Файл: Общие определения и назначение складского учета.pdf

Введение

Достаточно часто при управлении складом приходится сталкиваться со следующими проблемами:

• большое время затрачивается на обработку информации по пришедшему товару или товару, который необходимо доставить клиенту, что приводит к ухудшению репутации и потери лояльности клиентов;
• необоснованность заказа товара, которое не учитывает текущее состояние остатков товаров, что может привести к заказу товара, который будет очень долго храниться на складе или не заказу необходимого товара;
• недостача, связанная с разбежностью в фактических и указанных кладовщиками остатках.

Актуальность темы обусловлена тем, что ведение складского учета с помощью информационных технологий значительно облегчает выполнение основных операций, позволяет получать оперативную информацию по остаткам и товарообороту, уменьшает время на выполнение операции по приемке товара, его выдаче или перемещению в торговые точки. Построение автоматизированных решений должно придерживаться определенного регламента, который позволит более эффективно автоматизировать основной процесс.

Целью данной работы является разработка конфигурации в среде 1С для ведения учета запасов на складе.

Задачи работы:

• провести анализ принципов автоматизации складского хозяйства;
• определить основные процессы деятельности склада;
• определить необходимость разработки конфигурации по ведению учета запасов;
• разработать алгоритмы работы основных объектов конфигурации;
• представить перечень сущностей и связи между ними, которые формируют конфигурацию;
• отобразить особенности разработки программных решений в среде 1С;
• представить работу разработанной конфигурации.

Разработанная конфигурация будет позволять осуществлять учет прихода, расхода, перемещения товара на складе, на основании этих операций определять текущий запас. В отличие от имеющихся решений фирмы 1С, которые обеспечивают учет складских операций, данное решение будет более простым в использовании, менее требовательным к ресурсам и более адаптированным под конкретный склад.

1 Анализ принципов организации складского учета

1.1 Общие определения и назначение складского учета

В логистической цепочке перемещение товаров требует концентрации запасов в определенном месте, для их хранения существуют отдельные склады.

Склад – помещение для приема, организации, хранения товаров перед отправкой.

Складская логистика – методы и правила хранения, распределения и погрузки товаров.

Автоматизация склада – система сортировки и хранения товаров с одинаковыми параметрами и размерами в одном месте.

Управление складом – это комплекс процедур, осуществляемых при перемещении товаров. Для эффективного управления должны быть согласованы материальные и информационные каналы для качественного функционирования и адаптации программы к автоматизации склада.

Типы складов по типу продукции, хранящейся там

• Склад готовой продукции
• Склад сырья
• Склад материалов и комплектующих
• Склад упаковки

Автоматизации складских операций представляет собой такие технологические операции:

• прием;
• организация;
• хранение;
• обработка;
• погрузка.

Склад должен уметь консолидировать, дезагрегировать и завершать загрузку в партии, обеспечивать правильное хранение товаров, знать, где и какие конкретные товары находятся в режиме реального времени, предоставлять услуги в области переупаковки, погрузки, переупорядочения товаров разных партий и разных размеров, аренды свободного места на складских территориях, вести учет всего цикла.

Оптимальное сочетание и автоматизация учета запасов на складе обеспечивает надежное и оперативное взаимодействие всех логистических процессов.

Определим исходные данные.

Данные по контрагентам – поставщикам и клиентам предприятия, которые получают или доставляют товар на склад. По контрагентам необходимы следующие данные:

• название контрагента (ФИО контрагента);
• тип контрагента (поставщик или покупатель);
• телефон;
• адрес;
• контактное лицо;
• № договора.

Данные по товару (номенклатуре), к ним относятся:

• название товара;
• единицы измерения;
• цена закупки;
• цена продажи;
• дополнительные характеристики.

Данные по сотрудникам склада:

• ФИО сотрудника;
• телефон;
• стаж работы.

Основными элементами, которые обеспечивают движение по складу являются документы, к ним относятся:

• приходная накладная;
• накладная на перемещение;
• расходная накладная.

Представим макеты форм данных документов. На рисунке 1 представлен макет документа «Приходная накладная».

Рисунок 1 – Макет документа «Приходная накладная»

На рисунке 2 представлен макет документа «Расходная накладная».

Рисунок 2 – Макет документа «Расходная накладная»

На рисунке 3 представлен макет документа «Накладная на перемещение».

Рисунок 3 – Макет документа «Накладная перемещения»

Результаты ведения складского учета представляются в виде отчетов. Определим макеты форм для следующих отчетов:

• отчет «Остатки товаров»;
• отчет «Обороты товаров»;
• отчет «Акт инвентаризации».

На рисунке 4 представлен макет отчета «Остатки товаров».

Рисунок 4 – Макет отчета «Остатки товаров»

На рисунке 5 представлен макет отчета «Обороты товаров».

Рисунок 5 – Макет отчета «Обороты товаров»

На рисунке 6 представлен макет отчета «Акт инвентаризации».

Рисунок 6 – Макет отчета «Акт инвентаризации»

Для отчета «Остатки товаров» были определены следующие поля:

• склад;
• товар;
• количество;
• сумма.

Для отчета «Оборот товаров» были определены следующие поля:

• товар;
• количество приход;
• количество расход;
• конечный остаток;
• сумма приход;
• сумма расход;
• сумма оборот.

Для отчета «Инвентаризация» были определены следующие поля:

• товар;
• склад;
• количество;
• фактическое количество.

1.2 Моделирование бизнес-процессов «Как есть»

Построение модели бизнес процесса в нотации IDEF0 начинается с разработки контекстной диаграммы. На рисунке 7 представлена контекстная диаграмма «Вести учет складских операций». Диаграмма построена в модели «Как есть», т.е. как ведется складской учет без использования информационных технологий. На рисунке представлены входные информационные потоки:

• заявка на выдачу товара;
• данные по товару.

Выходными информационными потоками являются:

• данные по приходу;
• данные по расходу;
• данные по перемещению;
• инвентаризация.

Механизмом является информационный поток «Персонал».

Управлением является поток «Инструкции».

Рисунок 7 – Контекстная диаграмма «Вести учет складских операций»

На рисунке 8 представлена декомпозиция контекстной диаграммы.

Рисунок 8 – Детализация контекстной диаграммы

Детализация представлена следующими блоками:

• выполнить учет прихода товара;
• выполнить перемещение товара между складами;
• выполнить списание товара;
• определить фактическое количество остатков товара.

Выполним детализацию основных процессов. На рисунке 9 представлена детализация процесса «Выполнить учет прихода товара».

Рисунок 9 – Детализация процесса «Выполнить учет прихода товара»

Детализация данного процесса представлена следующими блоками:

• просмотреть доставленный поставщиком товар;
• выполнить физическую разгрузку товара;
• разместить товар на складе;
• указать количество и стоимость доставленного товара.

На рисунке 10 представлена детализация блока «Выполнить перемещение товара между складами».

Рисунок 10 – Детализация процесса «Выполнить перемещение товара между складами»

Детализация представлена следующими блоками:

• определить количество перемещаемого товара;
• определить куда перемещается товар;
• осуществить погрузку товара на складе1 и разгрузку на складе 2;
• указать количество и стоимость перемещенного товара.

На рисунке 11 представлена детализация процесса «Выполнить списание товара». Детализация данного процесса представлена следующими блоками:

• обработать данные в заявке на отгрузку товара;
• отгрузить указанное количество товара;
• отобразить количество выбывшего товара.

Рисунок 11 – Детализация процесса «Выполнить списание товара»

На рисунке 12 представлена детализация процесса «Определить фактическое количество остатков товара».

Рисунок 12 – Детализация процесса «Определить фактическое количество остатков товара»

Данный процесс представлен следующими блоками:

• выполнить расчет предполагаемого количества товара на складе;
• провести физический расчет имеющихся остатков;
• определить разницу в остатках товара.

Построение данных диаграмм, позволяет определить «узкие места» рассматриваемого бизнес процесса.

2 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Представим перечень мероприятий, которые позволят улучшить выполнение процесса «Ведение учета запасов на складе»:

• необходимо отойти от бумажной формы документооборота при ведении складского учета, это будет достигаться за счет разработки электронных документов «Расходная накладная», «Приходная накладная», «Накладная на перемещение». Данные документы будут точными копиями своих бумажных аналогов, однако будут иметь значительно больше возможностей – автоматизация заполнения полей документов (не будет необходимости постоянно вводить или записывать одни и те же данные), выполнение операции и автоматическое изменение текущих остатков, формирование печатной формы документа;
• хранение данных по товарам, складам и контрагентам в базе данных, что позволит их обрабатывать и использовать при выполнении основных операций;
• заказ товаров на склад должен основываться на имеющихся остатках товара, для того, чтобы избегать долгого хранения товаров на складах, для этого менеджер должен получать информацию из отчета «Остатки товаров», который формируется не в бумажном виде, а с учетом ранее выполненного движения товара;
• формирование отчетности по товародвижению, успешности менеджеров, наиболее активным клиентам позволит более четко представлять текущую оперативную обстановку предприятия, принимать обоснованные решения по управлению складом;
• обеспечение инструментом по контролю текущего состояния склада – акта инвентаризации, который отображает текущие остатки по выполненным операциям и дает возможность внести результаты физического подсчета остатков (ревизии), с последующим автоматизированным расчетом разницы.

Таким образом, основной задачей должно быть построение конфигурации, которая позволит вести складской учет и определять текущие запасы. Данная конфигурация должна содержать следующие объекты: