Файл: Автоматизация документооборота предприятия ООО Букмаг.pdf

В век современных технологий тяжело обойтись без работоспособной системы информационного обмена и автоматизированных рабочих мест (АРМ). Одним из важных АРМ является АРМ начальника отдел IT, так как только он руководит устранением неисправностей и возникающих ошибок при работе ПО, что значительно влияет на работоспособность компании в целом. Без работоспособного ПО скорость обработки запросов и выработки решений сокращается существенно.

На данный момент на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и расхода продукции, оформления документов и прочей информации. Существующая база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии решений по улучшению ПО и восстановлению работоспособности.

Исходной первичной информацией в данном случае будут являться заявки, предоставляющие количественно-временную информацию (как и где произошел сбой, время возникновения, программа улучшения ПО) и денежную информацию (финансовые потери при сбое программ).

Начальник отдела IT использует в своей работе в основном Microsoft Office. Для работы с базой данных Microsoft Access, для баг-трекинга Microsoft Excel.

В таблицы Microsoft Access внесено: количество сотрудников, АРМ, задачи подчиненным и сроки выполнения, другая информация.

Использование этих программных средств не отвечает требованиям:

отсутствие единой базы приводит к необходимости уточнения информации

ручной ввод всех данных приводил к тому, что малейшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное количество материала.

сложность поиска нужных багов в ПО;

неупорядоченная система хранения информации;

повторный ввод информации.

Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов.

Рассмотрим информационные потоки предприятия. Сотрудник, имеющий АРМ, делает заявку на восстановление начальнику отдела IT (договаривается по телефону или прибывает сам).

Начальник отдела ставит задачу подчиненному системному администратору на устранение неисправности. Системный администратор после выполнения работ сообщает начальнику о ходе и подробностях выполнения, при необходимости сообщает о невозможности восстановления работоспособности в связи с программной ошибкой.

Начальник отдела IT при необходимости ставит задачу разработчикам ПО на устранение ошибки, заносит результат работ в систему баг-трекинга.

При совершенствовании программного обеспечения начальник отдела IT ставит задачи подчиненным разработчика ПО на доработку имеющихся программ, после выполнения работ фиксирует этапы выполнения в базе данных, перед этим разбив их на отдельные шаги. После окончания доработки и тестирования вносит данные в базу, ставит задачи системным администраторам на настройку необходимого ПО на АРМ. После выполнения обновления и настройки ПО системные администраторы сообщают начальнику о выполненных работах, перечень работ заносится в базу данных с указанием характера работ и фамилии выполнившего. [2]

В курсовой работе исследована работа начальника отдела IT и определены цели и задачи.

Задачей является упрощение работу начальника отдела путем ускорения документооборота, сокращения ручных операций и времени, которое на это все затрачивается.

Цель работы заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение ее обеспечит решение следующих задач:

повышение оперативности в работе;

обеспечение простоты и удобства расчетов;

уменьшение ошибок при доработке ПО;

повышение степени достоверности информации;

уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

удаленный контроль состояния АРМ;

доступность информации о занятости подчиненных (какие задачи выполняют в текущий момент времени).

Выходная информация классифицируется на следующим образом:

информация, связанная с доработкой ПО (выполняемые и выполненные задачи, этапы проведения улучшений и т.д.);

информация, связанная с устранением неисправностей и ошибок в ПО;

информация, отражающая занятость подчиненных;

информация об ошибках на удаленных АРМ.

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов.

При оформлении заявки на устранение неисправности ПО АРМ заполняются следующие формы: дата, время, выполняемая операция (Таблица 2).

Таблица 2

Заявка на восстановление работоспособности

Заполнение производится автоматически при появлении ошибок и поступает в систему баг-трекинга предприятия.

Всю информацию, с которой работает отдел IT, можно разделить на входную, выходную (результатную) и условно постоянную.

Условно постоянная информация представляет собой справочники, наиболее редко изменяемые.

В данной системе существуют следующие справочники:

«АРМ» - справочник, в котором указана информация о всех АРМ в предприятии.

«Сотрудник» - справочник, в котором указаны все сотрудники;

«ПО» - справочник программного обеспечения;

Все справочники реализованы отдельными таблицами базы данных. Переменная информация вводится в БД посредством экранных форм.

Входная информация. Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи. С этой целью составляется перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, описание полей входных документов, расположение реквизитов входной информации. Входной информацией являются: дата, время, ФИО, выполняемая операция, местонахождение, телефон.

Выходная информация. Определение состава реквизитов выходной информации зависит от поставленной задачей, состав реквизитов должен быть необходимым и достаточным для организации работы специалиста подразделения. Для отдела основными выходными документами являются: перечень выполненных работ, характер программной ошибки, сравнительный анализ ПО исходя из версий.

При поступлении входной документации, она регистрируется в подсистеме «Баг-трекинг», а потом распределяется либо в подсистему «Разработчики ПО», либо в подсистему «Системные администраторы».

В каждой из подсистем предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

На рисунке 2 представлена соответствующая IDEF диаграмма декомпозиции бизнес-процессов деятельности организации до уровня реализации автоматизируемой задачи.

Рисунок 2 - IDEF диаграмма декомпозиции бизнес-процессов деятельности организации до уровня реализации автоматизируемой задачи.

2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ

2.1 Информационная модель и её описание

Рисунок 3 – Информационная модель

Отчет о работе формируется на основе отчетов по исправлению ошибок и обновлению программного обеспечения, формируемых разработчиками ПО с использованием системы контроля версий и системными администраторами, производящими манипуляции с обновлением ПО. Указанные лица работают на основании задач, отображаемых в системе баг-трекинга и адресованных конкретной категории сотрудников. При этом имеется возможность отображения процесса выполнения задачи (в обработке, на выполнении или выполнена). В свою очередь начальник отдела IT ставит задачи подчиненным на основании отчетов об ошибках, накапливаемых в справочнике «Ошибки». Весь процесс обмена информацией и разграничения доступа управляется системными администраторами, редактирующими состав сотрудников и их права в системе баг-трекинга. Отчет о ошибке отправляется при выполнении программой операций и прерывании ее по каким-либо техническим причинам (при этом пользователю предлагается отправить отчет, не заполняя никаких данных), вся информация для отчета автоматически составляется из справочников «Пользователи», «ПО», а также результатов логгирования выполнения программы в момент совершения ошибки. [5]

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Таблицы проектируемой системы создаются в СУБД - Postgresql, интерфейс разрабатывается на языке Java c использованием Java FX. Язык программирования был выбран по причине своей кроссплатформенности, наличию понятной документации. Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом. [2]

Краткая характеристика используемым для решения данного комплекса задач классификаторам и системам кодирования представлена в таблице 3.

Таблица 3

Используемые системы кодирования

Справочник «Пользователи».

Users {Id, Position, Familiya, Imya, Otchestvo, Birthday, NumPass, SeriyaPass, KemVidan, Adressss, Telefon, ARM}. Содержит всю необходимую информацию о сотрудниках (должность, ФИО, дату рождения, номер и серию паспорта, кем выдан паспорт, адрес места жительства клиента, телефон по которому с ним можно связаться, рабочее место).

Справочник «Права пользователя».

Roles {Id, UserId, Role}. Содержит всю необходимую информацию о правах сотрудников (сотрудника и его права).

Справочник «ПО».

PO {Id, PName, Version, LastUpdateDate}. Содержит всю необходимую информацию о программном обеспечении (название ПО, версию, последнее обновление).

Справочник «Ошибки».

Bags {Id, POId, ARMId, Bag, Log, Time}. Содержит всю необходимую информацию об ошибках (номер ПО, номер рабочего места, ошибку, лог-файл, время возникновения).

Справочник «Задачи».

Tasks {Id, BagId, UserId, Status}. Содержит всю необходимую информацию о задаче (номер ошибки, сотрудник, которому поручено исправление, статус работы над ошибкой).

Справочник «Отчеты».

Reports {Id, TasksId, Time, Reason, Commit}. Содержит всю необходимую информацию результатах исправления ошибки (номер задачи, время исправления, причину, номер коммита в системе контроля версий).

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Как правило, работа с любой задачей начинается с заполнения справочников. В дальнейшем по мере работы с программой справочники также изменяются и дополняются оперативной информации.

Справочником называется объект программы, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию. Информация хранится в виде записей в базе данных.

Ниже будет подробно рассмотрен список входной и нормативно-справочной информации, она представлена исключительно на электронных носителях, что значительно облегчит работу с документами и уменьшит объем документов на бумажных носителях. Всю информацию можно теоретически поделить на два класса: оперативная и условно-постоянная.

При заполнении справочников, проблем с заполнением возникнуть не должно, так как интерфейс сделан интуитивно понятным.

Интерфейс всех экранных форм унифицирован, и работа с одной экранной формой схожа с работой других экранных форм, что обеспечивает комфортную работу пользователя.