Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства» (Обоснование проектных решений по программному обеспечению).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность организаций представляет собой комплекс бизнес-процессов. Бизнес-процессом называют совокупность взаимосвязанных работ, которые направлены на то, чтобы создать какую-либо услугу или продукт для конечного потребителя.

Бизнес-процессы охватывают всю деятельность организации: от административной до сбытовой. Как правило, одни и те же функции в каждой организации имеют индивидуальную структуру. Это зависит от особенностей внутренней среды организации.

Отсюда могут возникнуть сложности в осуществлении бизнес-процесса, которые могут негативно повлиять на его эффективность. Руководитель может не догадываться о том, какое именно звено бизнес-процесса оказывает негативное влияние. Поэтому был разработан ряд методов, направленных на анализ бизнес-процессов.

Применение методов структурного анализа помогают осуществить анализ сложных систем с помощью разделения их на более простые составные части. При этом аналитику не требуется знать способы работы этих частей, а только их входы, выходы и назначение.

Результаты анализа бизнес-процессов представляют собой перечень недостатков существующей системы. По результатам анализа составляется новая модель бизнес-процессов, в которой были учтены и устранены выявленные недостатки. В результате создается новый регламент осуществления бизнес-процессов организации.

Ручной метод обработки информации и формирования документооборота не может обеспечить необходимый уровень оперативности данных, поэтому целесообразным является применение информационных систем, автоматизирующих бизнес-процессы организации.

Актуальность работы заключается в высоком уровне развития информационных технологий в области жилищно-коммунального хозяйства.

Объектом исследования является процесс учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Предметом исследования является автоматизация процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.

1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Входным информационным потоком процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства является заявка на проведение ремонтных работ, которая поступает от жильцов. В заявке указывается адрес и поломка, которую нужно устранить.

Выходным информационным потоком процесса является отчет, в котором описаны проведенные работы, дата и время выполнения работ. Такой отчет подписывается лицом, которое подтверждает факт выполненных работ (жильцом).

Процесс учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства будет рассматриваться от подачи заявки до формирования отчета по проделанной работе.

Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства напрямую связан с процессом бухгалтерского учета, поскольку бухгалтерский учет фиксирует финансовые затраты на проведение ремонтных работ.

Важность задачи в целом для предприятия заключается контроле результата проделанных ремонтных работ и финансовых затрат на их осуществление.

В процессе учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства задействованы специалисты бухгалтерии, которые осуществляют сбор первичных документов, в которых зафиксированы финансовые затраты на проведение работ, и учет проделанной работы.

Результатными показателями процесса является сумма финансовых затрат на проведение ремонтных работ за заданный период времени. Это позволяет контролировать затраты и отчитываться перед вышестоящими инстанциями.

Входными документами процесса являются:

1. Заявка на проведение ремонтных работ – документ, который составляется в свободной форме, в котором указана неисправность, которую необходимо устранить, ее местонахождение и координаты заявителя.
2. Акт выполненных работ – документ, в котором специалист, проводящий ремонтные работы, фиксирует перечень выявленных неисправностей, перечень выполненных работ и результаты выполненной работы. Также документ содержит время начала и окончания работ. Документ заверяется подписью заявителя.

Результатными документами процесса являются:

1. Карточка счета 90 – документ, в котором содержатся все данные о финансовых затратах на осуществление ремонта.
2. Журнал заявок – документ, в котором содержатся данные по всем заявкам, оставленным жильцами.
3. Отчет о выполненной работе специалиста жилищно-коммунального хозяйства – документ в котором описан перечень заявок и проделанной работы каждого специалиста жилищно-коммунального хозяйства.
4. Характеристика существующих бизнес – процессов

Рассмотрим бизнес-процесс учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства с помощью методологии структурного анализа IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Процесс управляется законодательством РФ, правилами и актами. Механизмами процесса являются диспетчер и бухгалтер. Входными потоками процесса являются заявки на ремонт и акт выполненных работ. Выходными потоками являются журнал заявок, карточка счета 90 и отчет о выполненной работе специалиста.

На рисунке 2 представлена декомпозиция контекстной диаграммы. Рассматриваемый процесс включает в себя:

• Распределение заявок на ремонт;

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 2. Декомпозиция процесса

• Формирование документооборота;
• Учет результатов работ;
• Формирование отчетов.

Процесс распределения заявок на проведение ремонтных работ заключается в том, что диспетчер собирает заявки на ремонтные работы, распределяет бригады сотрудников в зависимости от профилей работ и формирует журнал заявок.

1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Рассмотрим документооборот, возникающий в процессе решения задачи. В процессе документооборота ведутся расчеты, которые отражаются в отчетных документах. Все расчеты ведутся на основе первичных документов, которые отражены в актах выполненных работ. Схема документооборота представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема документооборота

Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 1.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

На основании характеристики документооборота можно сделать вывод о трудоемкости расчетов процесса учета ремонтных работ. Допущение ошибок при учете заявок может негативно сказаться на деятельности ЖКХ, а именно, привести к издержкам.

Для того, чтобы оценить эффективность внедрения информационных технологий в деятельность организации, необходимо оценить объем трудозатрат после внедрения информационных технологий в деятельность организации. Характеристика трудозатрат на формирование документооборота после внедрения информационных технологий представлено в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота после внедрения информационных технологий

Трудозатраты на формирование документооборота по базовому плану составили 960 человеко-часов в год. Трудозатраты после внедрения информационной системы составили 500 человеко-часов. Снижение трудозатрат на формирование документооборота говорит в пользу автоматизации бизнес-процесса учета ремонтных работ.

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Входным документом бизнес-процесса является заявка на проведение ремонтных работ. Заявка содержит информацию о поломке и месте ее возникновения. Заявка пишется от руки в свободной форме, она не является унифицированной в связи с чем требует оригинального проектирования формы.

Еще одним входным документом является акт выполненных работ. Этот документ содержит перечень выполненных работ по заявке. Документ заверяется заявителем. Акт выполненных работ имеет унифицированную форму, поэтому не потребуется оригинальное проектирование формы.

В проектируемой системе должен быть справочник адресов (КЛАДР), для быстрого и точного ввода данных об адресе заявки. Также необходимы справочник сотрудников, для возможности распределения заявок. Справочники поломок и ремонтных работ также нужны для заполнения акта выполненных работ.

Результатными документами являются:

1. Карточка счета 90 - это документ, содержащий все данные о финансовых затратах на осуществление ремонта. Карточка счета имеет унифицированную форму, поэтому не потребуется оригинальное проектирование формы.
2. Журнал заявок – документ, в котором содержатся данные по всем заявкам, оставленным жильцами. Журнал не имеет унифицированной формы, поэтому потребуется оригинальное проектирование отчетной формы.
3. Отчет о выполненной работе специалиста жилищно-коммунального хозяйства – документ в котором описан перечень заявок и проделанной работы каждого специалиста жилищно-коммунального хозяйства. Отчет не имеет унифицированной формы, поэтому потребуется оригинальное проектирование отчетной формы.

Информационная база проектируемого программного модуля должна быть организована в виде интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

1.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Операционная система является основой программного обеспечения ПК. Она представляет собой комплексы системных и служебных программных средств, обеспечивающих взаимодействие пользователя с ПК. Операционные системы различаются способами реализации алгоритмов управления ресурсами ЭВМ, методами проектирования, аппаратными платформами и т.д [6].

Операционные системы классифицируют по следующим признакам:

1. Количество пользователей, работающих одновременно:

• однопользовательские ОС;
• многопользовательские ОС.

1. Число процессов, выполняемых одновременно под управлением ОС:

• однозадачные;
• многозадачные.

1. Количество поддерживаемых процессоров:

• однопроцессорные;
• многопроцессорные.