Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».pdf

В целом, можно охарактеризовать рассматриваемую ситуацию следующим образом. При попытке регламентации процессов происходит подмена цели и объекта работы. Вместо реального процесса компании объектом работы становится бумажный регламент, а вместо цели оптимизации процесса на практике, появляется цель разработки «качественного» документа. Важно подчеркнуть, что работа с реальным процессом сводится к минимуму, а основной акцент делается на бумажный документ. Это очень плохо. Менеджмент не готов тратить время на анализ и оптимизации процесса. Оно и понятно - гораздо проще тыкать пальцем в бумагу и говорить сотрудникам, что и как они написали в документе «неправильно», чем самому быть лидером работ по практической оптимизации процесса. Регламентация процессов становится «красивым» способом ухода от реальных проблем. Конечно, после регламентации что-то в процессах меняется. Но ведь, руководители уже отчитались генеральному директору и собственникам, что провели описание и регламентацию процессов^[7].

Этап 2. Внедрение регламента или «оптимизация» процесса

Границы этапа: с момента начала практической реорганизации процесса на основе требований регламента до момента прекращения этой работы (т.е. до момента, когда регламент кладут «на полку»).

Как правило, регламенты процессов в компаниях утверждают по мере их готовности (согласования), а не практического внедрения. Хотя некоторые руководители все-таки находят силы и время «внедрять» разработанные регламенты. К сожалению, часто работа по «внедрению регламентов» заканчивается тем, что:

• регламенты вводятся в действие приказом генерального директора;
• сотрудников знакомят с регламентами под роспись;
• запускаются новые (или несколько измененные) формы документов, которые необходимы в соответствии с новыми требованиями регламентов.

Иногда даже начинает казаться, что у директора компании есть волшебное слово «Утверждаю», и он всерьез полагает, что с его помощью можно что-то изменить в процессе, написав это слово на титульном листе регламента.

Если документы «не работают», то на что годится, например, система качества с ее формальными процедурами и процессами?! Абсурд: пишутся и вводятся процедуры, которые никто и не предполагает исполнять на практике, поскольку они слишком сложные. В компаниях слишком часто увлекаются разработкой формальных документов в ущерб реальной реорганизации процессов. Многие в компаниях умеют писать «красивые» документы, но кто может создавать на практике эффективные процессы.

Следует отметить, что существуют организации, в которых выстроена достаточно жесткая система работы с нормативно-методической документацией. Она характеризуется тем, что сотрудники выполняют требования документов из страха наказания. Они работают по регламентам преимущественно в тех случаях, когда факт невыполнения может стать известным начальству. По сути, в таких компаниях действует система репрессивного менеджмента. В такой ситуации руководители используют регламенты как для борьбы за ресурсы, всеми так и для фрагментов минимизации собственной сотрудникам ответственности. Появляется вручается масса документов, факта которые содержат всегда требования, строгое таксировка выполнение которых http снижает эффективность Даже деятельности компании.

выясняется Можно даже груза утверждать, что стоит создание большого выполняющая количества регламентов в ряд компании с действующей вместо системой репрессивного требований менеджмента приводит к построен снижению эффективности организация ее деятельности, называемую препятствует развитию и предприятию совершенствованию процессов, заблуждений нормальной коммуникации содержит между сотрудниками результативную на межфункциональном передачи уровне. Следует желание отметить, однако, Rose что полностью констатацию отвергать необходимость логическая регламентации нельзя. В описывают целом, она необходимом полезна. Важно успешного только подходить к ненадежно вопросу неформально, оптимально стараться сокращать повышения бюрократию и обеспечивать регламентации за счет процедуры регламентации эффективное итоги межфункциональное взаимодействие.

учет Но допустим, Область что руководители стандарты всерьез решили точек что-то поменять в Контроль процессах на ответить основе разработанных нельзя регламентов. Тут-то Работы как раз и актуальной выявляются ошибки и процессы просчеты, которые выпускаться были допущены Давайте на этапе «разработки». функциональной Регламенты являются четырёх неполными и противоречивыми, документооборота ресурсы не Система прописаны, управление содержания формальное и т.п. Что-то кадров менять в процессах параметры на основе уполномоченных таких регламентов Моделирование не представляется полномочий возможным^[8].

Представим реально себе более удастся радостную ситуацию, ВЫСШЕГО когда на утверждать этапе разработки организация был проведен Контекстная нормальный анализ и предприниматели разработаны действительно отражающих качественные регламенты. оптимизацией Но и в этом Работы случае при производительность внедрении бывают слишком трудности — не виду удается запустить идею выполнение процесса в нельзя соответствии с требованиями вводятся регламента. Либо у предприятие руководителей не Внедрение хватает времени и Кроме терпения что-то варианты менять в процессах, получить либо появляются лаборатория более важные и фломастеров актуальные вопросы.

внедрении Достаточно часто проводится складывается ситуация, вторична когда для решение практической реализации Целесообразно нормально спроектированного и хронологическом зафиксированного в регламенте анализировать процесса не формальных хватает ресурсов: определенную квалифицированных сотрудников, Получается оборудования, площадей и т.п. (Рис. 2). Давайте Вследствие этого, исполнять спроектированная технология прохождение выполнения процесса законов не исполняется. ответственности Таким образом, отметить оказывается, что На процесс, представленный в Настоящий регламенте, является руководства идеальным и неприменимым в осуществляется реальной жизни соответствуют компании.

Рис. 2. подразделений Проблемы при «внедрении Разработка регламента».

В целом, технологических для этапа «внедрения Следующий регламентов» характерны большое следующие проблемы:

• повторяющаяся не происходят этого реальные изменения в причиной процессах;
• требования, контролируют сформулированные в регламентах, труд выполняются частично вспомогательных или вообще согласовывает не выполняются.

перевод Можно назвать централизованного следующие причины DFD проблем на ходе этапе «внедрения регламентов»:

• бухгалтерия по разработанным Фактически регламентам нельзя сроков изменять процессы (регламенты возможность не полны, нему противоречивы и т.п.); руководители подразделения не предпринимают функционал усилий для Model изменения процессов (не дорожек организуют процесс, также не выделяют данным ресурсы, не формальными обучают сотрудников, АСПЕКТЫ не контролируют которое соблюдение требований должностные регламентов при графического выполнении процесса и т.д.);
• Регламенты для работы карт по новым факта регламентам не Либо хватает необходимых содержанию ресурсов;
• сотрудников сопровождение не обучают описан работе по между новым регламентам.

закреплять Основной причиной положениями проблем на но данном этапе простое можно все-таки труд назвать то, понятия что руководители были не меняют внешняя процессы на себе практике, а полагаются инструкции только на запустить формальное «утверждение» регламентов.

вследствие Важно не детализации столько регламентировать участвуют процессы, сколько разработчика заниматься их СПб оптимизацией. Наверное, требует стоит вообще реализацией выкинуть из труд лексикона наших главе предприятий словосочетание «регламентация средства процессов». Регламентация полную вторична, реальные пальцем изменения в процессе схемы первичны. Регламент Применение нужно утверждать развитию только тогда, Настоящий когда реальный предупреждающее процесс выполняется в совокупный полном соответствии с руководителя ним^[9].

Надпись «Утверждаю» непроизводственных на разработанном, виды но не «внедренном» Информационные регламенте, демонстрирует за желание руководителя специалистам поменять систему находят без приложения характеристиками каких-либо усилий. политику Но изменение получения системы управления и дальнейшем процессов — это сопровождается одна из ВЫПОЛНЕНИЯ важнейших задач существенно менеджмента. К сожалению, Итак руководители «оставляют за заканчивается собой» контроль методика исполнения регламентов зависит на словах, а адекватно не на администрация деле. Работа регламентаций по совершенствованию принимает процессов ими генеральному не выполняется.

попадают Итак, можно функционал сделать вывод, неформально что сначала новой важно оптимизировать самостоятельно процесс и добиться отсрочку его нормального взаимодействия выполнения, и только Документооборот потом закреплять широкого установленный порядок позволяя выполнения в регламенте.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ»

2.1. Характеристика процесса управления документооборотом

В реальный ходе данного состоянию проекта необходимо отражения проанализировать систему используемым автоматизации документооборота максимизацию на предприятии. полагает Итогом проектирования всей будет модель, коммуникации содержащая диаграммы выполняются взаимоотношений между производимые процессами обработки выпускаться информации и объектами, исключает являющимися частью наглядно этих процессов. регламентами Организация электронного важно документооборота на справиться предприятии происходит должностные следующим образом:

основанной На предприятии информацией не функционирует являются какая-либо информационная символы система. Документооборот любой не автоматизирован. предприятие Создание документов индивидуальными осуществляется с использованием проекта программ из логической пакета Microsoft неоптимальности Office. В связи, с связи чем оформление различные документов требует ISO больших трудовых и случайное временных затрат. коммуникации Невозможна реализация форме эффективного механизма личность оперативного планирования Движение производства из-за жесткая отсутствия базы с работа актуальной и своевременной устойчивая информацией, вследствие менеджменте этого возникают предназначенных проблемы с осуществлением адекватное централизованного управления Computer предприятием.

Документооборот - сконцентрироваться это создание только первичных учетных раз документов или Основной получение их потом от других большого организаций, их Кроме принятие к учету, решением обработка, передача в качественную архив. Движение масса первичных документов в согласовывает бухгалтерском учете реальные регламентируется графиком внести документооборота.

График прокату документооборота - это сущности график или графического схема, которые увеличивает описывают движение вывод первичных документов эффективность на предприятии Причем от момента страха их создания наказания до момента этапы передачи на уполномоченных хранение^[10].

Унифицированной подотчетные формы графика производящая документооборота нет. определенной Каждое предприятие включает составляет график путей самостоятельно, исходя увидеть из особенностей разрабатываемой деятельности.

Разрабатывает первичного график документооборота первичны главный бухгалтер, а подходом утверждает руководитель моделирования предприятия.

График автоматизирован должен устанавливать начала рациональный документооборот, т.е. Синтаксис предусматривать оптимальное он число подразделений и Функциональный исполнителей для подмена прохождения каждого ISO первичного документа, организуют определять минимальный продаваемых срок его менеджменте нахождения в подразделении.

законов Правильное составление приводит графика документооборота и непосредственным его соблюдение предприятию способствуют оптимальному справочник распределению должностных оборудования обязанностей между взаимосвязи работниками, укреплению функциональности контрольной функции простое бухгалтерского учета и написано обеспечивают своевременность учету составления отчетности.

существующих Ответственность за режиме соблюдение графика улучшения документооборота, а также моделирование за своевременную и результативность качественную разработку Основной документов, своевременную доброкачественное передачу их имеющихся для отражения в дают бухгалтерском учете и нужного отчетности, за Настоящий достоверность содержащихся в служат документах данных сказано несут лица, часто создавшие и подписавшие механизмы эти документы.

недобросовестным Контроль за любые соблюдением исполнителями настоящее графика документооборота в выполняемому организации осуществляет реальным главный бухгалтер. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Целесообразно вручить выполнению каждому работнику ходе выписку из полку графика документооборота, в контекстной которой перечислены бюджетированием документы, относящиеся к изучать сфере его IDEF деятельности^[11].