Файл: Разработка регламента выполнения процесса « Складской учет » ().pdf

Автоматизация предприятий традиционно начинается с внедрения системы бухгалтерского учета. Если раньше подобные проекты часто выполнялись собственными силами компаний, то сегодня они полностью перешли в ведение внешних разработчиков и интеграторов. Если ранее, внедрение средств комплексной автоматизации деятельности предприятия было уделом крупного бизнеса. То сегодня уже любой бизнес, в том числе малый и средний, все больше заинтересован во включении этого ПО как составной части в ERP-системы (Enterprise Resource Planning).

Системы автоматизации бухгалтерского учёта начали внедрять на предприятиях одними из первых среди всех информационных систем. Причина этого понятна – в процессе ведения учёта выполняется большое число рутинных операций, при ручной обработке документов практически постоянно нужно вносить в них одни и те же служебные данные. Ведение аналитического учёта с ростом числа документов резко усложняется, также велика вероятность "механической" ошибки, которую бухгалтер может допустить, заполняя документы или подсчитывая сводные показатели. Разумеется, двойная запись всех операций позволяет выявлять такие ошибки, однако не всегда бывает просто локализовать их и найти нужный документ, в который необходимо внести коррективы. Наконец, работа с большими объёмами документов требует значительных затрат человеческих ресурсов и рабочего времени, что вызывает соответствующе финансовые затраты, не имеющие прямого экономического эффекта. Эти и ряд других причин стимулировали достаточно бурное развитие систем автоматизации бухгалтерского учёта.

На сегодняшний день системы автоматизации бухучёта, как и многие другие продукты, используемые предприятиями, подразделяются на системы, являющиеся составной частью ERP-систем, и самостоятельные решения.

Одной из важных составляющих бухгалтерского учета является складской учет предприятия. На каждом предприятии, которое проводит товарные операции, ведется складской учет.

Склад – специальное помещение для хранения чего-нибудь; запасы товаров, материалов, сложенных в одном месте.

Складской учет включает в себя отслеживание прихода и расхода товаров на складе и перемещение товаров между складами и в магазины.

Поскольку склады работают с большими потоками товаров, учёт этих потоков требует немало усилий, рутинных операций. При помощи автоматизированных информационных систем работа бухгалтера по ведению складского учета может быть облегчена. Автоматизация складского учета призвана повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера по складскому учёту и улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок в процессе обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению информации и доступу к ней. На основе ранее введенных данных впоследствии можно получить информацию о товарах, имеющихся на складе, и провести анализ по какому-либо признаку.

Наименование темы разработки – "Складской учет".

Выбор темы ("Складской учет") основывается на большом спросе на программные продукты, предназначенные для автоматизации учета товаров на складах и в магазинах.

Полное наименование программного продукта: "Учет+".

Разработка ведётся на основании задания на курсовое проектирование по дисциплине "Разработка и стандартизация программных средств и информационных технологий ".

1. Цель и назначение программного продукта

Целью создания программного продукта является повышение эффективности работы и снижение накладных расходов по ведению складского учёта. Программа " Учет + " предназначена для автоматизации и систематизации учета товаров на складах и в магазинах розничных, оптовых и оптово-розничных компаний. Предполагается, что данная информационная система будет использоваться в качестве посредника для доступа к корпоративной информации, касающейся бухгалтерских операций по учёту товаров на складах и магазинах.

Результатом работы станет продукт, который будет обладать следующими:

1) преимуществами по сравнению с ведением ручного учета:

увеличение скорости процедур принятия и списания товара;
увеличение скорости обработки заказов;
уменьшение количеств ошибок заполнения документов.

2) качествами:

интуитивно понятный, удобный графический пользовательский интерфейс, не требующий специализированной подготовки;
удобный и безопасный доступ к любой необходимой информации.

1.1 Область применения

Программный продукт будет использоваться на складах и в магазинах. Т.е. фирма занимается не производством товаров, а лишь их реализацией. Также желательно, чтобы первоначально программа была опробована на малых фирмах, с невысоким товарооборотом. Это требование связано с тем, что тестирование программы в условиях большого количества данных не проводилось.

Программа предназначена к применению в профильных подразделениях на объектах Заказчика (возможно отделы заказов, как ПО рабочего места менеджера по продажам).

1.2 Характеристика процесса продажи товара

В процессе продажи товара можно выделить следующие элементы:

– основные.

а) предложение товара;

б) консультации покупателей;

в) операции по отпуску товара;

г) расчётно-кассовые операции.

– вспомогательные.

а) приемка товаров;

б) размещение и укладка их на складе;

в) подготовка товаров, рабочих мест и зон обслуживания покупателей к продаже;

г) внутренняя транспортировка товаров.

Предложение товара. Подразумевает, что покупатель может найти товар, изучить его характеристики и количество в наличии.

В программе это означает, электронный каталог товаров и реализацию поисковой системы, позволяющей по наименованию товара узнать, находится ли товар в наличии, в каком количестве и по какой цене.

Операции по отпуску товара. Непосредственная реализация товара, осуществляется через оптовую, мелкооптовую и розничную продажи. При этом оформляются соответствующие документы (приходные и расходные накладные).

Расчётно-кассовые операции. Заключительная стадия процесса обслуживания покупателей и может осуществляться в расчетном узле, где покупатель предъявляет товары контролеру-кассиру, самостоятельно отобранные в зале самообслуживания.

Приемка и хранение товаров являются важными этапами работы торгового предприятия. Несоблюдение правил приемки товаров, неправильное оформление, приводит к осложнению предъявления претензий к поставщику или к транспортной организации за недопоставку или поставку недоброкачественных товаров.

В условиях централизованной доставки приемка товаров ведется на складах и в магазинах и осуществляется материально ответственными лицами по количеству и качеству (заведующими отделами, секциями, товароведами) на основании сопроводительных документов (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, описей, упаковочных ярлыков). Особенности приемки отдельных товаров определяются особыми условиями – поставки, стандартами техническими условиями, договорами поставки и др.

Порядок приемки товаров и документальное оформление зависят от: места приемки (на складе поставщика, от органов транспорта, на складе покупателя); характера приемки; наличия или отсутствия соответствующих сопроводительных документов и т.д. Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Основными реквизитами накладной являются наименование сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество товара), цены и т.д.

Подготовка товаров к продаже. Для повышения качества обслуживания покупателей в торговом зале следует размещать различные указатели и справочные таблицы и терминалы.

Программа позволяет печатать прайс-листы, где покупатель может получить интересующую его информацию о наличии определенного товара, его количестве и цене.

1.3 Основные объекты в процессе продажи товара

Основным объектом торговой деятельности является продукт, потребительские свойства которого не изменяются в процессе осуществления данной деятельности.

Основной объект бухгалтерского учета в торговле – товары. Поэтому правильная обработка всех операций, связанных с товарами, должна находиться в центре внимания бухгалтерского подразделения организации, осуществляющей торговлю.

Основные задачи учета товаров и их реализации состоят в том, чтобы обеспечить контроль над состоянием товарных запасов и их сохранностью на складах.

Аналитический учет поступления товаров в торговле ведется на складах и в бухгалтерии. Документами первичного учета, на основании которых принимаются на склад товары, являются товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и другие сопроводительные документы. Эти документы материально ответственные лица вместе с товарным отчетом сдают в бухгалтерию.

Учет товара на складе ведет материально ответственное лицо. Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары). Порядок учета товара на складе может быть различен в зависимости от способа хранения товара и от некоторых факторов, как-то: частота поступлений товаров на склад, совместимость товаров по условиям хранения, их натуральные характеристики, а также объем и ассортимент товаров и т. д.

Требования к автоматизированной системе

Программа должна обеспечивать выполнение перечисленных ниже функций:

Для покупателя:

Поиск товара по его наименованию
Выбрать нужные позиции (товары) и приобрести их
Оформить заявку на товар
Формирование и печать прайс-листа.

Для работников магазина:

- 1. Контроль над безопасностью (выдача паролей)
  2. Обеспечить различные права доступа сотрудникам магазина
  3. Закупить товар
  4. Продать товар
  5. Перемещение товара (со склада на склад, со склада в магазин, с магазина в магазин, из магазина на склад)
  6. Поиск товара по его наименованию
  7. Формирование и печать накладных (расходных, приходных), прайс-листа.

Требования к временным характеристикам

Требования к временным характеристикам программы не предъявляются.

Требования к организации входных и выходных данных

Входные данные программы – единицы товаров с указанием наименования, цены, количества.

Выходные данные программы – накладные, прайс-листы.

Накладные и прайс-листы должны быть представлены в виде отдельных файлов *.txt, организованных определенным образом.

Требование интерфейса

Для облегчения и более наглядной работы пользователя внутри программы предполагается графический интерфейс с возможностью редактирования данных.

Требования к обеспечению надежного (устойчивого) функционирования программы

Надежное (устойчивое) функционирование программы должно быть обеспечено выполнением Заказчиком совокупности организационно-технических мероприятий, перечень которых приведен ниже:

организацией бесперебойного питания технических средств; использованием лицензионного программного обеспечения;
регулярным выполнением рекомендаций Министерства труда и социального развития РФ, изложенных в Постановлении от 23 июля 1998г. "Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию ПЭВМ и орrтехники и сопровождению программных средств";
регулярным выполнением требований ГОСТ 51188-98. Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов.

Спецификация по безопасности

Отказы из-за некорректных действий оператора

Отказы программы возможны вследствие некорректных действий оператора (пользователя) при взаимодействии с операционной системой. Во избежание возникновения отказов программы по указанной выше причине следует обеспечить работу конечного пользователя без предоставления ему административных привилегий.

Идентификация пользователя для входа в программу

Проверка корректности вводимых данных. При несовпадении вводимого пароля с установленным по умолчанию в программе доступ запрещается и требует повторного введения.

Минимальные требования к оборудованию:

Процессор: Pentium 90 МГц;

Объем оперативной памяти: 256 Мб;

Свободного места на диске 10-15 Мб.

Требования к операционной системе:

Microsoft Windows XP и выше.

Требования к программному обеспечению:

Bor1and De1phi 7.0

Требования к пользователю:

Опытный пользователь ПК с опытом работы в розничной торговле.

Проектирование

Процесс разработки программного обеспечения подразумевает создания множества артефактов, одним из видов которых являются модели.