Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда» (Обоснование необходимости автоматизации бизнес-процесса).pdf

Введение

Информатизация общества является глобальным социальным процессом, основной вид деятельности состоит в сборе, накоплении, продуцировании, обработке, хранении, передаче и использовании информации, которые осуществляются современными средствами вычислительной техники, а также разнообразными средствами информационного обмена.

В настоящее время информационные системы очень важны. Компьютеры часто используют для построения систем, обработки документов, а точнее содержащейся в ней информации. Например, с их помощью можно решать различные задачи, общаться, создавать разные программы и, наконец, создавать базы данных. Это облегчает задачу пользователям компьютера.

Курсовая работа посвящена изучению одного из современных подходов к проектированию информационных систем, а именно методологиям структурного подхода. Изучение и применение методологий структурного подхода при создании информационных систем позволяет визуализировать постановку задачи, представить в наглядном виде разрабатываемые функции, исходные и результирующие данные.

В данной курсовой работе разработана и реализована модель «Библиотека». Библиотека должна обеспечивать такие функции, как выдача книг, необходимых студентам, отслеживание даты выдачи, планируемой даты возврата и реальной даты возврата, информация о книге, которую взял студент, и информация о самом читателе, так как он пользуется услугами библиотеки.

Актуальность разработки программы для заданной предметной области состоит в следующем:

• СУБД полностью автоматизирует работу библиотекаря: автоматически заносятся данные в таблицы БД, изменяя структуру таблиц (при добавлении/удалении записей).
• значительное снижение трудоёмкости ведения базы данных книг, которые взяты и которые остались.

Использование системы управления базами данных обеспечивает, во-первых, целостность и непротиворечивость хранимой информации; во-вторых, компактность данных, так как каждый объект хранится в единственном экземпляре, и при многократном применении программа хранит ссылки на эти данные; в-третьих, эта система обеспечивает полную безопасность данных и реализовывает различный уровень доступа к ней, рассчитанный на различных пользователей.

Цель курсовой работы: формирование анализа предметной области, построения функциональных моделей и моделей бизнес-процессов.

Задачи курсовой работы:

1. Изучение теоретических основ проектирования информационных систем с использованием различных методологий структурного подхода.
2. Формирование умений при решении практических задач реинжиниринга и управления бизнес-процессами.
3. Формирование практических навыков работы в среде моделирования BPWin.

Методы исследования, применяемые в работе:

• методы проведения и сбора данных при обследовании предприятия;
• методологии моделирования бизнес-процессов;
• CASE-технологии структурного анализа и проектирования;
• метод функционально-стоимостного анализа.

Объект исследования – инструментальные средства.

Предмет исследования – информационная система «Библиотека».

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения. Списка использованных источников и приложения.

1. Анализ бизнес-процессов библиотеки

1.1 Характеристика библиотеки

Библиотека - это большое хранилище книг. Основная ее функция – выдача читателям книг и их принятие. Остальные функции - это обслуживание по приему и выдачу книг. Каждая книга должна иметь индивидуальный номер. Рационально упорядочить каким-либо образом, по алфавиту или по автору, или же по названию. У каждого читателя должен быть свой абонемент, в котором должна храниться история заказов, информация о самом студенте. Необходимо также вести учет должников.

Рассматривается организация работы библиотеки колледжа. Библиотека колледжа преимущественно состоит из учебной литературы, учебников, методических пособий и специальной литературы. Так же есть в наличии и художественная литература. Книги (учебная литература) выдаются студентам на на 1 учебный год. После указанного срока студент обязан вернуть книгу в библиотеку.

Специальной литературой студенты пользуются в читальном зале библиотеки. После чтения книги студент возвращает её работнику библиотеки.

Каждый студент имеет индивидуальный номер и абонемент на возможность получить книги в библиотеке. Зная индивидуальный номер, работник библиотеки может указать детальную информацию о студенте.

В библиотеке работают библиотекари, которые заполняют бумажные дела, личные карточки читателей, поступлением новых книг и списывают старые, а также ассистенты. Ассистент - помощник библиотекаря, который помогает взять или вернуть из хранилища необходимую книгу.

В библиотеке студент заполняет форму-бланк, делает заказ, и для каждой книги указывает такие данные:

• ФИО автора;
• наименование книги;
• жанр;
• год;
• издательство.

Ассистент записывает новый заказ, проверяет наличие заказываемой книги, и, если такая книга есть, выдает «на руки».

Информацию о выданной книге библиотекарь заносит в абонентский листок, указывая дату выдачи книги и предполагаемую дату возврата. Это регулирует возврат книг и инициализирует безответственных студентов-должников.

Если студент не возвращает учебник в указанные сроки, работник библиотеки по абонементу студента определяет его личные данные и обращается к студенту через деканат с напоминанием о долге. При потере книги студент выплачивает её полную стоимость или же покупает такую же самую книгу для библиотеки.

На компьютерах установлен стандартный набор программ, компьютером управляет работник библиотеки. Студент может ввести логин и пароль, зайти на персональную страницу и просмотреть перечень книг, которые у него «на руках».

Если студент приходит в библиотеку впервые, то он регистрируется как новый пользователь.

Рассмотрим функции библиотеки.

