования телекоммуникаций;

работы онлайн в интернет;

применения штрих-кодов для идентификации книг и читательских билетов;

технологий для издания книг и издательств;

баз текстов;

цифровых библиотек электронных книг.

Все это может быть названо информатизацией, если добавить методики обучения для персонала и посетителей. В зависимости от того, какие внедряются технологии, будут уместны те или иные термины, описывающие процессы модернизации библиотечного дела.

Тема данного курсового проекта – Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда»

Объект исследования –библиотека.

Предмет исследования – регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда»

Этапы решения поставленной цели:

• Выполнить описание предметной области
• Изучить средства для моделирования бизнес-процессов
• Выполнить моделирование процессов «Как есть»
• Выполнить моделирование процессов «Как будет»

Глава 1. Анализ предметной области

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

Основной целью формирования библиотечного фонда является хранение документов и предоставления их посетителям учреждения культуры на определенное время.

- Новые требования утверждены Приказом Минкультуры России от 02.02.2017 № 115. Учет библиофонда. В Законе №78 «О библиотечном деле» означено, что одной из обязанностей библиотеки является комплектование, учет, хранение и использование библиофонда.

Все данные, которые касаются его величины, а также состава фонда по тематике, видам и иным признакам, ежегодно передаются в Главный информационно-вычислительный центр Министерства культуры РФ в срок до 15 января.

Ответственным за предоставление достоверной информации о библиотечном фонде является руководитель учреждения культуры.

Учет библиофонда состоит из двух частей – учета документов, поступивших в учреждение, и учета их выбывания.

Библиотека обязана учитывать любое поступление и выбытие. При этом ни вид носителя, ни сроки хранения не имеют никакого значения. Исключением являются только те материалы, которые никак не связаны с формированием фонда, например: секретные документы; материалы, созданные учреждением на собственном оборудовании; управленческие документы; документы личного характера и многие другие. Если говорить об учете документов, которые оформлены драгоценными камнями и металлами, то он осуществляется в отдельной инвентарной книге. Занимаясь организацией учета, с самого начала необходимо уделить внимание определению документооборота для учета поступлений в фонд библиотеки. Для этого к Инструкции о библиотечном фонде стоит приложить примеры таких документов, как акт на прием изданий и акт на те издания, которые поступают как пожертвования или не имеют сопроводительных документов.

Работа по комплектованию библиотечного фонда имеет различные направления. Так, например, в первую очередь необходимо проанализировать запросы пользователей и оценить состояние и объем имеющегося фонда. Также нужно выполнить анализ внешнего документного потока и оценить объем финансирования на текущий период. Комплексный анализ всех факторов станет основанием для осуществления отбора изданий.

После отбора необходимо провести процедуру приобретения и включить приобретенные издания в библиотечный фонд. Не стоит забывать о таком важном моменте, как составление тематико-типологического плана комплектования фонда, который должен соответствовать профилю комплектования и обуславливаться структурой фонда каждой конкретной библиотеки. Корректировка такого плана зависит от поступающих пользовательских запросов и происходит не реже одного раза в год.

Составление тематико-типологического плана входит в компетенцию отдела комплектования. В некоторых случаях могут наблюдаться небольшие отклонения от данного плана. Это может быть вызвано различными причинами, например: в случае ограниченного тиража заказываемого издания; при недостаточном объеме финансирования; если литература заказана у издательства, которое по определенным причинам не может выступать в качестве поставщика. На сегодняшний день, кроме книготоргующих организаций, издательств и типографий, в качестве каналов комплектования библиотечных фондов выступают интернет, система «Книга – почтой», редакции газет и журналов, книгообмен.

Прежде всего, при поступлении документов в библиотечный фонд осуществляется их разделение на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Документам для постоянного и длительного хранения присваиваются инвентарные номера и осуществляется их маркирование. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, долговечность маркировочного знака, эстетика, сохранность текста или другой знаковой информации. Документы, являющиеся приложением к основному носителю, также маркируются с указанием тех же реквизитов, что и на основном документе.

