Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Контроль поставок товара.pdf

Введение

Сегодня постоянно открываются новые торговые предприятия, модернизируются существующие, предлагая своим клиентам все более совершенный сервис. Поэтому для владельцев магазинов становится жизненно необходимым иметь большой поток покупателей, постоянно пользоваться спросом и уважением. Одним из немаловажных шагов в этом направлении становится автоматизация торговли.

Преимущества , получаемые от автоматизации торговли, очевидны.

Автоматизация справляется с высоким товаропотоком и предоставляет большие возможности по отслеживанию товародвижения, помогает видеть динамику продаж и контролирует персонал. Если это предприятие общественного питания, то ей нужен учет производства, ингредиентов, калькуляционная карта, аналитика - объемы продаж, закупок.

Три составляющие автоматизации учета в торговле: надежные компьютерные системы, современное программное обеспечение и специализированное торговое оборудование. Но наличие даже всех трех составляющих еще не гарантирует успешность самой автоматизации, необходимо еще качественно и профессионально выполнить интеграцию этих компонент в единую систему, настроить ее работу, обучить персонал.

Объектом и предметом исследования является процесс ведения контроля поставок товара.

Цель работы - разработка информационной системы процесса контроля поставок товара.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса реализации контроля поставок товара, а также разрабатывается информационная система по данному процессу в системе «1С:Предприятие 8.3».

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса учета контроля поставок товара, для информационной системы продовольственного магазина, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Розничная торговля – одна из важнейших сфер обеспечения населения. При ее посредстве осуществляется рыночное соглашение товарного предложения и покупательского спроса. Являясь источником поступления денежных средств, торговля тем самым формирует основы финансовой стабильности государства.

За период рыночных преобразований она претерпела коренные изменения. В розничной торговле, как ни в одной другой отрасли хозяйственной системы, сформировалась богатая конкурентная среда. Предпринимательская и инвестиционная активность в этой сфере самая высокая.

Магазин розничной торговли осуществляет продажу продуктов. Ведется статистика продаж, отражающая спрос на те или иные продукты, и, соответственно, потребность магазина в них (сколько единиц какого товара продано) и на ее основе составляются заказы на требуемые товары. За каждый конкретный заказ ответственные менеджеры магазина.

Организация контроля поставок — одна из основных задач закупочной деятельности. Целью контроля оптовых закупок является отслеживание выполнения поставщиками действующих договоров в целях обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном количестве и ассортименте и надлежащего качества.

Контролируется, таким образом, прежде всего соблюдение сроков поставки, условий о транспортировке, требований по количеству и качеству товаров.

Исполнение договорных обязательств должно быть документально оформлено. Поставщик, отгружая товары, должен выписать документы, предусмотренные условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов.

Правильное оформление документов о сдаче-приемке товаров имеет большое значение. Приемка товаров по количеству — это приемка по массе и количеству товарных единиц. Приемка товаров по количеству производится по сопроводительным документам: накладным, товарно-транспортным накладным, счетам-фактурам и т. д. При этом проверяется соответствие фактически поступившего товара с тем, что указано в накладной и предусмотрено в договоре или в заявке покупателя. В связи с этим важным документом является прилагаемая к договору спецификация. В ней указывается развернутый ассортимент товара, количество товара, подлежащего поставке, сроки поставки и т. д. Если но договору товар поставляется партиями по заявкам или заказам покупателя, то проверяется соответствие поставленного товара заявке или заказу.

Приемка товаров по качеству производится по товаросопроводительным документам, удостоверяющим качество поставленных товаров: сертификат соответствия, гигиенический сертификат, технический паспорт и др.

При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки поступившей продукции, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, образцам, договору либо данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, получатель составляет акт, в котором указывает количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. Получатель также должен вызвать для участия в продолжении приемки продукции и составления двустороннего акта представителя отправителя, если это предусмотрено в нормативных актах или договоре.

Акты приемки товаров по количеству и качеству являются основанием для предъявления претензий поставщику.

Претензия (рекламация) — документ, в котором излагаются претензии к стороне, нарушившей условия договора, и выдвигаются конкретные требования о добровольном устранении этих нарушений.

В претензионной работе с поставщиками необходимо:

• обеспечивать защиту своих коммерческих интересов;

• стремиться по возможности устранять возникшие проблемы путем переговоров и компромиссов без судебных разбирательств;

• грамотно оформлять претензию и все документы, служащие основанием для ее предъявления. Претензия обычно содержит основания для предъявления (например, ссылки на соответствующие пункты договора), доказательства нарушения положений договора (акты, данные экспертизы и пр.), конкретные требования, а также указание на возможность применения санкций или обращения в арбитражный суд.

Претензии высылаются поставщику заказными или ценными письмами или вручаются под расписку в срок, предусмотренный законом или договором.

В ответе на претензию выражается согласие с рекламацией полный или частичный отказ от удовлетворения содержащихся в ней требований, а также мотивы такого отказа, иногда — просьба отсрочить применение санкций с указанием веских причин и со ссылкой на принятые меры.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов реализации товаров:

Основные бизнес-процессы:

- принять товар;

- проверить количество;

- проверить качество;

-сформировать документы.

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки кадровых данных и порядка документооборота.

- анализ движения лекарств

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- принять товар;

- проверить количество;

- проверить качество;

-сформировать документы.

Построим модель Как есть (рис. 1, 2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Продажи» AS-IS

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью входов (данные о поступлении товара, Сертификаты), выходов (Отчеты, Возврат), управления (лицензия на торговлю, Устав предприятия) ресурсов (Директор, Продавец).

Исполнителями процесса являются Директор и Продавец

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Продажи» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что на различные расчеты тратится много времени, возникает путаница с данными сотрудников, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

На для процессов:

- принять товар;

- проверить количество;

- проверить качество;

-сформировать документы.

добавляется АИС

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Продажи TO-BE

Программа участвует во всех бизнес-процессах на складе, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Продажи» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются заказ, Продажа и Оплата. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения об отпуске лекарств по льготным и обычным рецептам, провести анализ основных причин низкого спроса и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения