Файл: Заинтересованные стороны проекта (Выявление интересов ЗС на примере строительства здания).pdf

Введение

В данной работе речь пойдет о таком важном аспекте деятельности руководителя проекта как анализ и управление окружением проекта.

Каждый проект рождается с идеи изменения кого-либо или чего-либо. Идеи изменений окружающего нас мира проявляются в разнообразных сферах человеческой деятельности – науке, искусстве, экономике, быту и т.п. Эти идеи могут захватывать разнообразные по масштабу функции от перестройки экономики страны и реконструкции предприятия до организации праздничного торжества.

Практически все проекты планируются и выполняются в том или ином социальном, экономическом и природном окружении и сопровождаются запланированными и незапланированными, благоприятными и неблагоприятными воздействиями. Команда проекта должна рассматривать проект в его культурном, социальном, международном, политическом и физическом окружении.

Каждый проект, рождаясь в определенной внутренней и внешней среде, несет в себе некие изменения. А изменения, в свою очередь, затрагивают интересы определенных индивидуумов, способных повлиять на реализацию проекта. Именно эти люди и есть та целевая группа, которая называется «заинтересованные стороны», участники проекта, окружение проекта.

Развитие информационных технологий, а также их внедрение во все сферы жизни привело к расширению обрабатываемой информации. В наше время невозможно представить деятельность предприятия без применения в нем информационных систем.

Большинство из существующих ИС носят либо универсальный характер и не учитывают специфику работы конкретного заведения, либо являются встроенными в общую систему управления конкретного заведения. И чтобы достичь наилучшего результата в реализации ИС, необходимо подобрать квалифицированных специалистов.

Заинтересованные стороны состоят из всех участников, работающих над проектом: команда проекта и различные заинтересованные субъекты по отношению к организации.

Команда проекта позволит выявить положительные и отрицательные, внутренние и внешние, исполняющие и консультирующие заинтересованные стороны, для того, чтобы определить требования, которые предъявляются проекту. Руководитель управляет различными заинтересованными сторонами в связи с требованиями, которые предъявляются проекту. Это позволит достичь наилучшего результата.

Задача работы – изучить отношения между заинтересованными сторонами. А если точнее – как лучше выбрать, по каким критериям судить, какие есть и в чём их задача.

Заинтересованные стороны имеют разные степени ответственности и полномочий при участии в проекте. Эти уровни могут меняться на протяжении жизненного цикла проекта. Их вовлеченность может варьироваться от периодического участия в опросах и целевых группах до полного спонсорства проекта, включающего предоставление финансовой, политической или другой поддержки.

Точно так же как заинтересованные стороны могут оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на цели проекта, проект может восприниматься заинтересованными сторонами как имеющий и положительные, и отрицательные результаты. Например, руководители ведущих предприятий района, которые получат выгоду от проекта промышленного развития, увидят позитивный экономический эффект для района в виде дополнительных рабочих мест, поддерживающей инфраструктуры и налогов. 

Важной составляющей обязанностей руководителя проекта является управление ожиданиями заинтересованных сторон, что может быть затруднено, потому что заинтересованные стороны часто имеют очень разные или конфликтующие цели. Одной из обязанностей руководителя проекта является поддержание баланса между этими интересами и обеспечение того, чтобы команда проекта взаимодействовала с заинтересованными сторонами профессионально и с позиций сотрудничества.

Выявление заинтересованных сторон является непрерывным процессом на протяжении всего жизненного цикла проекта. Выявление заинтересованных сторон, понимание относительной степени их влияния на проект и уравновешивание их требований, потребностей и ожиданий является критически важной задачей для успеха проекта. Невыполнение этой задачи может привести к отсрочкам, увеличению стоимости, неожиданным проблемам и другим негативным последствиям, включая отмену проекта.

Руководители проектов могут привлекать спонсора проекта или других членов команды из разных мест для выявления и управления заинтересованными сторонами, которые могут быть разбросаны по всему миру.

Глава 1. Теоретические аспекты заинтересованных сторон проекта

1.1. Определение, виды

Проект – это сложная задача с уникальным результатом и большой неопределенностью на старте. Для снижения неопределенности руководитель проекта должен анализировать источники неопределенности и рисков. Часто источниками проблем в проекте становятся пропущенные или неправильно определенные ожидания от проекта. Как правило, начинающий руководитель проекта ожидает, что заказчик или инициатор сам выявит ожидания от проекта у других заинтересованных сторон. Но на деле этого чаще всего не происходит.

Что является ключевой причиной изменений в проекте? На мой взгляд, если говорить о проектах, цели которых связаны с развитием бизнеса, ключевая причина изменений – это добавление требований к результатам по ходу реализации проекта, источниками которых являются заинтересованные стороны проекта.

Заинтересованная сторона проекта (ЗС) – лицо, группа или организация, которая может влиять на проект, либо на которую могут повлиять результаты проекта или отдельные задачи проекта.

Как можно заключить из определения, заинтересованная сторона может быть как внешней, так и внутренней по отношению к проекту.

Итак, у заинтересованной стороны есть интересы к проекту, которые могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Кроме этого, различные заинтересованные стороны могут иметь противоречащие ожидания.

Вот и получается, что если кто-то имеет какие-то ожидания от проекта и может влиять на его ход, а руководитель проекта об этом не знает, то действия заинтересованной стороны могут стать для него неприятным сюрпризом.

Информация об ожиданиях заинтересованных сторон может в первую очередь повлиять на такие аспекты управления проектом, как сбор и анализ требований к результатам проекта и анализ рисков проекта.

Какие подходы к выявлению заинтересованных сторон проекта можно использовать?

Мне известны три ключевых подхода к выявлению ЗС:

• Колесо заинтересованных сторон проекта
• Номинирование заинтересованных сторон
• Изучение документации по проекту

В основе первого подхода лежит использование классификатора заинтересованных сторон. Естественно, если бы классификатор ЗС был разработан с учетом отраслевой специфики проекта, то его полезность была бы большой. Но при отсутствии отраслевого классификатора можно использовать универсальный, позаимствовав его в одной из методологий по управлению проектами. Например, в подходе к управлению проектами PMBOK рассматривается следующий список заинтересованных сторон проекта:

• Спонсор проекта
• Заказчик проекта
• Пользователи
• Поставщики и подрядчики
• Деловые партнеры
• Подразделения компании
• Функциональные руководители
• Другие ЗС (снабженческие организации, финансовые институты, правительственные регулирующие органы, эксперты по предметной области, консультанты)

Работа с колесом ЗС ведется следующим образом:

• Шаг 1: Определить, какие категории заинтересованных сторон актуальны для вашего проекта.
• Шаг 2: Определить, какие конкретно заинтересованные стороны в данной категории имеют отношение к вашему проекту.
• Шаг 3: Проверить список заинтересованных сторон

Суть метода номинирования ЗС заключается в том, что руководитель проекта определяет главное заинтересованное лицо проекта, например, спонсора, а это лицо номинирует (назначает) остальных заинтересованных в проекте лиц.

Качество номинирования будет зависеть от экспертности ключевого заинтересованного лица. Поэтому данный подход рекомендуется использовать как дополнительный к методу «колеса заинтересованных сторон». Основной недостаток этого метода – концентрация на внутренних заинтересованных сторонах проекта.

Третий подход подразумевает поиск любой имеющей отношение к проекту документации, изучение этой документации и определение должностей и ролей, имеющих какое-то отношение к проекту. Недостатки данного подхода в том, что письменные документы часто не совпадают с реальностью, иногда их трудно получить из-за политики конфиденциальности, и иногда они содержат слишком много несущественных деталей.

Как мне кажется, начинать идентификацию заинтересованных сторон стоит с «колеса ЗС». Разберем использование этого метода на примере проекта открытия компанией нового завода.

Возьмем за основу список заинтересованных сторон из PMBOK:

Таблица 1. Список заинтересованных сторон из РМВОК.

Для уточнения этого списка можем использовать еще метод номинирования ЗС, попросив спонсора проекта уточнить, какие конкретно подразделения компании будут задействованы в проекте, и какие конкретно деловые партнеры будут продавать продукцию завода. Также можно дополнить список, используя метод изучения документации. Для этого можно провести изучение организационной структуры компании, чтобы самостоятельно определить подразделения, заинтересованные в проекте.

После идентификации заинтересованных сторон следует провести анализ их ожиданий от проекта, продумать, у кого из этих ЗС нужно собирать требования к результатам проекта, идентифицировать риски, связанные с каждой заинтересованной стороной, продумать стратегии работы с ними.

Но прежде чем проводить анализ заинтересованных сторон, стоит прописать их фамилии, контактные телефоны в Реестре заинтересованных сторон. Эта информация уже несет некоторую ценность для руководителя проекта.

Резюмируя вышенаписанное, отмечу, что работа с заинтересованными сторонами проекта позволяет сильно снизить вероятность пропущенных требований к продуктам проекта и пропущенных рисков, потому рекомендую не игнорировать ее.

1.2. Понятие заинтересованных лиц в проекте

Полезно вспомнить о понятии стейкхолдеров в системе управления организацией. Это сотрудники или сторонние лица (физические и юридические), которые имеют определенный интерес к организации как системе, ее элементам или их свойствам. Подобная заинтересованность, связанная с ожиданиями и потребностями людей, сводится к положительному или отрицательному влиянию на результаты деятельности. Управление проектами принимает во внимание причастные субъекты, имеющие интересы и иногда ответственность, а также реализующие собственные роли в отношении проектов. Стейкхолдеры, они же заинтересованные стороны проекта (ЗС), как объект управления обретают особенное значение в силу высокой динамичности, ограниченности во времени и в ресурсах. Самый краткий перечень держателей интересов в проектах выглядит следующим образом:

• PM;
• команда проекта;
• инвесторы;
• общественные организации;
• органы власти;
• партнеры по бизнесу;
• потребители;
• конкуренты;
• заказчик.

Анализ заинтересованных сторон должен производиться с учетом важного методологического посыла. Он состоит в том, что действия заинтересованных сторон основываются не столько на экономическом интересе группы или организации, сколько на субъективной позиции в отношении к PM, проекту, первому лицу организации, к организации или сфере деятельности в целом.