Файл: Разработка регламента выполнения процесса « Движение библиотечного фонда».pdf

Рис.1. Контекстная диаграмма

На рис.1 точка зрения библиотеки – это библиотекарь.

Рассмотрим входы, выходы, контроль и механизмы, приведенные на диаграмме.

Входы:

Сведения о поступлении в фонд

Сведения о выбытии из фонда

Входами функциональных блоков IDEF0 является информация, инициирующая выполнение действия, входные данные.

Выходы:

Отчеты

Механизмы:

библиотекарь

руководитель.

Контроль:

Приказ Минкультуры России от 02.02.2017 № 115. Учет библиофонда.

Внутренние правила.

После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме.

На рис.2 уточняется контекстная диаграмма.

Рис.2. Осуществлять движение библиотечного фонда

Как видно, BPwin позволяет детально представить тот или иной бизнес процесс во всех его подробностях.

Проведем декомпозицию диаграммы на рис. 2 – выполним декомпозицию процесса, описываемого функциональным блоком «Выполнить пополнение фонда» (рис.3). Данный процесс включает в себя такие аспекты процесса, как анализ запросов читателей, оценка финансирования, приобретение изданий и составление тематико-типологического плана (как показано на диаграмме, рис.3).

Рис.3. Пополнение фонда

Проведем декомпозицию диаграммы на рис. 2 – выполним декомпозицию процесса, описываемого функциональным блоком «Выполнить списание» (рис.4).

Рис.4. Выполнить списание

Глава 2. Улучшение бизнес-процессов

2.1.  Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о выполнении работ и выявить ответственных.

---

Процесс движения библиотечного фонда связан с большим документооборотом, необходимостью ведения и учета десятков, а порой и сотен документов, договоров, актов, счетов, читателей, изданий, актов. В большинстве своем это разрозненные документы, создаваемые и хранимые разными людьми, в разных местах и форматах.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о списании, картотека)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившей и отпущенной литературы, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

И возможность потратить рабочее время на важные процессы, которые требуют профессиональных и специализированных навыков (например, более тщательная разработка пополнения фонда, поиск новых изданий, а не механическую работу, окажет очень серьезное положительное влияние на лояльность сотрудников. 

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Модель процессов TO-BE («как должно быть») создается на основе результатов анализа модели процессов AS-IS («как есть»). Модель TO-BE («как должно быть») описывает будущее состояние процессов, с учётом пожеланий Заказчика, а также анализа и оптимизации существующих процессов.

Определение требуемых изменений процессов осуществляется на основании анализа полученной модели AS-IS («как есть») и требований Заказчика к целевому состоянию исследуемых бизнес-процессов.

В рамках описания процессов TO-BE («как должно быть») выделяются все процессы исследуемой области деятельности, определяются участники, ответственные за результат, наделенные необходимыми полномочиями и правами и их взаимодействие между собой [2].

---

Модель TO-BE нужна для оценки последствий внедрения КИС и анализа альтернативных, в том числе лучших, путей выполнения работы и документирования того, как предприятие будет функционировать в будущем. Как правило, строится несколько моделей TO-BE, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая. Например, каждая из моделей TO-BE может соответствовать определенной информационной системе.

 Модель TO-BE ’ — это не модель деятельности предприятия, а модель мероприятий по переводу предприятия на новую технологию работы, то есть по внедрению КИС. Используя данную модель, можно с помощью стоимостного анализа оценить объем средств, необходимых для приобретения/разработки и внедрения информационной системы. Такие модели можно построить для перехода на различные модели TO-BE, то есть для внедрения различных КИС (как готовых, так и созданных на заказ) и выбрать оптимальный вариант [4].

Применение функциональной модели TO-BE позволяет не только сократить сроки внедрения информационной системы, но также снизить риски, связанные с невосприимчивостью персонала к информационным технологиям. Модель ТО-ВЕ нужна для анализа альтернативных (лучших) путей выполнения функции и документирования того, как компания будет делать бизнес в будущем.

Функциональная модель TO-BE позволит четко определить распределение ресурсов между операциями делового процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов после предлагаемого реинжиниринга.

Дополнительные функции и возможности при построении функциональной модели процессов в модели TO-BE:

· модель позволяет идентифицировать все информационные объекты, которыми оперирует предприятие в своей деятельности.

· модель позволяет четко определить распределение ресурсов между этапами процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов.

Последняя задача особенно актуальна при создании новых процессов на предприятии. Например, предприятие, которое ранее специализировалось на выпуске серийной продукции, решило выпускать продукцию под заказ, для чего необходимо создать собственную службу сбыта. Функциональная модель процесса по продаже такого оборудования позволит руководству предприятия более четко определить, какие ресурсы необходимо выделить для того, чтобы обеспечить функционирование службы сбыта, сколько сотрудников необходимо привлечь для работы в новой службе, какие функциональные обязанности эти сотрудники должны выполнять и т.д.

---

Общепринятая технология проектирования ИС подразумевает сначала создание модели AS-IS, затем на основе ее анализа определяются направления улучшение процессов, т.е. создание модели ТО-ВЕ. Только на основе разработанной модели ТО-ВЕ в дальнейшем происходит построение модели данных, прототипа и затем окончательного вариант ИС. Если в основу автоматизации предприятия будет изначально заложена модель AS-IS, то создаваемая «новая» ИС будет выполняться по принципу «все оставить, как есть», и вместо информатизации предприятия на основе новых ИТ, произойдет (в лучшем случае) простая компьютеризация несовершенных процессов. В результате внедрение и эксплуатация такой «новой» ИС приведет к дополнительным издержкам на закупку оборудования, создание программного обеспечения и их сопровождение.

В результате Заказчик получает задокументированный перечень предложений по оптимизации бизнес-процессов, что дает возможность внести соответствующие изменения и оптимизировать свою деятельность, значительно сократить издержки и повысить эффективность деятельности организации.

Рис.5. Контекстная диаграмма

Рассмотрим входы, выходы, контроль и механизмы, приведенные на диаграмме.

Входы:

Сведения о поступлении в фонд

Сведения о выбытии из фонда

Входами функциональных блоков IDEF0 является информация, инициирующая выполнение действия, входные данные.

Выходы:

Отчеты

Механизмы:

Библиотекарь

АИС

руководитель.

Контроль:

Приказ Минкультуры России от 02.02.2017 № 115. Учет библиофонда.

Внутренние правила.

После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме.

На рис.2 уточняется контекстная диаграмма.

Рис.6. Осуществлять движение библиотечного фонда

В библиотеке процесс начинается с прихода читателя и оформления карточки. Затем работники принимают заявку на издание и, если есть в наличии, выдают читателю. Если отсутствующее издание часто спрашивают, это издание включают в тематико-типологический план

Как видно, BPwin позволяет детально представить тот или иной бизнес процесс во всех его подробностях.

Проведем декомпозицию диаграммы на рис. 6 – выполним декомпозицию процесса, описываемого функциональным блоком «Выполнить пополнение фонда» (рис.7).

---

Данный процесс включает в себя такие аспекты процесса, как анализ запросов, оценку объема финансирования и приобретение литературы(как показано на диаграмме, рис.7). Данные по изданиям заносятся в информационную систему.

Рис.7. Выполнить пополнение фонда

Для выполнения списания сначала определяются причины списания, затем эти причины подтверждаются документально, затем издания передаются в обменный фонд, а из него безвозмездно передаются желающим.

Рис.8. Выполнить списание

Заключение

В рамках данной курсовой работы был разработан регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда» , что в современном мире является очень актуальным.

Автоматизация библиотечного дела призвана дать сотрудникам библиотек удобный инструмент для работы с библиотечным фондом и избавить их от рутинной работы, а читателям — предоставить эффективный и комфортный сервис в поиске и получении книг и изданий. При этом важно найти гармоничное сочетание традиционных и инновационных форм работы, грамотно определить последовательность и возможности практической реализации новых информационных технологий в этой сфере.

Были решены следующие задачи:

Выполнено описание предметной области

Изучены средства для моделирования бизнес-процессов

Выполнено моделирование процессов «Как есть»

Выполнено моделирование процессов «Как будет»

Литература

1. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. / Б.Андерсен– М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.
2. Усачева А.С.. Разработка регламента процессов на основе процессного подхода// Научный руководитель: И.В. Плотникова, к.т.н., доцент, Томский политехнический университет 2005
3. Борисов А.Б. Что такое хорошо и что такое плохо при регламентации бизнес-процессов, или Как создать «правильный» регламент. / А.Б Борисов http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1052702/. - 2009.
4. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление./ В.Г Елиферов., В.В Репин. – М.: Инфра-М. – 2009. – 320 с.
5. Калашян А.Н., Калянов Г.Н. Структурные модели бизнеса: DFD-технологии. – М.: Финансы и статистика. – 2003. – 256 с.
6. Кондратьев В.В., Кузнецов М.Н. Показываем бизнес-процессы от модели процессов компании до регламентов процедур./ В.В.Кондратьев, М.Н.Кузнецов – М.: Эксмо. – 2008. – 256 с.
7. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л Проектирование информационных систем: курс лекций. / Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л.. – М.: Интернет-Университет Информационных технологий. – 2005. – 304 с.
8. Ансофф И. Стратегическое управление./И. Ансофф Санкт-Петербург: Питер. 1999 г. 358 с
9. Репин В. В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация./ В.В. Репин – М.: Стандарты и качество. – 2007. – 240 с.

---