Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом.pdf

ГЛАВА 2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и ее описание

Для проектирования и реализации АИС на предприятии была выбрана технологическая платформа «1С: Предприятие 8.3». Это технологическая платформа мирового уровня, предназначенная для решения широкого спектра задач автоматизации управления и учета на современном предприятии.

Платформа «1С: Предприятие 8.3» обеспечивает эффективную работу и надежное хранение информации при одновременной работе в единой базе необходимого числа пользователей. Трёхуровневая архитектура системы позволяет сохранить высокую производительность при значительном росте нагрузки на систему и объёмов обрабатываемых данных. Высокая отказоустойчивость достигается за счет резервирования кластера серверов, а оптимизация быстродействия – за счет динамической балансировки нагрузки между кластерами [9].

Далее представлены основные возможности платформы «1С: Предприятие 8.3» [10]:

• Масштабируемая отказоустойчивая архитектура;
• Поддержка крупных корпоративных систем;
• Многоплатформенность, поддержка открытого ПО:
  • Linux, Windows, Mac OS;
  • PostgreSQL, MS SQL Server, IBM DB2, Oracle Database.
• Работа через интернет, облачные технологии (SaaS);
• Работа на мобильных устройствах под Android, iOS, Windows;
• Гибкость и настраиваемость. Кастомизация под специфику бизнес-процессов и ноу-хау организаций;
• Встроенные средства бизнес-аналитики;
• Построение территориально-распределенных систем;
• Открытость, интеграция практически с любыми программами и оборудованием;
• Разграничение и контроль доступа к данным;
• Защита конфиденциальной информации, коммерческой тайны, персональных данных.

Использование промышленных СУБД PostgreSQL, MS SQL Server, IBM DB2, Oracle Database позволяет строить высокопроизводительные и надежные информационные системы. Тонкий клиент и веб-клиент обеспечивают работу пользователей через интернет, в том числе по мобильным каналам связи. Веб-клиент не требует предварительной установки на компьютер пользователя [8]. Все эти сетевые взаимосвязи показаны на рисунке 3.

Рисунок 3. Сетевые взаимосвязи технологической платформы «1С: Предприятие 8.3»

В технологической платформе «1С: Предприятие 8.3» встроена среда разработки и называется «Конфигуратор» со встроенным языком программирования 1С.

Окно системы прописывается разработчиком в окне конфигуратора. Разработчик сам добавляет и автоматизирует те системы, которые нужны предприятию. Например, это подсистемы, которые показаны на Рисунке 4.

Рисунок 4. Окно системы в режиме «1С: Предприятие 8.3»

На каждом этапе разработки должны быть выработаны четкие критерии оценки успеха, а также желательно сопровождать их подписанием отдельных договорных документов. В плане также стоит предусмотреть возможность изменений, внесения корректив, и тогда итогом выполнения разработки будет прекрасно налаженная, хорошо адаптированная к работе предприятия и грамотно структурированная АИС [10].

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Основу ИС, нужной для управления документооборотом «Почта России», составляет динамическая модель движения данных на управляемом уровне компании, проектируемая на базе информационных потоков от пунктов зарождения информации в центральную БД.

Исследование графов движения документов дает возможность увидеть пути движения документов. Определяя узлы, где соединяются похожие информационные потоки, есть возможность установить число типов рабочих мест, которые нужно разработать, что дает возможность начать проектирование технико-экономического обоснования, технического проекта сети, проекта разработки ПО для субъектов информационного обмена.

На разработку ИС фирмы в настоящее время оказывает воздействие не только уровень организации формы управления и средств ТО, но и современные подходы к самой идее проектирования [22, c.41].

Рисунок 5. Декомпозиция проекта внедрения ИС

Создание проектной команды является ответственной стадией в ходе осуществления проекта. При создании проектной команды нужно принимать во внимание личностные и психологические качества участников проекта, а также руководствоваться критериями подбора участников проекта [11, c.234].

2.3. Характеристика результатной информации

В данном разделе необходимо описать таблицы или файлы с указанием полей, образованных при реализации запросов. В данном случае необходимо также указать на основе каких таблиц с переменной или условно-постоянной информацией БД были получены таблицы с результатной информацией, и какой документ получается в результате. Затем нужно привести ключевые параметры каждой таблицы с указанием, подлежит ли она последующему хранению или нет [21, c.44].

Характеристика результатных документов является ключевым пунктом всей проектной части и представляет собой обзор результатов выполнения определенных в аналитической части задач с точки зрения предметной технологии. Если решение представляет собой формирование ведомостей (в экранных или печатных формах), каждую ведомость нужно описать отдельно (в приложении целесообразно указать заполненные экземпляры ведомостей и экранных форм документов).

