Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара».pdf

ВВЕДЕНИЕ

На современных предприятиях руководители стремятся автоматизировать процесс планирования и управления закупками, т.к. именно в этом случае будет обеспечена бесперебойность работы, а также будут гарантированы своевременность закупки и положительные отношения, как с поставщиками, так и с потребителями.

Сфера применения информационных технологий постепенно расширяется от автоматизации отдельных бизнес-процессов предприятия, таких, например, как автоматизация расчетно-кассового узла, бухгалтерии, логистических операций, управления товарными запасами, управление персоналом, до комплексной автоматизации основных или даже всех бизнес-процессов.

Процесс управления закупками оказывает существенное влияние на конкурентоспособность, эффективность и устойчивость предприятий. Таким образом, вся дальнейшая деятельность и успешное развитие предприятия зависит от грамотной организации процесса планирования и управления закупками.

Актуальность темы обусловлена всевозрастающей ролью управления планированием поставочной деятельности. Эффективное управление планированием поставочной деятельности является залогом успешной организации поставок предприятия, получение максимальной прибыли при минимальных временных и финансовых издержках.

Целью работы является анализ ключевых бизнес-процессов управления поставок Предприятия N и разработка рекомендаций по управлению планированием поставочной деятельности Предприятия N.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- исследовать методики бизнес-процессов;

- исследовать информационные системы и программные продукты для анализа бизнес-процессов;

- создать модель деятельности УЗ Предприятия N:

- разработать функциональные модели организации закупок as-is и to-be;

- оценить эффективность внедрения модуля «Заявка на поставку» в единой отраслевой системе документооборота.

Объект исследования – управления поставок Предприятия N.

Предметом исследования является процесс организации поставочной деятельности на данном предприятии.

1. СУЩНОСТЬ, ЦЕЛЬ И КЛАССИФИКАЦИЯ АНАЛИЗА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

---

1.1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

В век всеобщей компьютеризации одним из основных ресурсов общества становится информация. Чтобы считаться квалифицированным специалистом, необходимо уметь обрабатывать имеющуюся информацию для получения желаемого результата, причем делать это правильно и быстро [2].

Суть анализа бизнес-процессов заключается как в работе с графическими схемами, так и в анализе абсолютно всей доступной информации по процессам, измерении их показателей, сравнительном анализе и т.д. Именно поэтому анализ процессов необходимо рассматривать в широком смысле. Классификация видов анализа процессов представлена на рисунке 1.

Рис. 1 – Классификация видов анализа процессов

Слово «информация» происходит от латинского слова informatio, что в переводе означает «сведение, ознакомление, разъяснение». Дословная трактовка означает то, что присуще человеческому сознанию и общению и не отражает многообразия свойств информации, которое проявляется не только на уровне общения между людьми, но и на уровне живой и неживой природы, включая и технические устройства, созданные человеком [3].

1.2. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Предприятие N – современное предприятие, составными частями которого являются производственные площадки, административные подразделения и управления деятельностью объекта.

Управление закупок является структурным подразделением Предприятия N по обеспечению предприятия всеми видами материально-технических ресурсов и оборудования. Так как информационные процессы сопровождают любую человеческую деятельность в любые исторические периоды времени, то нужно признать, что и информационные технологии имманентно присущи трудовому процессу, как в области производства, так и в организационно-управленческой сфере, т.е. в менеджменте [7].

Управление закупок руководствуется в своей работе с подразделениями действующей должностной инструкцией, положениями, нормативами и приказами, внедренными на предприятии.

---

Рассмотрим организационную структуру УЗ (рисунок 2):

- ОО УЗ – это отдел оборудования управления закупок.

- ОМТС – это отдел материально-технического снабжения.

- Группа №1 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (химии) отдела материально-технического снабжения.

- Группа №2 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (металлов).

- Группа №3 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (вспомогательная).

- Группа №4 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (контрольно-измерительные приборы).

Рис. 2 – Организационная структура УЗ

В управлении закупок применена линейно-функциональная структура управления. Данная организационная структура подразумевает передачу полномочий от начальника управления закупок заместителю начальника управления, далее начальникам отделов, затем ведущим специалистам рабочих групп. В то же время в основе организационной структуры УЗ лежит принцип функциональной департаментализации (процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности) [9].

Процесс закупок строго регламентирован и направлен на заключение договоров поставки материалов и оборудования с дальнейшим поступлением МТРиО необходимого количества и качества на склад структурного подразделения. Целями процесса являются:

− обеспечение своевременного и качественного выполнения годовойпрограммы закупок Предприятия N, а также дополнительных заявок за счет проведения закупочных процедур на поставку материалов и оборудования;

− полное, своевременное и качественное обеспечение структурных подразделений Предприятия N материалами и оборудованием в соответствии с закрепленной за каждым исполнителем структурной группы УЗ номенклатурой;

− применение различных способов закупок материалов и оборудования (преимущественно конкурентных) в соответствии с Единым отраслевым стандартом закупок;

− обеспечение своевременной и качественной приемки материалов и− оборудования техническими специалистами Предприятия N.

Рассмотрим схему процесса управления закупками (рисунок 3).

Рис. 3 – Схема процесса управления закупками

Первоначальным этапом процесса закупочной деятельности является заявочная кампания, проведение которой утверждается приказом по предприятию.

---

Годовые заявки формируются ответственными исполнителями структурных подразделений в информационной системе Alfa в модуле Purchase соответствии с регламентом работы данной системы и составляются на основании выделенного лимита денежных средств с учетом имеющихся складских запасов, а так же неликвидов других подразделений.

В рамках Единого отраслевого стандарта закупок, существует несколько видов конкурентных процедур закупок, таких как: запрос цен, запрос предложений, конкурс, аукцион.

2. РАЗРАБОТКА УЛУЧШЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «КОНТРОЛЬ ПОСТАВОК ТОВАРА»

2.1. Мероприятия по улучшению бизнес-процессов

ЕОСДО – Единая отраслевая система документооборота. Цель Единой отраслевой системы электронного документооборота — создание единого информационного пространства отрасли и получение существенной экономии за счёт перехода на безбумажный документооборот. Внедрение ЕОСДО приводит к сокращению времени на принятие управленческих решений, увеличивает производительность труда за счёт ускоренной обработки документов, повышает исполнительскую дисциплину.

На рисунке 4 представлена модель процесса организации поставок as is.

Рис. 4 – Модель As-Is организации поставок

В настоящее время, при проведении упрощенного варианта проведения закупки материалов и оборудования, а именно проведения конкурентной процедуры закупки, используется бумажный вариант документа формата Excel с приложением всех необходимых подтверждений (мониторинг цены, адресный запрос, ТКП от поставщиков, расчет НМЦ, распечатка с сайтов-агрегаторов, запрос о снижении и ответ о снижении от поставщика, заявка на закупку, защита категорийной стратегии, закупочная документация) в бумажном виде.

В процессе используются подсистемы платформы Alfa и ЕОСДО на стадии согласования необходимых документов к договору поставки:

- управление заявочной кампанией по поставке материалов и оборудования;

- управление движением материально-технических ресурсов;

---

- управление договорами, финансами и расчетами.

Выявленные недостатки:

- в системе договорные отношения представлены не полностью, только в части характеристик самого договора, дат поставки и оплаты;

- ответственный исполнитель по договору оформляет первичные документы на бумажном носителе, контролирует ход согласования аналитической записки к договору и заявки на закупку "вручную".

В модели to be предлагается развитие информационной системы – применительно к УЗ, в частности предлагается использовать подсистему Управление закупочной кампанией по поставке оборудования и материалов с внедрением модуля «Заявки на поставку» в ЕОСДО. Функциональная модель отображена на рис. 5.

Рис. 5 – Модель To Be организации поставок

В обновленной системе вся необходимая документация для заключения договора представлена в полной мере, включая обоснование цены закупки, выбор поставщика, преддоговорные переговоры.

Ответственный исполнитель по договору оформляет первичные документы в единой отраслевой системе документооборота, отправляет на согласование специалистам структурных подразделений, связывает их с договорными обязательствами. Контролирует ход согласования и утверждения аналитических записок и заявок на закупку с помощью системы.

В обновленной системе появляется возможность отследить:

- согласование аналогов с меньшей ценой;

- срок выполнения каждым исполнителем своей задачи по согласованию аналитический записки и/или закупочной документации. А также появляется возможность:

- исключить из цепочки согласования документации водителяэкспедитора;

- снизить трудозатраты секретаря, т.к. номер и дата документа будут присваиваться в системе автоматически.

2.2. Описание бизнес-процессов «как должно быть»

PRPU01 «Заявка на поставку»

Изменения шагов бизнес-процесса

PRPU01.01 Определение потребности в товарах

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике

Тип шага

Системный

Описание шага

Общий список товаров в системе можно посмотреть в форме «Товар Список»

---