Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

На рисунке 1 представлены функции коммуникации.

Рис.1. Функции коммуникации

Примерами обмена информацией между руководителем и подчиненным служат:

1) прояснения задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

2) обеспечение вовлечения в решение задач подразделения;

3) обсуждение проблем эффективности работы;

4) признание и вознаграждение с целью мотивации;

5) совершенствование и развитие способностей подчиненных;

6) сбор информации о назревающей или существующей проблеме;

7) оповещение подчиненного о грядущем изменении;

8) получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.[^[19]]

Коммуникации между руководителем и его рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность думать о новых задачах и приоритетах группы, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных последствиях, о недавних проблемах, достижениях, предложениях рационализаторского характера. Иногда рабочая группа может собираться без руководителя для обсуждения проблем. Это повышает удовлетворенность сотрудников своей работой.[^[20]]

Неформальные коммуникации можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального общения, руководители используют слухи путем запланированной утечки и распространения определенной информации — сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам неточность информации неоправданна во многих случаях. Исследования показывают, что информация, передаваемая слухами, часто оказывается точной.[^[21]]

Не менее 80% слухов точны в отношении информации о самой организации. Однако уровень точности слухов не столь высок, если речь идет о личной или эмоционально окрашенной информации.

Отношения между руководителем и подчиненными относятся к категории внутренних коммуникаций. Коммуникации между высшим и средним звеном управления используют все традиционные инструменты и каналы формального вида отношений, а также большинство источников неформализованного вида. Это дает менеджерам информационное преимущество, открывает им доступ к различным информационным ресурсам, повышает их компетентность.[^[22]]

Как правило, некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны:

–– с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

–– с обеспечением вовлеченности в решение задач отдела;

–– с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;

–– с совершенствованием и развитием способностей подчиненных;

–– со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме;

–– с оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.[^[23]]

Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю - более активно вовлекать подчиненных в дела организации.[^[24]]

Коммуникационный процесс подразделяется по признаку канала общения на формальные и неформальные. Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются структурой организации, ее ведущими функциональными целями и задачами. Неформальные коммуникации - это те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов.

1.3 Элементы и этапы коммуникационного процесса

В коммуникационном процессе можно выделить четыре основных элемента, представленных на рисунке 2.

Следует отметить, что любой тип коммуникационного процесса включает элементы такого рода.

Рис.2. Основные элементы коммуникационного процесса [^[25]]

Как правило, элементу коммуникационного процесса «канал» уделяется значительное внимание, так как от того на сколько верно выбрано средство передачи информации зависит качество сообщения и соответственно его должное восприятие получателем.[^[26]]

Коммуникационный процесс состоит из этапов, представленных на рисунке 3.

Рис.3. Этапы коммуникационного процесса

Следует отметить, что на каждом этапе смысл сообщения может быть искажен или даже утрачен.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи, концепции или отбора информации. Отправитель решает, какую идею следует сделать предметом обмена. [^[27]]

К сожалению, многие попытки обмена информацией терпят неудачу на первом этапе, поскольку отправитель недостаточно ясно формулирует концепцию, замысел сообщения. Например, руководитель намерен сообщить оценку результатов работы. Он должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы.[^[28]]

Или допустим, начальник цеха принял сообщение руководства о том, что предприятие должно на 5% увеличить производство продукции без увеличения сверхурочных выплат. Если же руководитель хорошо продумает те идеи, которые требуют передачи, он может прийти к следующим заключениям:

• рабочие должны понять, какие именно нужны изменения производства, а именно, прирост объема на 5% без дополнительных сверхурочных;
• рабочие должны понять, почему нужны эти изменения, иначе они могут сделать вывод, что из них пытаются «выжимать» побольше, а платить поменьше;
• рабочие должны понять, каким образом следует осуществить изменения — качество продукции и уровень брака не должны измениться.[^[29]]

Необходимо осознавать, какие идеи нужно передать до того, как отправлять сообщение, с учетом конкретной ситуации и цели. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов ее закодировать, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования.[^[30]]

Наиболее известные каналы — речь и письменные материалы, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, то обмен информацией будет мало эффективен. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости серьезных нарушений мер безопасности. Сообщить это лучше официальным письмом или на совещании, а не во время беседы за чашкой кофе.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникации в сочетании. При этом необходимо установить последовательность и интервалы передачи информации этими средствами. Исследования показывают, что одновременный обмен устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем использование одного из этих средств.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения — закодированной идеи или совокупности идей — получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке принимают за сам процесс коммуникации.[^[31]]

Это лишь один из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель его декодирует. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Обмен информацией считают эффективным, если получатель показал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель[^[32]].

Обратная связь и помехи. Обратная связь — это ответная реакция получателя на сообщение. Информация, которая отсылается назад отправителю, свидетельствует о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонним; так как обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Руководитель, который не наладит обратную связь, обречен на снижение эффективности его управленческих действий.[^[33]]

Следует отметить, что выделяют так же шум, который представляет собой все то, что искажает смысл информации. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, связаны с языком, вербальным или невербальным, различиями в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, с различиями в статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Определенные шумы присутствуют всегда, на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Высокий уровень шума приводит к утрате смысла, может блокировать информационный обмен.[^[34]]

Таким образом, коммуникации являются важной составляющей в деятельности каждой организации. От того, на сколько грамотно построены отношения и организован коммуникационный процесс зависит эффективность работы всей в организации.

2. Анализ коммуникаций и коммуникационного процесса в АО НПП «КлАСС»

2.1 Краткая характеристика АО НПП «КлАСС»

Акционерное общество «Научно-производственное предприятие КлАСС» учреждено в соответствии с ГК РФ, Федеральным законом «Об акционерных», другими нормативно-правовыми актами, регулирующими создание и деятельность обществ на территории России.[^[35]]

Предприятие действует с 29 июня 1994 г., ОГРН присвоен 22 ноября 2002 г. регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве. Руководитель организации: генеральный директор Злыднев Михаил Иванович.

Юридический адрес АО НПП «КлАСС»: 111123, город Москва, шоссе Энтузиастов, 56 стр.21.[^[36]]

В таблице 1 представлены реквизиты АО НПП «КлАСС».

Таблица 1––Реквизиты АО НПП «КлАСС»

Основным видом деятельности АО НПП «КлАСС» является «Производство прочей одежды и аксессуаров одежды», зарегистрировано 40 дополнительных видов деятельности, ряд из которых представлен на рисунке 4.

Рис.4. Направления деятельности АО НПП «КлАСС»[^[37]]

Основная цель создания АО НПП «КлАСС», как и любой коммерческой организации, заключается в осуществлении коммерческой деятельности для извлечения прибыли.

Предприятие АО НПП «КлАСС» является одним из ведущих разработчиков и производителей средств индивидуальной бронезащиты (СИБ), а также проводит научно-исследовательские и опытно-экспериментальные работы по созданию новых перспективных СИБ с использованием новейших достижений науки и современных инновационных технологий. Большинство изделий приняты на вооружение и серийно поставляются в подразделения МВД, МО, ФСО, Минюст, МЧС России, а также в охранные и инкассаторские службы.