Файл: Разработка регламента выполнения процесса "Совершенствование существующих продуктов".pdf

Введение.

Основная цель разработки регламента — это довести до исполнителей в понятном для них виде то, как мы видим процесс выполнения конкретных работ и достижения конкретных результатов (модель поведения (behavior pattern) — последовательность действий, которую следует выполнить в определенной ситуации для достижения желаемого результата). Причем довести так, чтобы всё и всем было понятно. Фактически, нам нужно декомпозировать решения, которые мы принимаем (высокоуровневые принципы и правила), до уровня конкретного перечня работ конкретных исполнителей чтобы придать системе управления жесткость.

Но, зачастую, ввиду разных объективных (нехватка времени) и/или субъективных (нехватка знаний специфики) причин об этом либо забывают, либо не принимают во внимание. А это уже почти самая распространенная ошибка при составлении регламента: регламентация только верхних уровней управления.

Регламент, с точки зрения исполнителя должен быть простым, понятным, доступным. Поэтому, хороший регламент обязательно должен:

1) Определять зоны ответственности сотрудников при выполнении работ;

2) Содержать требования к результатам работ;

3) Содержать требования к содержанию работ;

4) Содержать требования к качеству работ.

Причем ответы на эти вопросы должны быть очень конкретными, не содержать лишней «воды» и слов «о высоком». Иначе исполнитель просто запутается в том, что от него все-таки хотят. А виноваты в этом будете именно вы, так как не смогли задать требуемую модель поведения.

Рассмотрим основные правила регламентации.

Правило 1.

Необходимо задать правила на всех уровнях деятельности компании, обязательно создать четкую систему регламентирующих документов. Отсутствие такой системы приведет к тому, что понятных регламентов, отражающих различные требования и интересы различных «групп пользователей этих документов», создать не удастся.

Структура документации с учетом уровней детализации бизнес процесса.

Правило 2.

Необходима схема бизнес-процесса. Без неё проверить, а тем более составить нормальный регламент очень трудно. Качественный регламент обязательно должен содержать схему БП (как некое приложение). Схема позволяет нам избавиться от основной проблемы регламента — отсутствие четкости и жесткости представления бизнес-процесса как определенной последовательности процедур и действий для достижения того или иного значимого результата.

---

Правило 3.

Хороший регламент должен быть жестко структурированным. Причем структура документа должна быть однозначно связана со схемой бизнес-процесса. Регламент дополняет, «расшифровывает» схему, на основании которой он разрабатывается.

Используются следующие термины:

Бизнес-процесс — устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Владелец бизнес-процесса — должностное лицо или коллегиальный орган управления, которые имеют в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, управляют его ходом и несут ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса.

Вход бизнес-процесса — продукт, полуфабрикат, ресурс, преобразуемый в ходе выполнения бизнес-процесса.

Выход бизнес-процесса — результат (продукт, услуга) выполнения бизнес-процесса.

Модель — графическое, табличное, текстовое, символьное описание бизнес-процесса либо их взаимосвязанная совокупность.

Процессный подход — применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов.

Показатели бизнес-процесса — количественные и/или качественные параметры, характеризующие бизнес-процесс и его результат.

Показатели эффективности бизнес-процесса (ПЭ) — параметры бизнес-процесса, характеризующие взаимоотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Поставщик — субъект, предоставляющий ресурсы.

Потребитель (клиент) — субъект, получающий результат бизнес- процесса.

Операция (работа) — часть бизнес-процесса.

Регламент бизнес-процесса (описание бизнес-процесса) — документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям. Ресурсы — информация (документы, файлы), финансы, материалы, персонал, оборудование, инфраструктура, среда, программное обеспечение, необходимые для выполнения бизнес-процесса.

Глава 1. Изучение текущей организации бизнес-процесса "Совершенствование существующих продуктов"

---

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи.

Процесс совершенствования существующих продуктов – это все направления деятельности, которые должны определить текущие потребности и выбрать технологию, создать и реализовать продукцию, способную за счет своих новых качественных свойств удовлетворить целевых потребителей и обеспечить требуемый приток капитала в существующую бизнес-систему.

Результаты процесса обеспечивают достижение баланса между текущей и долгосрочной устойчивостью бизнеса через управление развитием продуктов и технологий компании.

Результатом процесса модификации существующих продуктов и услуг является технология удовлетворения потребителя, включающая в себя:

• технологию продвижения и технику продаж продукта;

• технологию производства продукта;

• требования к ресурсам;

• требования к средствам производства;

• требования к квалификации персонала.

Критерием результативности процесса совершенствования существующих продуктов является величина отклонения потребительских свойств конкретного продукта от ожидаемых целевым потребителем ценностей.

Критерием эффективности деятельности по совершенствованию существующих продуктов является отношение величины совокупной прибыли, полученной от реализации продукта каждого вида за период его жизненного цикла, к величине затрат на его разработку и совершенствование.

Информация для решения задачи будет поступать из научно-исследовательского отдела, а также отделов маркетинга, дизайна, снабжения и сбыта.

Получаем отчет по количеству совершенствований, которые можно включать в бизнес-процесс «Производство».

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов.

Формирование модели бизнес-процесса — сложная задача, требующая для решения определенного набора методов и средств. Метод создания схемы бизнес-процесса — важнейшая часть методологии проекта описания бизнес-процессов организации. Выбор подходящего метода описания зависит от целей, поставленных перед аналитиком, создающим модель организации.

---

Нотацию ARIS VAD можно рассматривать как инструмент простейшего схематического изображения бизнес-процессов. Это средство для эскизного

описания процессов верхнего уровня, не предназначенное для построения связных комплексных моделей деятельности организации. Трудоемкость описания процесса в нотации VAD существенно выше, а это отражается на времени выполнения проекта и необходимых ресурсах.

Нотации ARIS eEPC и IDEF3 принципиально не отличаются друг

от друга, так как базируются на одних и тех же принципах моделирования потоков работ (Work Flow), предполагающих использование символов логики (перекрестков в IDEF3). В нотации ARIS eEPC и IDEF3 не заложены средства описания управляющих воздействий, обратных связей по управлению и ин-

формации.

В настоящее время для описания бизнес-процессов используется несколько методологий. К числу наиболее распространенных относятся методологии создания моделей структурного типа, методологии описания потоков работ (Work Flow) и методологии описания потоков данных (Data Flow Modeling).

Моделирование процессов подразумевает создание некоторой математической модели процесса, например модели стоимости, модели алгоритма выполнения операций, времени выполнения и т. д. Сама по себе схема — это чертеж, построенный по определенным требованиям с целью передачи информации о деятельности системы.

При создании моделей организации описание объектов модели осуществляется при помощи инструментальных средств моделирования бизнес-процессов, что дает возможность сделать из простейшего описания бизнес-процесса более сложную модель для проведения определенных вычислений, анализа, оценки процесса.

Рассмотрим некоторые инструменты, которые можно использовать для моделирования бизнес-процессов.

BizAgi Modeler

С его помощью можно получить не только модели и описания бизнес-процессов, но и создавать исполняемые приложения по ним, а это, зачастую, именно то, что нужно. BizAgi Suite состоит, по сути, из двух модулей — BizAgi Modeler, который используется для моделирования и описания бизнес-процессов и BizAgi Studio, который позволяет перевести модели в исполняемые приложения. Не требует особых навыков программирования, поэтому каждый сможет создавать приложения.

ELMA BPM

Большим плюсом этой программы заключается в возможности интеграции с платформой 1С, что, очень привлекательно для российских компаний. ELMA позволяет исполнять и отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0. Кстати, именно благодаря сотрудникам ELMA, нотация была переведена на русский язык.

---

Business Studio

Cамый раскрученный инструмент для управления бизнес-процессами на отечественном рынке. Первая версия увидела свет в 2004 году. В принципе, в программе все довольно стандартно — определяем цели компании, моделируем процессы, которые позволяют достигать целей, назначаем ответственных из дерева оргструктуры, отмечаем, какие ресурсы используются в процессах.

Считаю, что модель бизнес-процесса «Совершенствование существующих продуктов» относится к нотации IDEF0, т.к. подробно разбирается структурная модель и с помощью декомпозиции можно разбирать на детальные модели.

Для построения бизнес-модели «как есть» выберу среду MS Visio, Так как для работы с остальными не хватает ни денег, ни времени.

Прошу простить.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Упрощенно модель любого бизнес-процесса можно изобразить следующим образом

Входы :

1. Факторы внешней среды предприятия;
2. Активы организационного процесса;
3. Списки операций;
4. Параметры операций;
5. Наличие ресурсов;
6. План управления проектом

Инструменты и методы:

1. Экспертная оценка;
2. Анализ альтернатив;
3. Опубликованные оценочные данные;
4. Программное обеспечение для управления проектами;
5. Оценка «снизу-вверх»

Выходы:

1. Требования к ресурсам, задействованным на операциях;
2. Параметры операций (обновления);
3. Иерархическая структура ресурсов
4. Календарь ресурсов (обновления)
5. Запрошенные изменения

Зачастую бизнес-модель большинства производств выглядит следующим образом

Данная модель не позволяет оперативно вмешиваться в процесс планирования, что влечет за собой большой срок внесения изменений (совершенствования) в этап производства.

Глава 2. Разработка бизнес-процесса "Совершенствование существующих продуктов"

---