Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций (Средства и пути преодоления барьеров).pdf

Коммуникация важна также и для реализации контрольной функции контроля. Руководитель нуждается в информации в части того, что было выполнено, чтобы были достигнуты цели организации. Выделяют два ключевых канала информационного обеспечения руководителя:

формализованный канал, по которому движется информация, регламентированная по форме, содержанию и времени с определенной степенью достоверности;

стихийный канал: руководителю поступает неуправляемо огромное количество разнообразных сообщений, которые не всегда объективно отражают истинное состояние вещей, телефонные звонки, устные обращения, служебные записки, информация с многочисленных совещаний.

К основным принципам современной информационной системы относятся^[26]:

принцип полноты информационного обеспечения руководителей;

каждая из систем должна иметь свойства адаптироваться к методам и стилю, которые конкретный руководитель применяет;

математическое обеспечение информационной системы должно предусмотреть возможность агрегировать информацию по управленческим уровням и предоставлять руководителю верхнего уровня возможность пользоваться информацией низших уровней.

информационная система должна строиться с учетом обеспечения максимальных возможностей и удобств для непосредственного пользователя;

принцип непосредственного участия руководителя каждого уровня иерархической структуры управления в создании информационной системы;

принцип создания информационной независимости руководителей различных уровней в любой обстановке;

принцип информационного равноправия^[27].

Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации - это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Практически все организационные коммуникации в компаниях рано или поздно сталкиваются на своем пути с коммуникационными барьерами, которые мешают процессу эффективной коммуникации. Коммуникационные барьеры представляют собой преграды в получении информации, передаваемой по коммуникационным каналам, и в ее представлении и понимании^[28].

Так, можно выделить несколько основных коммуникационных барьеров, которые в большей степени влияют на организационные коммуникации: преграды, обусловленные восприятием; семантические барьеры; невербальные барьеры; неэффективная обратная связь; неэффективное слушание; сложные межличностные барьеры^[29].

Для эффективных организационных коммуникаций необходимо преодолевать имеющиеся коммуникационные барьеры внутри компании. Есть несколько способов, с помощью которых это можно осуществить:

Первый способ - Активное слушание - Оно включает в себя следующие принципы: не перебивать собеседника; постараться оградиться от сторонних помех; выразить симпатию собеседнику; вести себя сдержанно и спокойно при получении информации; задавать интересующие вопросы.

Второй способ - Прояснение собственных идеи, мыслей, вопросов до того, как их озвучить.

Третий способ - «Взгляд со стороны».

Четвертый - Эмпатия и открытость.

Пятый - Установления обратной связи.

Шестой - «Открытые двери» - сотрудники могут прийти и поговорить с руководителем, менеджером, задать необходимые вопросы, поделиться проблемами, мыслями, высказать идеи и предложения^[30].

Сейчас в век технологий, очень важно использовать все технические новшества для более быстрой и удобной коммуникации. Руководителю стоит обратить внимание на различные электронные виды связи - мессенджеры, почту, и позволить, как это требуется, сотрудникам использовать их для связи с руководителем или менеджерами для более результативной коммуникации в компании.

Далее представлены новые, современные, внедряемые в настоящее время в компаниях способов преодоление коммуникационных барьеров и улучшение эффективности внутренних коммуникации:

Запуск корпоративных социальных сетей,

При подаче информации использовать инфографику и видео,

Выстраивать восходящие и горизонтальные коммуникации,

Открыто, подробно и доступно рассказывать о целях и задачах компании,

Публикация новостного бюллетеня,

Применение digital-инструментов,

Создание сети Интернет для сотрудников^[31].

Также необходимо развивать корпоративную культуру в компании, устраивать совместные мероприятия: тимбилдинг, выезды на природу, посещение развлекательных и познавательных проектов. Все перечисленные методы способствует укреплению внутренних коммуникации, повышает эффективность коммуникации в компании и влияет на успешность компании в целом, ведь люди - это главный ресурс любой компании^[32].

2.2 Принципы и правила преодоления коммуникационных барьеров

Все рассмотренные типы ошибок и «барьеров» являются негативными факторами, препятствующими реализации коммуникативной функции. Преодоление их является одним из способов повышения эффективности этой функции. Еще более эффективным средством для этого является соблюдение некоторых общих правил и методик построения эффективных коммуникаций. В настоящее время существует большое количество различных списков таких правил. Это связано как с важностью проблемы, так и с ее широтой. Наиболее значимыми из этих правил являются следующие^[33].

Самым общим правилом является то, что невозможно начать передавать идею, если она не понята или полностью не понята самим собой. «Уточни свои идеи, прежде чем начать их передавать», - так сформулировано правило.

Правило специфики. Необходимо избегать расплывчатых, неоднозначных, расплывчатых выражений и слов, и без необходимости использовать незнакомые или узкоспециализированные термины перегружать сообщение «профессионализмом»^[34].

Правило контроля над невербальными сигналами. Недостаточно контролировать только свою речь и содержание сообщения. Также необходимо контролировать его форму в той части, которая касается его внешнего «сопровождения» - выражения лица, жесты, интонация, осанка. Например, очень важная информация, передаваемая коммуникатором, сидящим в расслабленной позе, и даже интонация с оттенком игривости, а также в неформальной обстановке, вряд ли будет осознана получателем как таковым, несмотря на его существенные характеристики.

Правило адресата. Необходимо стремиться говорить «на языке собеседника», то есть учитывать его жизненный и профессиональный опыт, индивидуальные особенности, культурный и образовательный уровень, его ценности и интересы^[35].

Правило открытости означает готовность пересмотреть свою точку зрения под влиянием вновь открывшихся обстоятельств, а также способность принимать и учитывать точку зрения собеседника.

Правило активного и конструктивного слушания является одним из основных условий эффективной коммуникации. Однако чаще всего оно нарушается. В некоторых случаях это правило может быть выполнено «с точностью до наоборот» и звучит так: «Если хочешь со мной поговорить, то молчи». К. Дэвис обобщил следующие требования, которые входят в умение слушать: 1) перестать говорить; 2) помочь говорящему быть освобожденным; 3) показать говорящему, что вы готовы его слушать; 4) устранять раздражающие моменты; 5) сопереживать с говорящим; 6) наберитесь терпения; 7) сдерживайте своего персонажа; 8) не допускать споров или льготной критики; 9) задавать вопросы; 10) и снова - «прекрати говорить!» Наконец, заключает К. Дэвис, «природа дала человеку два уха, но только один язык, намекая на то, что лучше слушать больше, чем говорить»^[36].

Правило обратной связи. Важность обратной связи как общего принципа построения коммуникативного процесса уже упоминалась. Именно он в конечном итоге обеспечивает достижение главной цели коммуникативного процесса - взаимопонимания. Технически, обратная связь может быть предоставлена путем задания последующих вопросов или повторения сообщения.

Правило "свое неправильно". В общении всегда необходимо предполагать, что личная точка зрения может быть неправильной. Это очень часто предостерегает от очень серьезных ошибок и грубых просчетов.

Правило «время и место». Эффективность любого сообщения резко возрастает в случае их своевременности и выбора наиболее подходящей ситуации, ситуации, в которой они реализованы^[37].

Есть также много способов преодоления коммуникационных барьеров:

1. Техника «собственного имени» основана на произнесении вслух имени партнера, с которым сотрудник общается. Он проявляет внимание к данному человеку, способствует утверждению человека как личности, вызывает у него чувство удовлетворения и сопровождается положительными эмоциями, тем самым формируется привлечение, расположение работника к клиенту или партнеру.

2. Добро пожаловать в «зеркало отношений» с доброй улыбкой, а приятное выражение лица показало, что «я твой друг». Друг - сторонник, защитник. У клиента есть чувство безопасности, которое формирует положительные эмоции и добровольно или невольно формирует привлекательность.

3. Прием «Золотых слов» - это выражение комплимента человеку, способствующее эффекту внушения. Таким образом, возникает некая «переписка» удовлетворения потребности в улучшении, что также приводит к формированию положительных эмоций и определяет склонность к работнику^[38].

4. Подход «терпеливый слушатель» следует из терпеливого и внимательного слушания проблем клиента. Это приводит к удовлетворению одной из самых важных потребностей любого человека - потребности в самоутверждении. Ее удовлетворение, конечно же, приводит к формированию положительных эмоций и создает доверительное расположение клиента.

5. Прием «личной жизни» выражается в привлечении внимания к «хобби», хобби клиента (партнера), что также повышает его словесную активность и сопровождается положительными эмоциями^[39].

Таким образом, формируясь в определенной социальной среде, человек одновременно формируется в определенной культурной среде. Нации, классы, социальные, профессиональные, религиозные и другие группы, как правило, создают свою собственную особую культуру, свои собственные системы знаков (языки), стереотипы мышления и стандарты поведения, которые становятся особенно очевидными при столкновении с другими культурами. Это несоответствие создает культурные барьеры для общения. Наиболее очевидными среди них являются лингвистические и семантические барьеры. Они возникают из-за языковых различий: люди могут общаться на разных языках; они могут говорить на одном языке, но не понимают друг друга из-за различий в лексиконах, богатых одними и ограниченных в других, из-за несоответствия тезауруса - лингвистического семантического содержания произнесенных слов. Языки различаются не только народами, но и разными социальными группами^[40].

Очевидно, что общение возможно только в том случае, если у коммуникантов есть общий код (система знаков, к которой относится язык). Однако общности знаков, в частности языка, недостаточно для адекватного общения: даже носители одного и того же языка часто не понимают друг друга. Также необходимо освоить социокультурный код сообщества, в котором осуществляется языковая коммуникация, знания и идеи, которые хранятся в его «когнитивной базе» - совокупность знаний и идей, общих для всех членов языкового и культурного сообщества. ,

Проблема культурных барьеров общения - это также проблема интерпретации одного и того же текста (сообщения, информации), понимаемого как расшифровка значения, стоящего за очевидным значением, раскрытие более глубоких значений, содержащихся в буквальном значении. Интерпретация - это сознательная или неосознанная попытка преодолеть дистанцию между коммуникативными культурами. Попытки такого рода не всегда успешны, потому что они сталкиваются с культурными стереотипами, которые устанавливают строгие параметры для «правильной» или «неправильной» интерпретации текста (сообщения)^[41].

Итак, типичные ошибки: неправильные отношения в ожидании партнера; ложное мнение, что партнер должен угадать, что мы чувствуем; не уловить подтекст разговора; если поведение человека нам неприятно, нам кажется, что он плохо к нам относится или даже делает это, чтобы нас злить; усилие оправдать ожидание собеседника. Таким образом, чтобы преодолеть барьеры в общении, вам необходимо «поставить диагноз» себе или своему партнеру и таким образом выстроить свое поведение, чтобы уменьшить или устранить этот барьер.

Заключение

Анализируя процесс общения, мы на каждом шагу убеждены, что общение - это общение, то есть обмен мнениями, опытом, соображениями, настроениями, желаниями и т. Д. Однако в процессе общения часто возникают трудности, недоразумения. Причиной их могут быть коммуникативные барьеры, возникающие в процессе управленческого общения.

Коммуникационные барьеры вызваны:

1. трудности восприятия;

2. семантические барьеры;

3. невербальные барьеры;

4. плохая обратная связь.

Проблемы коммуникации в организациях напрямую связаны с характеристиками барьеров и могут быть представлены следующим образом:

1. искажение сообщений (сознательно, неосознанно);

2. информационная перегрузка, которая усложняет процесс обработки информации;