Файл: Разработка регламента выполнения процесса Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства».pdf

Декомпозируем функциональный блок «Выполнение работы» (рисунок 1.7):

Рисунок 1.7 Декомпозиция функционального блока «Выполнение работы» (DFD)

Декомпозируем функциональный блок «Оплата работы, подтверждение выполнения» (рисунок 1.8):

Рисунок 1.8 Декомпозиция функционального блока «Оплата работы, подтверждение выполнения» (DFD)

Выведем древовидную диаграмму построенной модели «As Is - Как есть» (рисунок 1.9):

Рисунок 1.9 Древовидная диаграмма построенной модели «As Is - Как есть

В инструментальной среде CASE-средства AllFusion (BPWin) в диаграммах DFD формируются центры затрат (показатели) для анализа бизнес-процессов (например, стоимость работ по процессу, время выполнения процесса, затраты материальных ресурсов и т. д.). Задать числовые значения показателей (по введенным центрам затрат) в функциональных блоках всех диаграмм иерархии, начиная от диаграмм нижнего уровня.

В окне Activity Properties значения показателей оценки бизнес-процессов (рисунок 1.10):

Рисунок 1.10 Окно Activity Properties значения показателей оценки бизнес-процессов

На диаграмме FEO бизнес-процесса «Управление ЖКХ» выставлены значения показателей оценки бизнес-процессов (рисунок 1.11).

Рисунок 1.11 Диаграмма FEO бизнес-процесса «Управление ЖКХ» с выставленными значения показателей оценки бизнес-процессов

Вывод, который мы можем сделать после написания данной главы, состоит в том, что регламентация процессов информационных систем – это очень важная часть всего информационного процесса. Значение регламентации состоит в том, что только после того, как все процессы регламентированы, можно приступать к практическому использованию информационной системы. И не важно, это бизнес-процесс или информационная система, связанная с выполнением каких-либо иных функций. Без проведения регламентации, невозможно использовать информационную систему в полном объеме, поскольку нет разграничения полномочий между подразделениями организации, нет путей согласования действий между ними. Все вышеуказанное говорит о том, что к выработке регламента процессов информационной системы нужно подходить с максимальным вниманием и работу выполнять старательно и очень аккуратно.

ГЛАВА 2. МЕРОПРИЯТИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

На основе анализа построенной модели «As Is», учитывая результаты стоимостного анализа информационной системы, внесены предложения для проектирования информационной системы в предметной области «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства» по следующим аспектам:

• обоснование необходимости автоматизации информационных процессов;
• возможность использования готовых проектных решений (например, пакетов прикладных программ);
• выбор метода и технологии проектирования;
• минимальные требования по техническому, программному и информационному обеспечению информационной системы.

В рыночных условиях актуальным для выявления результатов деятельности любой организации является минимизация времени между совершением производственно-хозяйственных операций и их информационным отображением для принятия управленческих решений. Эта проблема решается лишь внедрением новых информационных технологий. В частности, использование ПЭВМ и специального программного обеспечения для фиксирования, обработки данных, получения аналитических и прогнозных сведений о состоянии продаж, ситуациях на рынках сбыта. Является основой маркетинговой деятельности, ибо от этого зависит эффективность работы предприятий, организаций, фирм по производству ими продукции и услуг. В не столь отдаленном будущем, по мере активизации отечественного производства, предприятия предъявят спрос и на сложные автоматизированные системы управления производством, и на системы проектирования технологических процессов. Что касается телекоммуникаций и связи, то нужда в подобных услугах уже сегодня становится чрезвычайно острой.

Наконец, на процессы информатизации оказывают влияние внутренние причины: ускоренное развитие самой информационной отрасли; превращение деятельности по разработке и внедрению программных технологий в один из видов бизнеса, становление, благодаря доступности западных источников техники и программного обеспечения как товара, внутреннего компьютерного рынка.

Таким образом, актуальность вопросов информатизации всех сфер производственно-экономической деятельности не вызывает сомнений. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий возрастает. Внесение порядка в хаос и свобода рынка — пока не до конца осознанная необходимость субъектов предпринимательской деятельности. На сегодняшний день компьютеризация, использование новых информационных технологий оказываются незаменимыми, поскольку дают возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию в маркетинге за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации, увеличения ее аналитических и прогнозных возможностей, что необходимо для оперативного принятия решений.

В существующем бизнес-процессе недостаточно расписана обработка ремонтных работ. Рекомендации по усовершенствованию с помощью информационных технологий – расписать обработку ремонтных работ по пунктам:

• оформить заказ на клиента;
• оформить заказ на ремонт;
• осуществить оплату ремонта;
• организовать материальное обеспечение.
• выполнить ремонтные работы;

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

В программе BPwin (AllFusion Process Modeler) осуществляется построение диаграмм моделей DFD для заданной системы, используя в диаграммах все основные типы элементов методологии DFD (функциональные блоки, внешние сущности, хранилища данных).

