Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретико – методологические аспекты по теме исследования).pdf

5. Психологический настрой.

В организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

Направления совершенствования и пути повышения эффективности процесса межличностной коммуникации в администрации сельского поселения Двиницкое

В процессе межличностного общения между сотрудниками администрации д. Чекшино присутствуют ряд проблем и затруднений. Их причиной являются коммуникативные барьеры, возникающие между сотрудниками. Для преодоления этих барьеров необходима четко выстроенная и выверенная деятельность администрации, направленная на сотрудников.

Одной из наиболее важных проблем в осуществлении процесса межличностной коммуникации между сотрудниками администрации является проблема так называемого «неактивного слушателя». Как показали наблюдения, эта проблема заключается в неумении или низкой заинтересованности собеседников слушать друг друга.

Для ликвидации этой проблемы необходимо использовать такой прием, как прием активного слушания. Смысл этого приема эффективной коммуникации состоит в способности слушателя помочь говорящему сказать именно то, что он намеревался сказать.

Существует несколько принципов активного слушания[12,с.162]:

- не перебивать говорящего, не начинать говорить, пока говорит собеседник;

- расположить собеседника к себе, создать атмосферу дружелюбия;

- нейтрализовать отвлекающие факторы, избегать постороннего вмешательства;

- продемонстрировать симпатию и заинтересованность к собеседнику;

- быть терпеливым и избегать споров на этапе получения информации;

- задавать вопросы.

Следующим барьером, встающим на пути эффективного межличностного общения, является недостаток пояснения собственных идей перед их передачей. И это означает, что в ходе общения сотрудникам администрации необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые они желают сделать объектами передачи[14,с.92].

Так, для сообщения информации в адрес руководителя сотрудникам необходима определенная профессиональная тема как объект передачи, поскольку межличностное общение с руководителем на отвлеченные от темы в рабочее время не будет являться признаком профессионализма. К примеру, такими темами тем для передачи могут быть[14,с.102]:

• сообщение работникам о своем понимании предстоящих изменений в распределении заданий;
• получение от руководителя и коллег информации, проясняющей задачу;
• сообщение руководителю о проблеме, с которой вы столкнулись;
• обсуждение между сотрудниками результатов работы администрации;
• поощрение сотрудника похвалой и признание его хорошей или прекрасной работы;
• сообщение сотрудникам об идее, над которой им следовало бы подумать.

---

Следующей проблемой, которая имеет место в процессах межличностной коммуникации между сотрудниками администрации - это наличие в разговоре двусмысленных слов и выражений, присущих начинающим сотрудникам.

Наличие такой ситуации возможно в силу того, что в штат администрации устраиваются на работу довольно молодые специалисты, которые еще не в полной мере овладели языком профессионального общения.

Соответственно, данный барьер ликвидируется в первое время работы в коллективе. Более опытным коллегам следует помогать начинающему сотруднику освоить основы общения и наладить личный контакт с остальными. Для этого необходимо использовать такой метод, как наставничество.

Отметим, что четвертый недостаток, присущий общению сотрудников администрации - это отсутствие внимания к чувствам своих собеседников и эгоистичный подход в общении с коллегами, что сильно дистанцирует коммуниканта в процессе общения. Эффективный прием, способствующий избеганию подобных ситуаций, называется приемом эмпатии и открытости. Под эмпатией понимается внимание к чувствам других людей, иначе говоря, это - готовность «влезть в их шкуру».

Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, сотрудники получат возможность соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к собеседнику или их группе и текущей ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной.

Всякая коммуникация в своей структуре должна иметь такой элемент, как обратная связь. В межличностном общении сотрудников администрации сельского поселения Двиницкое эта составляющая развита до степени профессиональной двусторонности коммуникации для органа местного самоуправления.

Все же можно дать следующие рекомендации по повышению эффективности обратной связи. В коллективе администрации связь между сотрудниками должна:

- быть своевременной, т.е. не задерживаться от момента получения оригинального послания;

- содержать перефразированное оригинальное послание; включать уточняющие вопросы;

- не давать оценок оригинальному посланию.

Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы для сравнения, услышанного с тем, что изначально намеревалось сообщить.

Еще один способ, позволяющий создать обратную связь и повысить уровень эффективности межличностной коммуникации заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание[10,с.122].

---

Например, если руководитель дает задание своему сотруднику, необходимо будет заметить, не появляется ли в выражении лица сотрудника напряженность? Не заметно ли в нем легкое раздражение, не смотрит ли он вниз, слушая начальника? Эти сигналы, если они присутствуют, должны сообщить, что человек, может быть, не вполне понимает задание или расстроен им. Может случиться, что он отреагирует на слова руководителя с колебаниями в голосе. Любой из этих знаков - факт обратной связи, свидетельствующий о возможной неудовлетворенности или непонимании. Если руководитель это заметит, то ему следует прибегнуть к методам задавания вопросов, описанным выше.

Следует отметить, что администрация заинтересована в качественной работе своих сотрудников. Поэтому, руководство проводит политику оптимизации своей деятельности, элементом которой является межличностная коммуникация сотрудников.

Ещё один способ установления обратной связи - проведение с подчиненными политики открытых дверей. Каждому подчиненному необходимо знать, что руководитель готов обсудить с ними любые вопросы, затрагивающие его интересы, и подкрепить свои слова действиями.

Если сотруднику, пришедшему поговорить со своим руководителем, будет доведена информация о том, что он занят, то сотрудники отдела узнают реальный стиль руководства своего начальника. Это может негативно отразиться на имидже руководителя. Но, с другой стороны, она не может позволить, чтобы ее без конца прерывали.

Поэтому, руководителю администрации следует выделить определенный час в течение дня, когда он готов выслушать своих сотрудников по любому интересующему их вопросу.

Во-вторых, необходимо будет обеспечить развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации, среди которых владение электронной почтой, умение пользоваться факсом, писать меморандумы.

В-третьих, руководству администрации следует создавать управленческие системы и формировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию. К современным методам информационного обмена относятся «горячие линии», дающие каждому сотруднику возможность высказать свои мысли или задать вопросы в любое время, совместные завтраки или обеды с участием сотрудников, совместные поездки на экскурсии, пикники и т.д.

Подводя итог, надо отметить, что нами были указаны рекомендации, позволяющие преодолеть коммуникационные барьеры и повысить уровень эффективности межличностного общения в администрации.

---

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, используя данные научных исследований в области эффективной межличностной коммуникации и опираясь на знания, полученные мною при личном общении с сотрудниками и главой администрации сельского поселения Двиницкое, можно сделать ряд соответствующих выводов, предложений и рекомендаций, касающихся вопросов эффективности межличностных коммуникаций в управлении.

Представленные в курсовой работе теоретические данные позволили уточнить понятие межличностной коммуникации, выявить особенности этой управленческой категории, выделить межличностное общение в особую форму коммуникаций, обозначить его структуру и функции, указать основные коммуникационные барьеры, препятствующие повышению эффективности общения.

Таким образом, межличностная коммуникация - процесс обмена информацией между индивидами, в которой одна сторона является отправителем информации, а другая - получателем.

Теория управления выделяет следующие особенности межличностных коммуникаций:

- носят индивидуальный характер;

- бывают вербальные и невербальные;

- их свойства присущи практически всем видам коммуникаций;

- являются одним из основных элементов управленческой деятельности.

В системе межличностной коммуникации существует самостоятельная форма, называемая межличностным общением. Теоретики менеджмента в своих научных трудах описывают следующую структуру межличностного общения, выстраивающуюся по иерархическому принципу:

1. коммуникация на макроуровне, где процесс общения изучается в интервалах времени, сопоставимых с длительностью человеческой жизни, с акцентом на анализ психического развития индивида. Общение здесь выступает как сложная развивающаяся сеть взаимосвязей индивида с другими людьми и социальными группами;

2. коммуникация на мезауровне, в котором общение рассматривается как сменяющаяся совокупность целенаправленных логически завершаемых контактов или ситуаций взаимодействия, в которых оказываются люди в процессе текущей жизнедеятельности на конкретных временных отрезках своей жизни. Главный акцент в изучении общения на этом уровне делается на содержательных компонентах ситуаций общения - «по поводу чего» и «с какой целью».

3. коммуникация на микроуровне: здесь главный акцент делается на анализе элементарных единиц общения как сопряженных актов, или трансакций. Важно подчеркнуть, что элементарная единица общения - это не смена перемежающихся поведенческих актов его участников, а их взаимодействие. Она включает не только действие одного и партнеров, но и связанное с ним содействие или противодействие другого.

---

К функциям межличностного общения относятся информационно-коммуникативная, регуляционно - коммуникативная и аффективно-коммуникативная.

В ходе осуществления коммуникативного процесса его участники сталкиваются с определенными трудностями, выраженными в форме коммуникационных барьеров. Такими являются:

- барьеры понимания или непонимания;

- барьеров социально - культурных различий;

- невербальные барьеры;

- барьеры социально - культурных различий и межличностных отношений.

Опираясь на богатый материал, полученный в администрации сельского поселения Двиницкое, становится ясно, что в межличностной коммуникации сотрудников присутствуют практически все её виды.

В процессе межличностного общения между сотрудниками администрации присутствуют ряд проблем и затруднений. Их причиной являются коммуникативные барьеры, возникающие между сотрудниками. Для преодоления этих барьеров необходима четко выстроенная и выверенная деятельность администрации, направленная на воспитание в своих сотрудниках основ эффективного межличностного общения.

Существует несколько стратегий, кото­рые позволяют достаточно успешно преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудни­ков организации. К их числу можно отнести:

- развитие коммуникационных навыков своих сотрудников (активное слушание, установления обратной связи),

- развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации.

Анализируя вышеизложенный материал, были предложены соответствующие рекомендации, применение которых сделает процесс межличностной коммуникации более эффективным и рациональным.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Володина Л. В. Деловое общение и основы теории коммуникации / Л. В. Володина, О. К. Карпухина. - Москва, 2017. – 306 с.
2. Голуб О.Ю. Теория коммуникации: Учебник / О.Ю. Голуб, С.В. Тихонова. - Москва: Дашков и К, 2016. - 388 c.
3. Гусейнов А.А. Управленческое общение / А.А. Гусейнов. - Москва: Гардарика, 2017. - 163 с.
4. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент / А. Б. Зверинцев. - СПб.: Союз, 2017. – 267 с.
5. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR/ А. Б. Зверинцев. - СПб.: Изд-во Буковского, 2017. – 246с.
6. Коноваленко М.Ю. Теория коммуникации: Учебник для бакалавров / М.Ю. Коноваленко, В.А. Коноваленко. - Москва: Юрайт, 2017. - 415 c
7. Максимцов М.М. Менеджмент: Учебное пособие / М.М. Максимцов, А.В. Игнатьева.- Москва: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2016. - 324 с.
8. Москвин В.П. Риторика и теория коммуникации: Виды, стили и тактики речевого общения / В.П. Москвин. - Москва: ЛИБРОКОМ, 2016. - 216 c.
9. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации / Г.Г. Почепцов. - Москва: Рефл-Бук, К.: Ваклер, 2018.
10. Смолкин А.М. Менеджмент: Основы организации: Учебник. –2-е изд., перераб. и доп/ / А.М. Смолкин.- Москва: ИНФРА – М, 2017. – 296 с.
11. Чамкин А.С. Основы коммуникологии (теория коммуникации): Учебное пособие / А.С. Чамкин. - Москва: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 350 c.
12. Шарков, Ф. И. Коммуникология. Основы теории коммуникации. Учебник / Ф.И. Шарков. - М.: Дашков и Ко, 2016. - 488 c.
13. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. Учебно-практическое пособие. Изд. 5-е, перераб. и доп. / С.В. Шекшня. - Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2016. – 253с.
14. Основы теории коммуникации. - М.: Гардарики, 2017. - 616 c.
15. Официальный сайт Двиницкой администрации [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.sokoladm.ru/content/dvinickoe (дата обращения: 27.09.2019)

---