Так, нужно указать, какое место занимает ведомость в информационных потоках компании (служит для оперативного управления или для отчетности, является уточняющей или обобщающей и пр.).

Каждая ведомость должна приводить к определенному результату, не иметь лишней информации, быть универсальной. Затем осуществляется описание печатных форм, экранных макетов с перечислением и краткой характеристикой имеющихся показателей для каждого документа. Также говорится о том, на основе каких таблиц строится данный документ.

В том случае, когда результатная информация выражена не в форме ведомостей (например, при разработке подсистемы распределенной обработки информации), нужно всесторонне описать структуру сообщения и его последующий путь, базируясь на текущей организации многопользовательской ИС.

Для конечных файлов описывается:

- их структура и реквизитный состав;

- частота их формирования;

- на основе каких таблиц они строятся;

- каким путем они доходят до ИС – получателя файла.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Функциональные возможности информационной системы можно представить с помощью диаграммы прецедентов, которая показана на рисунке 6.

Рисунок 6. Диаграмма прецедентов

Это такая диаграмма поведения, на которой показано множество прецедентов и актеров, а также отношения между ними.

Актёры:

1. «Генеральный директор» (владеет и управляет всей информацией на предприятии: о заказах, клиентах, сотрудниках, поставках, подрядчиках, материалах);
2. «Заместитель генерального директора» (ведет работу с клиентами до заключения договора);
3. «Канцелярия» (работает с документацией, её составление, редактирование, проведением, а также формирует отчеты);
4. «Бухгалтерия» (производит все бухгалтерские и сметные расчеты);
5. «Финансовый отдел» (создает финансовый план на год для предприятия).

На основе всего вышеперечисленного можно выделить следующие прецеденты:

1. Управление информацией о сотрудниках
2. Управление информацией о клиентах
3. Заключение договоров
4. Работа с клиентами
5. Управление информацией о поставках
6. Управление информацией о закупках
7. Регистрация документов
8. Составление документов
9. Анализ данных
10. Внутренние документы
11. Корреспонденция
12. Отправка на резолюцию
13. Составление отчетов
14. Работа с расчетами
15. Работа со сметами
16. Трудозатраты подчинённых
17. Ежедневные отчеты
18. Виды работ
19. Финансовый контроллинг
20. Казначейство
21. Учет
22. Управление бизнес-процессом
23. Формирование платёжного календаря
24. Организация и ведение бухгалтерского учета
25. Организация и ведение налогового учета

2.5. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Т.к. ключевым программным продуктом, проектируемым в работе, является программа-служба, обрабатывающая заказы и распределяющая их по менеджерам, то и дерево функций будет описано именно для неё.

Рисунок 7. Схема графических форм программы сервиса для обработки клиентских заявок

В таблице 5 приведено описание всех модулей структурной схемы пакетов.

Таблица модулей разрабатываемого программного продукта

Таблица 5

2.6. Описание программных модулей

Для описания функционирования программы целесообразно пояснить работу главного модуля программы.

Этот программный код описан в виде блок-схемы, изображенной на рисунке 8.

Рисунок 8. Блок-схема функционирования главного модуля Main

2.7. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Запускаем «1С: Предприятие». В открывшемся диалоге видим список информационных баз, с которыми мы работаем. Выбираем «1С: Предприятие», как показано на рисунке 9.

Рисунок 9. Выбор интерфейса «1С: Предприятие»

Далее перед нами выскакивает окно авторизации пользователя (рисунок 10). Если пароль или имя пользователя введены неправильно выскакивает окно ошибки авторизации, как показано на рисунке 11.

Рисунок 10. Авторизация пользователя

Рисунок 11. Ошибка авторизации пользователя

На рисунке 12 показан общий интерфейс программы.

Рисунок 12. Интерфейс программы внутренних документов

Далее мы переходим в иерархию внутренних документов, как показано на рисунке 13.

Рисунок 13. Иерархия внутренних документов в программе

На рисунке 14 показан пример создания служебной записки.

Рисунок 14. Создание служебной записки

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время процесс управления документооборотом начинает играть все более важную роль в развитии бизнеса любых направлений. Помимо всего прочего, данное обстоятельство поспособствовало возникновению разнообразных программных продуктов, упрощающих этот процесс.

В проекте исследуются все стадии управления документооборотом, от аналитической разработки проекта до внедрения проекта в компанию «МТС».