Файл: Автоматизация документооборота предприятия ООО Букмаг.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире вычислительная техника играет решающую роль в процессах управления, учета и принятия решений. Невозможно представить область интенсивной деятельности человека, в которой бы не применялась вычислительная техника. Постоянно растет объем и сложность обрабатываемой информации, требуются все новые и новые виды ее представления. Особое значение в такой ситуации имеет наличие программного обеспечения для персональных ЭВМ, как общего назначения, так и прикладных программ, решающих специализированные задачи того или иного предприятия.

Данная работа направлена на проектирование и создание программного обеспечения для автоматизации документооборота в предприятии, производящем хлебобулочные изделия ООО «Букмаг». Основной задачей выполнения курсовой работы является сокращение времени на ведение документооборота, упрощение работы с документами, быстрый поиск необходимой информации и создание различных отчетов. Учитывая, что большая часть документов в настоящее время, в том числе отчетных, налоговых принимается в электронном виде, то актуальность проведения данной работы не вызывает сомнения.

Практическая значимость заключается в сокращении времени на создание и обработку документов, сокращение затрат экономических.

Основными задачами курсовой работы планируются создание электронной базы, применение новых технических средств сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

На практике планируется значительное увеличение продуктивности работы как компании в целом, так и отдела IT в частности – сокращение времени на устранение ошибок программного обеспечения, более быстрый обмен данными о возникающих ошибках, возможность обратной связи с потребителя программного обеспечения, разрабатываемого в компании, контроль установленного программного обеспечения.

Для выполнения автоматизации выбранных задач планируется создать программное обеспечение – систему баг-трекинга (СБТ), а также внедрить в существующее программное обеспечение возможность отправки сообщения об ошибках, при этом сбор необходимой информации для отправки будет происходить автоматически, заполнение форм не требуется.

СБТ планируется троить на основе микросервисной архитектуры с использованием системы управления базами данных (СУБД). Все операции для более полного анализа при возникновении ошибок будут логгироваться соответствующими средствами. Разграничение доступа планируется осуществлять на уровне языка программирования, а не СУБД. Каждому кругу лиц планируется создать свое основное меню и доступные справочники, при этом доступные элементы будут появляться автоматически, исходя из прав пользователей.

В рамках каждого раздела работы будут решены отдельные задачи – в первом – обозначена технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия, во втором - информационное обеспечение задачи, в третьем - программное обеспечение задачи, в четвертом – контрольной пример и описание.

1. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ.

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

В качестве предметной области выступает предприятие ООО «Букмаг» - это коммерческая организация со статусом юридического лица, созданная несколькими участниками. Уставный капитал общества с ограниченной ответственностью формируется из долей, передаваемых обществу участниками. Состав участников и размер доли каждого из них определяется учредительными документами (учредительным договором и уставом). Управление обществом с ограниченной ответственностью осуществляется собранием участников, как высшим органом управления. При голосовании в собрании участников число голосов каждого из них пропорционально его доле в уставном капитале. Оперативное управление может осуществляться директором или правлением общества, как исполнительным органом. Возможно также создание дополнительных органов управления (наблюдательный совет, ревизионная комиссия). Разграничение полномочий этих органов управления и вопросы, относящиеся к исключительной компетенции собрания участников, определяются учредительными документами.

Предприятие ООО «Букмаг» занимается производством хлебобулочных изделий и представляет на рынке следующие виды продукции:

- хлеб ржаной из муки 1 сорта;

- хлеб пшеничный из муки высшего сорта;

- каравай из муки высшего сорта;

- батон из муки высшего сорта;

- булка маковая;

- булка с изюмом.

ООО «Букмаг» - сеть хлебзаводов, расположенных в трех городах: Волгоград, Камышин, Астрахань.

Предприятие основано в 2012 году и начало свою деятельность в Волгограде. Изначально оно создавалось как местная небольшая пекарня, но в 2014 году было принято решение об изменении направлении деятельности, и открыт первый хлебзавод в городе Волгоград, там же был открыт и центральный офис. Уже к концу 2016 года «Букмаг» стал безусловным лидером производства хлебобулочной продукции в Волгоградской области.

Для реализации проектов был расширен рынок сбыта и увеличены обороты объемов производимой продукции. В 2017 году компании удалось увеличить объемы производства почти в полтора раза.

Предприятие вышло на лидирующие позиции рынка основных хлебобулочных изделий. Для улучшения поставок был создан собственный транспортно - логистический отдел. В феврале 2017 г. был введен в действие хлебзавод в Камышине. В это же время компания инвестировала средства в создание единой ИТ – инфраструктуры, внедрение которой позволило значительно повысить качество и уровень сервиса.

В 2018 году ООО «Букмаг» приступило к строительству предприятия в Астрахани.

ООО «Букмаг» зарекомендовало себя на рынке, как стабильная, динамично развивающаяся компания, которая по праву может гордиться не только качеством выпускаемой продукции, но и широкой ассортиментной линейкой.

Главными технико-экономическими показателями объекта управления являются: объем продукции, выручка, количество подразделений в штате и количество людей. Данные представлены в таблице 1.

Таблица 1

Технико-экономические показатели объекта управления

При выборе набора наиболее важных характеристик следует иметь ввиду то, что они должны отражать масштабы деятельности компании, должны отражать масштабы реализации того направления в рамках которого планируется проводить исследование. Приведённые показатели будут являться дальнейшей основой для обоснования необходимости автоматизации задачи, а также для расчёта общей экономической эффективности.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Численность организации: 450 человек.

Предприятие имеет следующую организационную структуру, указанную на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная структура предприятия

Возглавляет компанию директор. Ему подчинены 5 подразделений: бухгалтерия, отдел продаж, начальник производства, отдел IT, транспортно-логистический отдел. В состав бухгалтерии входит главный бухгалтер, которому подчинены работники бухгалтерии. Отдел продаж состоит из менеджеров по продажам (заявкам) и отдела снабжения (имеющего склад). Производство изделий возглавляет начальник производства, который руководит цехом. Отдел IT состоит из начальника отдела, которому подчинены разработчики ПО и системные администраторы. Транспортно-логистический отдел возглавляет начальник отдела с подчиненными логистами.

Должностные обязанности:

Директор:

контроль общего состояния предприятия;

ведение финансовой политики предприятия;

принятие организационных решений;

подписание финансовых документов;

найм и увольнение персонала;

подписание договоров с другими организациями;

Главный бухгалтер:

подготовка отчетности;

анализ работы фирмы;

работа с банком;

подписание основных финансовых документов;

ведение налоговой отчетности;

сведение годового баланса;

контроль и работа со счетами фирмы;

Работники бухгалтерии:

подготовка квартального отчета;

подготовка документов во внебюджетные фонды;

начисление отпускных и заработной платы;

ведение месячных и квартальных отчетностей;

ведение расчетов с поставщиками и клиентами;

ведение складского учета;

оформление первичной финансовой документации;

оформление счетов-фактур;

выдача заработной платы;

Начальник производства:

организует техническую подготовку производства;

осуществляет лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием производства, соблюдением на производстве проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, требований природоохранных, санитарных органов, а также органов, осуществляющих технический надзор.

Отдел продаж:

реализация планов компании по увеличению объёмов продаж;

поддержание и развитие клиентской базы;

переговоры с первыми лицами компаний клиентами;

систематизация взаимодействия склада с отделом продаж;

анализ количества товара на складе, составление заявок, планирование объёма товара на текущий месяц;

прием и обработка заявок, консультация клиентов по вопросам качества продукции, цен, условий оплаты и доставки.

Отдел снабжения:

организация процесса обеспечения сырьем, материалами, товарами, инструментом, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и т.д.

контроль правильности и своевременности исполнения поставленных задач сотрудниками отдела;

контроль состояния запасов сырья и товаров;

составление необходимых отчетов;

участие в согласовании условий и заключении договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия, принятие мер по расширению прямых связей с поставщиками.

Менеджер по продажам (заказам):

поиск необходимого товара по поставщикам;

обеспечение транспортом;

доставка товара со склада поставщика;

консультация клиентов по товару;

оформление заказа;

оформление заказов по договорам.

Отдел IT:

разработка и внедрение необходимого программного продукта, настройка и оптимизация систем;

администрирование автоматизированных рабочих мест;

Начальник отдела IT:

общее руководство подчиненными разработчиками ПО и системными администраторами;

разработка архитектуры ПО;

внесение предложений директору по совершенствованию структуры информационной системы в компании.

Разработчики ПО:

разработка ПО согласно техническому заданию;

проведение тестирования разработанного ПО;

отработка багов в баг-трекинг сервисе ПО.

Системные администраторы:

настройка автоматизированных рабочих мест в соответствии с выполняемыми задачами;

настройка систем связи между автоматизированными рабочими местами, устранение неполадок;

настройка офисным и других программ по запросу соответствующих руководителей отделов (подразделений);

настройка системы разграничения доступа к информации. [4]

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Для изучения в ходе курсовой работы выбрана деятельность отдела IT, так как без этого подразделения настоящее время не может обойтись ни одна крупная компания. Соответственно от скорости работы и качества зависит успех работы компании в целом, ее обороты продукции и итоговая выручка.

Объектом автоматизации является рабочее место начальника отдела, что является предметной областью исследования курсовой работы.