Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

Введение

Тема исследования. Данное исследование посвящено изучению проблем в коммуникационных процессах современных организаций и вариантах их решения. Анализируя коммуникационные барьеры, мы подробно рассматриваем различные современные технологии и варианты их использования.

Актуальность темы. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в современных организациях и управлении. По сути все действия руководителей компании, направленные на достижение целей организации, требует эффективного обмена информацией. Однако, рассматривая коммуникации в данной работе, мы покажем, что — это сложный процесс, состоящий из различных нюансов.

Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратятна нее от 50 до 90% своего времени. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует и мотивирует подчиненных. Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором. Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование.

Коммуникативные барьеры не являются лишь однажды решаемой проблемой, они возникают всегда. Поэтому для успешного ведения дел и функционирования как субъекта производства нужно владеть всеми методами по их преодолению. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и самой организации. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

С развитием информационных технологий появились новые каналы коммуникации в Интернете, что позволило инновационно подходить к созданию и распространению информации, для наиболее эффективного воздействия и привлечения новой аудитории, и к продвижению балета в целом.

Объект исследования: коммуникационные проблемы в современных организациях

Предмет исследования: способы решения возникающих проблем. В частности, мы рассматриваем современные информационные технологие, как эффективный способ ведения коммуникаций.

Цель данной работы — определить коммуникативные барьеры в современных организациях и описать способы их преодоления.

В задачи работы входит:

1. Уточнить типы и виды коммуникационных проблем.
2. Обосновать особенности барьеров коммуникации.
3. Определить способы преодоления этих барьеров.

Структура работы включает традиционно две главы, в заключении второй автор предлагает собственные рекомендации по решению коммуникационных барьеров, а также введение и заключение. В первой даётся теоретическое обоснование причин возникновения коммуникативных барьеров, , перечисляются их виды.

Вторая глава посвящена непосредственно методам преодоления барьеров и возникающего как следствие межличностного конфликта, а также описываются необходимые действия для предупреждения барьеров в коммуникации, и какие современные технологии можно использовать для оптимизации коммуникационных процессов.

В конце помещён список использованной литературы.

Глава 1. Понятие и структура коммуникаций, ее отличие в современных организациях

Коммуникация — это обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. Без коммуникаций невозможно общение, а без этого не может быть и объединенной группы, организации. Таким образом, коммуникационный процесс становится важным условием для формирования организации и ее жизнедеятельности, без него невозможно обеспечить координацию деятельности сотрудников современной организации.

В рамках первой главы курсовой работы автор исследует понятие и значение коммуникаций в современных организациях, их типы и характеристики, а также проанализирует, какие факторы влияют на эффективность коммуникации в организации.

1.1. Понятие и виды коммуникаций в организационных структурах

Термин «коммуникация» (от лат. communicatio) появился в научной литературе в начале ХХ века. Один из основоположников американской социологии Чарльз Кули определял коммуникацию как «механизм, посредством которого обеспечивается существование и развитие человеческих отношений», и этот механизм включает в себя все мыслительные символы (символы сознания) и средства их передачи в пространстве и сохранения во времени^[1].

Понятие «коммуникация» имеет множество определений, которые отражают различие подходов. Представители разных наук в разное время по-своему определяли процесс коммуникации.

В «Cовременной энциклопедии» можно найти такое значение термина коммуникация — это общение, передача информации от человека к человеку специфическая форма взаимодействия людей в процессах их познавательно-трудовой деятельности. Профессор Ричард Л. Дафт в своем учебнике даёт определение коммуникаций, которое наиболее полно раскрывает их суть: коммуникации — это процесс, в ходе которого два или несколько человек обмениваются и осознают получаемую информацию^[2].

Более точно на наш взгляд, коммуникацию определяет Ф.И. Шарков: «Под коммуникацией в широком смысле понимается и система, в которой осуществляется взаимодействие, и процесс взаимодействия, и способы общения, позволяющие создавать, передавать и принимать разнообразную информацию»^[3].

Объединив рассмотренные трактовки термина можно сделать вывод, что в широком смысле коммуникация — это передача информации от одного человека к другому, способ доведения индивидом до других людей сообщения по различным каналам.

В определении основной цели коммуникации все значительно проще, современная литература придерживается единого мнения на этот счет:

Цель коммуникации — обеспечение понимания информации. Сам факт обмена информацией (сообщениями) не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Коммуникационный процесс считается эффективным, если с помощью него удалось добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Коммуникационный процесс состоит из четырех базовых элементов. Коротко рассмотрим их, чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности.

1. Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов — слов, сигналов, жестов, мимики и т. п.

3. Канал — средство передачи информации — письмо, радио, телефон, телевизор, телекинез и др.

4. Получатель — лицо, которому предназначена информация, или лицо, интерпретирующее ее.

К этим базовым элементам в современной коммуникации можно добавить еще один — обратная связь. Обратная связь в рамках теории коммуникации является ответной реакцией получателя на информацию. Таким образом отправитель сможет убедиться или сделать предположение (в случае отсутствия обратной связи) доставлено и понято ли его сообщение. В том случае, если получатель продемонстрировал понимание сообщения, обмен информацией может быть назван эффективным.

Этот пункт учтен и в предложенной еще в 1948 г. американским политологом Г.Лассуэл модели коммуникативного процесса, включающую пять элементов: Кто? (передает сообщение) — коммуникатор; Что? (передается) — сообщение; Как? (осуществляется передача) — канал; Кому? (направлено сообщение) — аудитория; С каким эффектом? — эффективноcть^[4].

Видов коммуникации очень много. В данной работе нам важно рассмотреть коммуникации, осуществляемые в организациях. По сути весь процесс производства и управления — это обмен сообщениями.

В целом все коммуникации в организациях подразделяются на две большие группы группы^[5]:

с внешней средой — это информационное взаимодействие с существующими потребителями и потенциальными клиентами, с общественностью, с конкурентами, поставщиками и партнёрами, с органами государственного регулирования.

коммуникации внутри организации — это информационное взаимодействие в рамках организации, которое может быть формальным: межуровневые коммуникации, горизонтальные коммуникации «руководитель-подчинённый», коммуникации между руководителем и рабочей группой и неформальным.

Кроме того, cовременная литература классифицирует коммуникационный процесс в организациях по ряду признаков^[6]:

Для дальнейшего анализа коммуникационного процесса в организации, коротко определим значение представленных в таблице виды коммуникаций.

Коммуникации с помощью технических средств в современных организациях имеют приоритетное значение. К ним относится обмен сообщениями с помощью электронной почты, социальных сетей, мессенджеров, телекоммуникационных систем, управленческих информационных систем. Подробнее на типах подобных систем в современных организации мы остановимся во второй главе данной работы.

Межличностные коммуникацим — это процесс обмена сообщениями и их интерпретация двумя или несколькими индивидами, вступившими в контакт друг с другом^[7]. Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем. В зависимости от канала передачи межличностные коммуникации подразделяют на устные и письменные, а также вербальные и невербальные.

Вербальные коммуникации — процесс общения с помощью языка, как устный (речь), так и письменный (отчеты, доклады, письма).

Невербальные коммуникации — это коммуникационное взаимодействие между индивидами без использования слов (передача информации или влияние друг на друга через образы, интонации, жесты, мимику, пантомимику, изменение мизансценыобщения), то есть без речевых и языковых средств, представленных в прямой или какой-либо знаковой форме. Такой способ общения часто называют «язык тела»^[8].

Формальные коммуникации^[9] — это основные каналы организационного общения, по которым поступает вся информация, имеющая отношение к деятельности организации: отчеты, меморандумы и документы внутри организации, приказы, распоряжения и сообщения вниз по иерархической лестнице, рабочая информация, поступающая по компьютерным сетям, а также входящая и исходящая документация. То есть служит для передачи сообщений, признанных в организации в качестве официальных. Эти сообщения носят чаще всего письменную форму и передаются по вертикальным каналам.

Неформальные коммуникации — это личные коммуникации, возникающие между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют формальные коммуникации. Возникает в организации спонтанно, не контролируется руководителями и во многом порождается индивидуальными интересами^[10].