1. В базе данных библиотеки учитываются книги по названию, автору, жанру книги, издательству и году издания, количеству страниц, принадлежности книги к читальному залу (все многотомные издания, редкие, старые и особо ценные издания доступны только в читальном зале), количеству экземпляров книги, количеству экземпляров книги, доступных в данный момент. Также для каждого экземпляра книги указывается его стоимость.
2. В базе данных библиотеки книги учитываются также по содержащимся в них произведениям. Для каждого произведения указывается название, автор и жанр. В одной книге может содержаться несколько произведений (сборники) и одно произведение может содержаться в нескольких томах (в этом случае указывается еще и номер тома).
3. Ведется контроль выдачи книг читателям. При выдаче книги читателям учитывается: ФИО читателя; дата выдачи книги; количество дней, на которое книга выдана читателю. Если срок, на который выдана книга, продлевается читателем, то библиотекарь вносит в базу данных соответствующие изменения. Максимальное количество книг, которое может быть единовременно на руках у читателя – пять.
4. Ведется контроль возврата выданных книг. При возврате книги учитывается: ФИО читателя, дата возврата. Если читатель не принес книгу в срок, то библиотекарь взимает штраф за задержку, при этом также указывается дата фактического возврата и количество дней задержки. В рассматриваемой библиотеке размер штрафа за задержку книги обычного издания составляет 1 рубль в день. При утере книги читатель обязан возместить стоимость книги в денежном выражении.
5. Ведется учет читателей библиотеки. При этом указывается ФИО, серия и номер паспорта, дата рождения читателя, номер читательского билета, дата выдачи читательского билета, срок действия читательского билета, адрес прописки, контактный телефон. Читатель может иметь несколько контактных телефонов.

6. Списание книг производится один раз в год в количестве, не превышающем 1,7% от числа выданных за год книг. Списание того или иного экземпляра книги может производиться по следующим причинам: физический износ книги; моральный износ книги; наличие большого количества экземпляров книги, не пользующейся спросом.

7. В библиотечных фондах численностью менее 50 тыс. экземпляров проверки фонда проводятся один раз в 5 лет. Выявленная недостача компенсируется за счет государства.

Запись в библиотеку и последующая выдача книг, а также запись в читальном зале и работа в нем, производится бесплатно.

1.2 Организационная структура библиотеки

Организационной структурой библиотеки являются рабочее место, участки, группы, сектора и отделы.

Специальные (отраслевые) области обслуживания читателей – отраслевые читальные залы и отделы. Специальные подразделения для работы с литературой определенного вида (периодика, газеты, аудиовизуальные материалы, ноты.

Специальные области работы – МБА, книгохранение, центр обработки документов, центр реставрации документов, отдел переводов, центр непрерывного образования (учебный центр).

1.3 Идентификация бизнес-процессов библиотеки

С помощью потоковых диаграмм указанные требования разбиваются на функциональные компоненты и представляются в виде сети, связанной потоками данных. Представленная схема состоит из кружочков (процессов), прямоугольников (сущностей), двух горизонтальных линий (хранилищ данных).

Студент

Экземпляр

Библиотекарь

Данные о студенте

Данные об экземпляре

Абонемент карточка

Ответ на запрос

Осуществление заказа

Наличие других экземпляров

Отчет абонемента

Отчет о книгах

Запрос абонемента

Запрос информации о книгах

Библиотека

Рисунок 1.1 – Диаграмма потоков данных

1.4 Аудит существующих бизнес-процессов библиотеки и выявление неэффективного бизнес-процесса

Основные бизнес-процессы деятельности библиотекаря:

• обеспечить учебно-воспитательного процесса и самообразование путем библиотечного и информационно-библиографического обслуживания читателей;
• сформировать у читателей навыки независимого пользователя, обучить пользованию книгой и электронными носителями информации, выполнять поиск, отбор и критическую оценку информации;
• совершенствовать традиционные и освоить новые библиотечные технологии.
• обслуживать читателей на абонементе и в читательском зале.
• заниматься расстановкой и обеспечением фонда.
• заниматься регистрацией и подшивкой периодических изданий.
• вести индивидуальную и массовую работу с читателями.
• вести обработку книг.
• проводить работу с задолжниками.
• иметь свободный доступ к информации, связанной с решением поставленных перед библиотекой задач.
• проводить самообразование.
• следить за исполнением Устава и Правил внутреннего трудового распорядка библиотеки, законных распоряжений заведующего библиотекой и локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных инструкцией.
• вести учет и контроль над расходованием фонда заработной платы, начислением и выдачей всех видов премий, вознаграждений и пособий, составляют отчеты и балансы.
• собирать и обновлять базу данных о читателях и разрабатывает план-график о рейтинге книжных изданий.

1.5 Выбор метода реинжиниринга бизнес-процесса

В современном рынке CASE-средств насчитывается сотни систем, которые различаются по функциональным возможностям, методологии, ориентации на пользователя, техническим характеристикам и цене.

Моделирование деловых процессов, как правило, выполняется с помощью case-средств. К таким средствам относятся BPwin (PLATINUM technology), Silverrun (Silverrun technology), Oracle Designer (Oracle), Rational Rose (Rational Software) и др.

BPWin – Business Process Modeling. Новое название - AllFusion Process Modeler. Используется для: анализа, документирования; реорганизации сложных бизнес-процессов. Формируется целостная картина деятельности организации - от моделей работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур.