Файл: Автоматизация интегрирования обработки дорожной ведомости (Характеристика нормативно-справочной, входной и результатной информации).pdf

Введение

Дорожная ведомость — документ расчетно-финансового значения — содержит данные о сроке доставки груза, о проследовании пунктов перехода с дороги на дорогу (календарные штемпели станций перехода) и др. Дорожная ведомость вместе с накладной сопровождает груз до станции назначения. На станции назначения получатель расписывается в ней в получении груза. Затем с отчетом о выданных грузах ведомость высылают в технологический центр по обработке документов (Тех. ПД), а оттуда — в информационный вычислительный центр дороги (ИВЦ). По дорожным ведомостям определяют выполненный дорогами объем перевозок, доходы от них, правильность расчетов, выполнение сроков доставки грузов.

Квитанция в приеме груза — юридический документ, подтверждающий прием дорогой груза к перевозке от отправителя, которому она выдается. Корешок дорожной ведомости служит основным документом для определения платы за перевозку при централизованных расчетах и для учета и отчетности о выполнении плана перевозок. Он остается на станции отправления, которая с отчетом об отправленных грузах пересылает его в Тех. ПД, а оттуда — в ИВЦ дороги отправления для обработки и составления статистических данных.

Для возможности выполнения карантинных, таможенных и административных правил отправитель обязан вместе с перевозочными документами предъявить соответствующие приложения: сертификаты, удостоверения о качестве хлебных грузов, карантинные сертификаты и карантинные разрешения, ветеринарное свидетельство на грузы, удостоверение о качестве скоропортящегося груза или сертификат, качественный паспорт на нефтепродукты, таможенные разрешения (на вывоз груза за границу) и др. Объявление ценности необходимо главным образом для того, чтобы при полной или частичной утрате, порче или повреждении груза не возникло затруднений в определении размеров убытка, который необходимо возместить отправителю или получателю. Устав предусматривает возможность перевозки с объявленной ценностью. Во всех случаях объявленная ценность не должна превышать стоимости груза.

Станции предоставлено право вскрывать отдельные места для проверки фактической стоимости груза и объявленной ценности. Разногласия в определении цены между дорогой и отправителем регулируются экспертизой с оформлением акта.

При объявлении ценности грузоотправитель обязан составить опись мест в двух экземплярах, а при перевозке домашних вещей в контейнерах — в трех экземплярах.

В описи грузоотправитель указывает станцию отправления и назначения, отправителя и получателя, род упаковки, отличительные знаки, объявленную ценность и название предметов, упакованных в каждом месте, их число и ценность каждого. В конце описи указывается общая сумма объявленной ценности. Опись подписывается грузоотправителем. В приеме описи в ней расписывается товарный кассир, который одновременно проставляет номер перевозочного документа и календарный штемпель. Один из двух экземпляров описи возвращают грузоотправителю, второй остается в делах станции и всегда может быть затребован службой грузовой и коммерческой работы дороги назначения.

Заполненную накладную отправитель обязан до предъявления груза к перевозке предъявить станции для получения разрешения (визы) на завоз груза, занятие подвижного состава и погрузку. Порядок визирования устанавливается начальником станции. Обычно накладные представляют в товарную контору, а их визирование производится начальником станции или по его поручению заведующим товарной конторой. Прежде чем завизировать накладную, станция должна тщательно проверить полноту ее заполнения и соответствие внесенных в нее данных требованиям Правил. При этом проверяют:

- предусмотрена ли перевозка данного груза планом и заданием, соответствует ли наименование станции и дороги назначения Тарифному руководству № 4 (кн. 2) и открыта ли эта станция для выполнения коммерческих операций с данным грузом;

- нет ли временного запрещения или ограничения перевозки груза на данную станцию;

- полноту сведений о наименовании грузополучателя, его адресе, коде; соответствует ли наименование груза Тарифному руководству.

Если, согласно Правилам, к накладной должны быть приложены сопроводительные документы, то проверяется наличие их и отметок о них в накладной.

При визировании накладной в соответствующих графах указывают номер плана, в счет которого принимается груз, дату ввоза и погрузки груза. Указанные данные заверяются подписью начальника станции или работника, визирующего накладную, после этого она возвращается грузоотправителю.

Целью курсовой работы является автоматизация интегрирования обработки дорожной ведомости.

Объектом исследования выбрана организация ООО «БАЙКАЛ-СЕРВИС ТК»

Предметом исследования является процесс обработки дорожной ведомости на предприятии.

Для проектирования информационной системы учета необходимо выполнить следующие задачи:

• проанализировать деятельность компании;
• описать организационную структуру;
• построить контекстную диаграмму и декомпозицию;
• спроектировать базу данных организации.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

• Таблица 1 –– Технико-экономические показатели объекта управления.

ООО "БАЙКАЛ-СЕРВИС ТК" - транспортная компания «Байкал Сервис» более 25 лет перевозит сборные грузы по России. Юридически зарегистрирована 11.07.2002. Основная деятельность компании связанна с перевозками грузов. Активное развитие в сфере грузоперевозок стартовало с 22 декабря 1994 года.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Рисунок 1.1 организационная структура ООО "БАЙКАЛ-СЕРВИС ТК"

Как видно из рис. 1.1, директор является собственником. Ему подчиняются коммерческий и технический директора, которые равноправны между собой, а также бухгалтерия.

• Высшими звеньями управления являются директор, коммерческий и технический директора.
• Руководство коммерческим отделом осуществляет коммерческий директор, которому подчиняется секретарь. Коммерческий отдел занимается рекламой, поиском клиентов, встречи с контрагентами и потенциальными клиентами, поиск и участие в тендерах, составление планов развития 26 предприятия и т.д.
• Также в обязанности коммерческого директора входит разработка и осуществление маркетинговой политики предприятия.
• Руководство технико-логистическим отделом осуществляет технический директор, которому подчиняются диспетчер и исполнители, состоящие в договорных обязательствах. Технико-логистический отдел занимается логистикой, поиском и подбором исполнителей с личными автомобилями (субарендой автомобилей) по техническому заданию, заполнением табелей, заявок рейсов и т.п., встречи с текущими клиентами.
• Руководство бухгалтерским отделом осуществляет главный бухгалтер, которому подчиняются два бухгалтера, экономист и юрист. Бухгалтерский отдел занимается документами предприятия, такими как акты выполненных работ, акты сверок, финансовые отчеты, контроль документов от водителей, заявок, табелей, бланков наличной оплаты и т. д.
• Юрист осуществляет юридическую проверку договоров при подписании и общее соблюдение юридических моментов в деятельности предприятия. Экономист отвечает за экономическое планирование на предприятии.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес процессов

Мною было решено выбрать автоматизацию интегрирование обработки дорожной ведомости в компании ООО “БАЙКАЛ-СЕРВИС ТК”

Цель работы: автоматизировать процесс обработки документа, а именно:

• Внесение документа в базу данных.
• Проверка документа на ошибки.
• Добавление возможности сортировки документов в хрон. порядке.
• Предпосылка:

Компания большая, сотрудничает с множеством других компаний, имеет много клиентов. Количество документов будет большим.

• Задача:

Создать среду, в которой будет быстро и удобно вести учет дорожных ведомостей, находить нужную и сортировать их по определенным запросам.

• Имеющие значение факторы:
• Регион создания документа.
• Быстрая сортировка документа для предоставления его по требованию.
• Возможность справиться с большим объемом документов.
• Бюджет высокий. Т.к. компания крупная.
• Предложенные решения:
• Закупить оборудование
• Нанять команду разработчиков
• С помощью команды создать систему, которая будет справляться с большим объемом входящих данных.
• Создать резерв, на случай непредвиденных обстоятельств.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

Описание:

Прецеденты: