Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Движение библиотечного фонда».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Библиотека является одним из древнейших культурных институтов. За весь период своего существования библиотеки выполняли функции от хранения документов до универсального источника информации.

В настоящее время библиотеки заметно отстают от уровня развития современного общества, поэтому роль библиотек в традиционном понимании снижается. Все больше людей предпочитают использовать книги в электронном виде. Этому способствует широкий ассортимент устройств для чтения книг. Поэтому в современном обществе библиотека приобретает функции музея. Сегодня библиотеки являются не хранилищем информации, а хранилищем для книг [3].

В современном мире библиотеки должны непрерывно развиваться. Функции хранения и выдачи книг не являются достаточными. В современной библиотеке начинают внедряться информационные технологии:

1. Создание электронных каталогов книг.
2. Оцифровка книг.
3. Запуск Интернет-аналогов библиотек.

Современная библиотека должна предоставлять читателю возможность одновременной работы с книгами библиотеки и обращения за дополнительными данными к другой библиотеки с помощью межбиблиотечной сети через Интернет, и иметь возможность распечатывания необходимых данных и создания копий.

Как и любая другая организация, библиотека, на определенном этапе своего существования, должна совершенствовать систему работы. Для того, чтобы определить пути для совершенствования системы работы, необходимо проанализировать существующие процессы и выявить недостатки. Затем нужно составить план изменений, которые помогут устранить недостатки.

Как правило, за все существование библиотек, накапливается множество книг и читательских формуляров. Хранение такого количества источников информации занимает большие площади. А также доставляет трудности при поиске книг по запросу читателя. Поэтому в библиотеках необходимо внедрять информационные технологии, позволяющие осуществлять быстрый поиск по базе данных читателей и по наличию книг в библиотеке.

Актуальность работы заключается в повышении качества обслуживания читателей библиотеки с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс движения библиотечного фонда.

Предметом исследования является проектирование реализации операции бизнес-процесса движения библиотечного фонда.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса движение библиотечного фонда.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.

1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Входными потоками процесса являются:

1. Товарная накладная, которая передается в библиотеку от поставщиков при поступлении книг в библиотечный фонд.
2. Экземпляр книги.
3. Номер читательского билета, который предъявляется читателем при обращении в библиотеку.

Выходными потоками процесса являются:

1. Акт о расхождении.
2. Акт о списании.
3. Библиотечный фонд.
4. Формуляр книги.
5. Читательский билет.

В границы рассматриваемой задачи входят процессы формирования и учета движения библиотечного фонда.

Рассматриваемая задача охватывает всю деятельность библиотеки, направленную на формирование библиотечного фонда, и не имеет связи с другими процессами.

Важность рассматриваемой задачи заключается в том, что библиотекам необходимо иметь оперативные данные о состоянии библиотечного фонда для отчета перед вышестоящими инстанциями и координации деятельности персонала.

В процессе решения задачи задействованы библиотекари, осуществляющие работу с читателями и учет библиотечного фонда.

Результатными показателями бизнес-процесса являются:

1. Количество читателей.
2. Количество книг в библиотечном фонде.
3. Количество нарушений сроков возврата книг.

Входным документом, в котором содержатся результатные показатели, является товарная накладная. Результатными документами являются отчеты, которые формируют библиотекари, в процессе своей деятельности.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

Процесс движения библиотечного фонда включает в себя:

1. Учет поступления книг.
2. Учет выбытия книг.
3. Учет выдачи книг читателям.

На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма процесса учета выдачи книг. Процесс осуществляется согласно Порядку учета библиотечного фонда. Механизмом процесса является библиотекарь. Входными потоками процесса являются товарная накладная и экземпляр книги. Выходными потоками являются Акт о расхождении, библиотечный фонд, акт о списании, формуляр книги, читательский билет.

На рисунке 2 представлена декомпозиция контекстной диаграммы. Формирование библиотечного фонда осуществляется на основании товарной накладной, в которой перечислены параметры закупленных книг. В результате процесса учета поступления книг формируется библиотечный фонд. В процессе деятельности библиотеки формируется комплекс книг, которые подлежат списанию по какой-либо причине. Для учета их выбытия составляется Акт о списании. Для учета выдачи книг читателям оформляется читательский билет и формуляр книги.

Модель процесса учета поступления книг представлена на рисунке 3. В библиотеку поступают книги, которые были закуплены. Вместе с книгами поступает товарная накладная. Библиотекарь осуществляет проверку поступивших книг. В случае выявления несоответствий, оформляется Акт о расхождении. На каждую поступившую книгу оформляется книжный формуляр, в который списывается дата взятия читателем книги и фамилия читателя.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма

Рисунок 2. Модель процесса учета движения библиотечного фонда

Рисунок 3. Модель процесса учета поступления книг

После того как формуляр книги заполнен, книги передаются в залы библиотеки для выдачи читателям.

На рисунке 4 представлена модель процесса учета выбытия книг. В процессе движения библиотечного фонда осуществляется выборка книг, которые находятся в плохом состоянии или старые экземпляры книг, на замену которым были закуплены более новые издания. Библиотекарь осуществляет проверку этих книг и выбирает экземпляры, которые подлежат списанию. На все экземпляры книг, подлежащих списанию, оформляется Акт о списании. В Акте записывается причина списания и информация о книги, подлежащей списанию.

На рисунке 5 представлена модель процесса выдачи книг читателям. Читатель выбирает в библиотеке книги, которые он хочет взять. В формуляры этих книг вносится информация о читателе и дате взятия книги. Затем оформляется читательский билет – в него вносится информация о взятых книгах и дате взятия книг. Формуляры книг остаются в библиотеке, а читательский билет возвращается читателю.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. В процессе документооборота формируются следующие документы:

1. Читательский билет.
2. Формуляр книги.
3. Акт о списании.
4. Акт о расхождении.

Схема документооборота представлена на рисунке 6.

Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 1.

Рисунок 4. Модель процесса учета выбытия книг

Рисунок 5. Модель процесса учета выдачи книг читателям

Рисунок 6. Схема документооборота

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

В таблице 2 представлена характеристика документооборота задачи после автоматизации.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота

Трудозатраты по базовому плану составили 1 300 человеко-часов в год, а трудозатраты по автоматизированному плану – 610 человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что автоматизация учета движения библиотечного фонда является целесообразной.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Входным документом задачи является товарная накладная. Накладная передается в библиотеку при получении книг от поставщиков. Накладная имеет унифицированную форму ТОРГ-12. Поэтому при проектировании информационной системы, автоматизирующей учет библиотечного фонда, оригинальное проектирование не потребуется.

Выходными документами процесса учета движения библиотечного фонда являются:

1. Акт о расхождении.
2. Акт о списании.
3. Формуляр книги.
4. Читательский билет.

Все перечисленные документы имеют унифицированные формы, поэтому оригинальное проектирование печатных форм не потребуется.

В проектируемой системе не будут использованы международные классификаторы. Информационная база проектируемой системы будет организована в виде интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают следующие виды баз данных:

1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные.

В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи со следующими факторами:

• Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное представление данных.
• Наличие теоретически обоснованных методов нормализации отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
• Независимость данных заключается в том, что при необходимости внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение минимальных изменений.