Документы для временного хранения (содержащие информацию краткосрочного значения) исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. Их учет в библиотеке осуществляется без присвоения инвентарных номеров.

Обязательным условием формирования библиотечного фонда является его универсальность. Это вызвано потребностью удовлетворения информационных запросов посетителей библиотек. Каждое из учреждений культуры должно иметь как можно большее разнообразие изданий, которые относятся к разным сферам знаний. При этом количество художественной литературы должно составлять не меньше 50 процентов. В состав должны быть включены документы, предоставляющие пользователям различную социально важную информацию, например, правовую, деловую и так далее. Все документы, состоящие в фонде библиотеки, различают и в зависимости от видового аспекта их комплектования: печатные издания; электронные издания; аудиовизуальные издания. Основу фонда библиотеки представляют справочники, базовые учебники, относящиеся к разным областям знаний, а также классическая литература.

. Правилами должны быть определены причины выбытия документов из фонда. Чаще всего в качестве таких причин выступает износ изданий, появление различных дефектов, старение содержания, пропажа, непригодность для использования документов на электронных носителях и другие. Все причины должны быть подтверждены актом, разработанным отдельно для каждой из них. Учреждение самостоятельно определяет количество изданий, которые включаются в акт об исключении.

Что касается величины норматива списания документов по их недостаче, то она в обязательном порядке согласовывается с учредителем. Особое внимание необходимо уделить установлению процедуры решения спорных вопросов, для осуществления которой создается специальная комиссия.

Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.

Учет библиотечного фонда выполняют работники отдела комплектования фондов. Ответственность за достоверность и полноту информации, как правило, возлагается на руководителя этого же отдела. В случае, если в библиотеке отсутствует данный отдел, выполнением учета занимаются высококвалифицированные сотрудники учреждения. Что касается стоимостного и бухгалтерского учета, то он поручается работникам бухгалтерии Согласно законодательству библиотеки самостоятельно проводят учет, комплектование, хранение и использование документов, которые включены в состав библиотечных фондов. Порядок выполнения данных процедур устанавливается органом исполнительной власти в сфере культуры федерального уровня.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Создание современных информационных систем представляет собой сложнейшую задачу, решение которой требует применения специальных методик и инструментов. Неудивительно, что в последнее время среди системных аналитиков и разработчиков значительно вырос интерес к CASE-технологиям и инструментальным CASE-средствам, позволяющим максимально систематизировать и автоматизировать все этапы разработки программного обеспечения [6].

В выборе программного средства большую роль играет руководство компании, так как при выборе программного средства необходимо учитывать цели проекта, рамки проекта и его основные задачи.

В ходе анализа деятельности компании строится модель «как-есть» (AS-IS). Она показывает все недостатки функционирования исследуемого объекта. На основе модели «как-есть» строится модель «как должно быть» (TO-BE), которая с учетом недостатков модели «как-есть» будет по-новому организовывать деятельность исследуемого объекта. После внедрения в работу модели «как должно быть» будут решены поставленные в ходе планирования проекта задачи. К может относится:

· внедрение программного обеспечения;

· сокращение времени выполнения бизнес-процессов;

· сокращение производственных затрат;

· повышение качества поставляемых на рынок продуктов/услуг;

· повышение качества обслуживания клиентов и т.д.

Выбор средства проектирования.В настоящее время в связи с постоянно меняющимися условиями и требованиями потребительского рынка, для повышения эффективности работы предприятия возникает необходимость изменения структуры протекающих на предприятии бизнес-процессов, и, как следствие, возникает проблема выбора программного продукта для моделирования бизнес-процессов предприятия. Поэтому является целесообразным анализ программных продуктов и формирование комплексного подхода к выбору одного из них.

При построении моделей большое значение имеет выбор программного продукта моделирования бизнес-процессов. Для того, чтобы решение о приобретении того или иного программного продукта было взвешенным и правильным, компетентные эксперты компаний проводят сравнительную характеристику предлагаемых на рынке программных продуктов [2].