Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет ».pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время мы являемся очевидцами стремительного развития информационных технологий. Современные информационные системы не только хранят и обрабатывают большие объемы данных, но и могут рассчитать оптимальные планы управления ресурсами компании.

Компании, занимающиеся реализацией какой-либо продукцией, непременно сталкиваются со складским учетом. Для успешной деятельности компании важно обеспечение товарами и контроль остатков на складе. Поэтому складской учет также не обходится без использования информационных технологий. Трудно представить себе формирование и организацию работы цепей доставки товаров без интенсивного, постоянного оперативного обмена информацией, без быстрого реагирования на потребности рынка [3].

Сегодня практически невозможно обеспечить требуемое потребителями качество товаров и услуг без применения информационных систем и программных комплексов для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений в процессе продаж товаров. Более того, именно благодаря развитию информационных систем и технологий складская логистика стала доминирующей формой организации товародвижения на высоко-конкурентных рынках экономически развитых стран.

Обычными, традиционными способами уже не удается из потока данных извлечь нужную информацию и использовать ее для управления предприятием. Определяющим фактором в управлении становится скорость обработки данных и получение нужных сведений.

Актуальность данного проекта заключается в применении информационных технологий для повышения эффективности складского учета и снижения издержек, связанных с отсутствием или порчей товара на складе.

Предметом исследования является процесс учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складе.

Объектом исследования является оптимизация складского учета.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса складского учета.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Дать описание предметной области.
2. Обосновать выбор средства для моделирования бизнес-процессов.
3. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
4. Разработать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
5. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

1. Построение бизнес-процессов «как есть»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Предметной областью данной работы является складской учет. Ведение складского учета в организации заключается в оптимизации управления хранением, размещением, пополнением и выдачей ТМЦ.

Ведение складского учета позволяет организации решить следующие задачи:

• проанализировать эффективность использования складов;
• определить количество складов;
• осуществить выбор места расположения складов;
• разработать логистический процесс на складах.
• осуществить выбор способа хранения на складах.

Склад является важным звеном технологического процесса в промышленных предприятиях, а для организаций, осуществляющих оптовую и розничную торговлю склады являются фундаментом. Склад – один из элементов логистической системы. На всех стадиях движения материального потока существует необходимость в специально обустроенных местах для содержания запасов. Этим объясняется большое разнообразие видов складов.

Основным назначением склада являются: концентрация запасов, хранение запасов, обеспечение бесперебойного и ритмичного выполнения заказов потребителей [5].

Складами обрабатываются три вида материальных потоков: входной, выходной, внутренний. Входной поток характеризуется разгрузкой транспорта и проверкой груза. Выходной поток заключается в необходимости погрузки. Внутренний поток заключается в необходимости перемещения груза внутри склада.

Основными функциями складов являются:

• преобразование производственного ассортимента в потребительский;
• выравнивание разницы во времени между выпуском и потреблением продукции;
• расформирование одних грузовых партий и формирование других;
• объединение небольших партий грузов для нескольких клиентов до полной загрузки транспортного средства, для минимизации транспортных расходов;
• подготовка товаров для продажи, проверка приборов и оборудования, монтаж, транспортно-экспедиционные услуги.

Схема работы складской логистики представлена на рисунке 1.

Существуют разные способы хранения товаров:

• сортовой способ применяется когда товары разных сортов размещаются отдельно друг от друга;
• партионный способ предполагает хранение каждой партии товара отдельно, но партии могут состоять из товаров разных видов и наименований;
• партионно-сортовой способ применяется когда каждая партия товара, пришедшая на склад, хранится отдельно, но внутри партии товары разбираются по типам и сортам, которые также обособляют между собой;
• по наименованиям – этот способ хранения товаров предполагает отдельное хранение каждого наименования товара [7].

Логисты занимаются разработкой схем размещения товаров для возможности быстрого отбора, а также обеспечения требуемых режимов. На складе предусматриваются постоянные места хранения, возможность наблюдения за сохранностью и ухода за ними.

При разработке схем размещения товара важно учитывать периодичность и объемы поступления и отгрузки товаров, использовать рациональные способы укладки товара и условий отгрузок, а для некоторых товаров – выбор правильного «соседа» [8].

Исходными данными для процесса складского учета являются следующие документы, предоставляемые поставщиками:

1. Договор купли-продажи.
2. Счет-фактура.
3. Накладная.

В перечисленных документах указаны следующие данные:

1. Наименование товара.
2. Количество товара.
3. Описание тары.

В результате осуществления процесса должны быть получены следующие данные:

1. Количество ТМЦ на складе организации на заданную дату.
2. Количество ТМЦ, подлежащих ускоренной реализации (с истекающим сроком годности).

В процессе складского учета принимают участие следующие специалисты:

1. Главный кладовщик, контролирующий движение ТМЦ на складе.
2. Кладовщик, осуществляющий контроль качества поступивших ТМЦ от поставщика, составление плана оптимального размещения ТМЦ и учет движения ТМЦ.
3. Грузчик, осуществляющий размещение ТМЦ на складе в соответствии с планом размещения [11].

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для проектирования информационной системы будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология ( Structured Analysis and Design Technique ) является распространенной в связи с тем, что ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, отображение организационной структуры. В силу этого, SADT – это методология в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов [17].

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах:

1. Microsoft Visio.
2. Bpwin process modeler.
3. Ramus Educational.
4. Dia [12].

Программный продукт Microsoft Visio -  векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 [4].

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования [13].

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

• разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
• разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
• формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.) [14].

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

1. Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
2. Кроссплатформенность.
3. Проверка нотации.
4. Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты [15].