Файл: Автоматизация учёта студенческого контингента (Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес - процессов).pdf

Введение

Развитие информационных технологий, а также их внедрение во все сферы жизни привело к расширению обрабатываемой информации. В наше время невозможно представить деятельность предприятия без применения в нем информационных систем.

Таким образом, разрабатываемая информационная система хорошо подходит для хранения и автоматизации любой информации в организации.

Также, за последние годы возрастает актуальность автоматизации работ рутинного характера. Поэтому разрабатываются программы, которые эту проблему решают.

Темой данной курсовой является автоматизация учёта студенческого контингента.

Деятельность данной информационной системы связана с обработкой информации о студентах, их успеваемости, их дисциплинах, их факультетах. Данная ИС позволяет добавлять новых учащихся, удалять учащихся и изменять информацию о них. Базу данных могут использовать как студенты, так и сотрудники университета.

Большинство из существующих систем учета успеваемости носят либо универсальный характер и не учитывают специфику работы конкретного учебного заведения, либо являются встроенными в общую систему управления конкретного учебного заведения.

Поэтому появляется необходимость автоматизации процессов информационной системы. Это не только сократит время, которое необходимо для исполнения, но и уменьшит расходы.

Переход к электронному учету позволит манипулировать данными в больших объёмах. Если же что-то случится с информационной системой, что не позволит использовать эти данные, то их можно будет восстановить с помощью облачного хранилища.

Но не стоит забывать о том, что деятельность информационной системы во многом будет зависеть от работы специалистов во время ее разработки. Чтобы оптимизировать деятельность информационной системы нужно сформулировать требования, которые помогут специалистам опираться на них в течение всей разработки.

Так как темой курсовой работы является автоматизация учёта студенческого контингента, которая базируется на предприятии «Университет», то можно выявить следующие требования к информационной системе.

• Формирование отчётов о студентах (успеваемость, кафедры и дисциплины);
• Оптимизация учёта информации (для сокращения времени, требуемого для исполнения);
• Единая база данных студенческого контингента университета, которая будет исключать дублирование информации;
• Формирование отчётов по документообороту университета;
• Модульное построение информационной системы, которая будет обеспечивать замену, а также построение модулей системы;
• Формирование электронного портфолио студента, а также его сопровождение в базе данных при многоуровневом образовании;
• Формирование рейтинга преподавательского состава;
• Формирование рейтинга студента.

Информационная система позволить добавлять новых студентов, удалять, а также изменять информацию о студентах.

Современные информационные технологии сегодня достигли высокого уровня. Их применение в различных сферах деятельности позволяет значительно облегчить труд человека, автоматизировать многие процессы, выполняемые человеком, получать информацию, которая без автоматизации была не доступна.

Данная база данных будет не только удобной и понятной для любых типов пользователей. Так как она является очень востребованной, то грамотно составленная система учёта студенческого контингента очень сильно экономит время, которое необходимо для поиска информации. Если же правильно вносить информацию в данную базу данных, то можно будет легко работать с информацией, хранящейся в ней. Также, позволит получать полную информацию о каждом студенте, а если бы точнее то – успеваемость, кафедры, дисциплины.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Университет был основан в 2000 году на базе государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный технический университет».

Общий контингент обучающихся в 2020 году составил 1500 человек, в том числе по очной форме обучения – 1000 человек, по заочной – 250, по очно-заочной (вечерней) форме – 250 человек.

Реализуются образовательные программы высшего профессионального образования – 25; среднего профессионального – 15; ведется подготовка по 30 рабочим профессиям.

Подготовка кадров высшей квалификации ведется по 30 направлениям и научным специальностям, 5 отраслям научных знаний; работает 5 диссертационных советов по 10 специальностям в области технических, исторических, философских, филологических; численность аспирантов и докторантов – 50 человек.

Численность сотрудников – 100.

Таблица 1.1 – Основные финансово – экономические показатели деятельности «Университета»

1.2. Организационная структура управления предприятием

Численность сотрудников – 100 человек.

Рисунок 1.1 – “Организационная структура предприятия”

1. Ректор устанавливает правила приёма абитуриентов, утверждает структуру вуза, а также расписание занятий. А также, отвечает за приём и увольнение сотрудников, отслеживает ведение деятельности ВУЗа. Координирует всё учебное направление, то есть деканаты и кафедры, главного бухгалтера и отдел по экономическим вопросам.
2. Декан руководит учебной, методической, воспитательной и научной работой на факультете. Координирует методиста и заместителя декана.
3. Заместитель декана контролирует проведение всех учебных занятий, практик, итоговой аттестации студентов факультета. Контролирует ведение документации факультета.
4. Методист изучает и разрабатывает методы преподавания. Планирует работу преподавательского коллектива.
5. Заведующий кафедрой осуществляет контроль качества проведения всех учебных занятий. Координация работ, чтение лекций, утверждение графика работы.
6. Главный бухгалтер руководит ведение бухгалтерского учёта и составлением отчётности в ВУЗе. А также, руководит заместителем.
7. Заместитель главного бухгалтера занимается ведением учета расчетов за оказанные услуги, движением денежных средств, составлением бухгалтерской документации для формирования бухгалтерской отчётности.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес - процессов

Основной задачей текущей работы является разработка системы автоматизации учёта студенческого контингента. Для этого была проведена диагностика основных бизнес-процессов информационной системы.

Функции бизнес-процесса:

1. Расчёт затрат;
2. Расчёт прибыли;
3. Управление денежными средствами;
4. Оценка результатов деятельности университета, а также его внутренних подразделений;
5. Планирование и координация развития университета при реализации информационной системы;
6. Ведение табельного листа;
7. Учёт сотрудников и студентов.

Контекстная диаграмма, диаграмма автоматизации учета кадров, а также его декомпозиция показана на рисунке 1.2, 1.3, 1.4.

Рисунок 1.2. - Контекстная модель «Учёт успеваемости студентов»

Рисунок 1.3 - Декомпозиция модели «Учёт успеваемости студентов»

Рисунок 1.4 - Декомпозиция модели «Учёт успеваемости студентов»

Техническая структура предприятия

Техническая архитектура предприятия указана на рисунке 1.5

Рисунок 1.5 – Техническая архитектура предприятия

Аппаратное и программное обеспечение указано в таблице 1.2.

Таблица 1.2 – Аппаратное и программное предприятия

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

Описание актёров главной диаграммы прецедентов, а также прецеденты диаграммы.

Таблица 2.1 – Описание актеров

На основании таблицы 2.1 были выделены основные прецеденты – таблица 2.2.

Таблица 2.2 – Описание прецедентов

Рисунок 2.1. Диаграмма прецедентов для системы