Количество уровней в структуре диаграмм - не менее двух:

• контекстный (нулевой уровень) – диаграмма исходного бизнес-процесса в методологии DFD (рисунок 1.12);

Рисунок 1.12 Контекстная диаграмма исходного бизнес-процесса в методологии DFD

• декомпозиция первого уровня (не менее 5 – 6 укрупненных подпроцессов от исходного процесса) – диаграммы в методологии DFD (рисунок 1.13).

Рисунок 1.13 Контекстная диаграмма исходного бизнес-процесса в методологии DFD

Создана древовидная диаграмма моделей бизнес-процесса DFD, отражающая структуру построенных диаграмм в программе BPwin (AllFusion Process Modeler) (рисунок 1.14).

Рисунок 1.14 Древовидная диаграмма моделей бизнес-процесса DFD «Обработка данных учета ремонтных работ ЖКХ»

Для каждой основной диаграммы моделей бизнес-процесса DFD в программе BPwin осуществляется построение диаграммы FEO (дополнительная, аннотационная диаграмма) .

На рисунке 1.15 построена диаграмма FEO бизнес-процесса DFD «Оформить заказ».

Рисунок 1.15 Диаграмма FEO бизнес-процесса DFD «Оформить заказ»

На рисунке 1.16 построена диаграмма FEO бизнес-процесса DFD «Организовать ремонтные работы».

Рисунок 1.16 Диаграмма FEO бизнес-процесса DFD «Организовать ремонтные работы»

В инструментальной среде CASE-средства AllFusion (BPWin) в диаграммах DFD формируются центры затрат (показатели) для анализа бизнес-процессов (например, стоимость работ по процессу, время выполнения процесса, затраты материальных ресурсов и т. д.). Необходимо задать числовые значения показателей (по введенным центрам затрат) в функциональных блоках всех диаграмм иерархии, начиная от диаграмм нижнего уровня.

Печатаем оценки бизнес-процессов для диаграммы декомпозиции, процесса Внести данные о клиенте. Через контекстное меню выбираем команду Costs (рисунок 1.17):

Рисунок 1.17 Контекстное меню для выбора команды Costs ()

На диаграмме FEO бизнес-процесса DFD «Оформить заказ» выставлены значения показателей оценки бизнес-процессов (рисунок 1.18).

Рисунок 1.18 Диаграмма FEO бизнес-процесса DFD «Оформить заказ» с выставленными значения показателей оценки бизнес-процессов

ГЛАВА 3. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

3.1 Требования к документированию

В регламентации деятельности работников и подразделений разрабатывается документация, которая связывает функциональное и процессное управление. Это такие документы, как положение о подразделениях и должностная инструкция [6].

Приведем алгоритм формирования должностной инструкции работника отдела кадров (рисунок 1.19)

Процессы

Учет личного состава предприятия

Оформление трудовых книжек

Учет текучести кадров

Отчетность

Действия специалиста отдела кадров в различных процессах

Прием, перевод и увольнение работников

Производит записи в трудовых книжках

Учет текучести кадров

Учет создания отчетов

Должностная инструкция работника отдела кадров

Рисунок 1.19 Алгоритм формирования должностной инструкции

Как видно из рисунка 1.19, данный вид регламентации является наиболее простым, так как представляет собой лишь сбор функций должностного лица в различных процессах (или сбор функций подразделения в различных процессах).

ГЛАВА 4. РАЗРАБОТКА СТРУКТУРЫ ЗАДАЧИ

Рассмотрим принципы построения информационной модели. Разработано 13 таблиц информационной базы: 9 из них – справочники и четыре – оперативные таблицы:

Справочники:

1.  Члены ТСЖ.

2. Состав семьи.

3. Трудовая деятельность.

4. Паспорт.

5. График работы.

6. Смета расходов.

7. Услуги ЖКХ.

8. Вид отпуска.

9. Должность.

Оперативные таблицы:

1.  Должность членов ЖКХ.

2. Использование отпусков.

3. Ответственные по работам.

4. План работ. 

На первом этапе построения информационной модели отображаем символ информационной системы и «прикрепляем» к нему все разработанные таблицы БД:

ИС

Информационная система

Все таблицы БД

Состав семьи

Тру-довая дея-тель-ность

Пас-порт

Гра-фик ра-боты

Смета расхо-дов

Услу-ги ЖКХ

Члены ТСЖ

Долж-ность

Долж-ность чле-нов ЖКХ

Ис-поль-зова-ние отпус-ков

От-ветст-вен-ные

по рабо-там

План работ

Вид отпус-ка

Рисунок 1.20 Первый этап построения информационной модели

Затем начинаем отображать процесс обработки информации в базе данных (БД). Для этого отображаем исполнителя операции и символ заполнения экранной формы с соответствующей порцией данных: