Файл: Разработка конфигурации «Предоставление рекламных услуг» в среде 1С:Предприятие 8.3. (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Введение

В рамках данной работы проведено проектирование информационной системы для менеджера рекламного агентства.

Автоматизированная система менеджера рекламного агентства может включать в себя компоненты: автоматизации продаж; автоматизации маркетинга, автоматизации обслуживания клиентов.

В настоящее время создание автоматизированных систем для рекламных агентств является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота компаний.

Целью данной работы является регламента бизнес-процесса для рекламного агентства.

Задачи проекта:

- изучение специфики предприятия, декомпозиция бизнес-процессов;

- определение информационных объектов, их свойств;

- постановка задач автоматизации, определение перечня справочников, входных, отчетных форм;

- построение информационной модели системы и логической модели базы данных;

- построение физической модели базы данных;

- определение стратегии автоматизации;

- разработка информационной системы.

Объектом исследования является ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А".

Предмет исследования – рабочее место менеджера.

Метод исследования – изучение текущего состояния бизнес-процессов в сфере работы менеджера рекламного агентства, изучение литературы в области информационных технологий, CASE-систем и языков программирования.

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Объектом исследования в рамках данной работы является рекламное агентство ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».

ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А" предоставляет широкий спектр услуг на рынке рекламы. Компания успешно работает с 2001 года. Основными направлениями работы компании являются [1]:

- Разработка рекламных материалов;

- Разработка рекламных роликов;

- Разработка и производство рекламных буклетов;

- Производство баннеров;

- Адресная рассылка;

- Адресная доставка;

- Безадресная рассылка;

- Безадресная доставка.

- Доставка рекламной продукции по почтовым ящикам;

Безадресное и адресное распространение рекламной продукции (флаеров, газет, листовок, каталогов и т.д.) по почтовым ящикам является одним из самых эффективных и малобюджетных продвижений товаров и услуг.

Проведение безадресных рассылок позволяет получать ряд преимуществ перед конкурирующими организациями, связанных с:

- возможностью получения полного контакта с потенциальными потребителями услуг рекламного агентства;

- возможностью размещения большого объема информации на носителях;

- продолжительностью воздействия рекламных сообщений на целевую аудиторию;

- возможностью использования территориального фактора;

- возможностью осуществления контроля объемов тиража и качества безадресной доставки рекламной продукции по почтовым ящикам (совместные проверки)
внутренний контроль распространения рекламы нашей компанией
рекомендации наших клиентов;

- адресная доставка рекламной продукции по почтовым ящикам;

- адресная доставка (директ маркетинг) - доставка письма, рекламного носителя, газеты, каталога конкретному адресату и относится к прямому маркетингу. Позволяет осуществить прямое рекламное воздействие на определенную целевую аудиторию, в основе которого лежит индивидуальный подход к каждому получателю сообщения.

- реклама в коттеджных городках;

- все виды полиграфических услуг. Полиграфия - это неотъемлемым рекламно-информативный инструмент продвижения и развития бизнеса. Оригинальная визитка, информативный флаер или каталог с вашей продукцией - это то, что выгодно выделит предложение среди конкурентов. ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» предоставляет услуги по печати визиток, листовок, флаеров, каталогов, газет, постеров, наклеек и т.д.

- наружная реклама;

- дизайн/фирменный стиль/брендинг;

- реклама на транспорте;

- реклама в метро.

Многолетний опыт и знания, имеющие огромную практическую основу, является гарантией успешной работы компании. Организационная структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» приведена на рис.1.1.

Рис.1.1. Организационная структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

Как показано на рис.1.1, в структуру ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» входят 5 отделов, находящихся в подчинении генерального директора. Структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» является линейно-функциональной.

Рассмотрим основные функции подразделений рекламного агентства.

В функции специалиста по разработке входит разработка дизайн-проектов рекламных материалов, а также фото-, видео- и аудио материалов. В состав данного отдела входят специалисты, работающие с программным обеспечением обработки изображений, звука, видео. В состав данного отдела также входят 2 специалиста по информационным технологиям, в функции которых входит поддержка функционирования программного обеспечения указанного профиля.

Специалист по работе с клиентами курирует вопросы заключения договоров на реализацию продукции компании, а также вопросы доставки рекламных материалов (адресные и безадресные рассылки, рассылки по электронной почте).

Полиграфисты производят печать рекламных буклетов, материалов для рассылки согласно заявкам от клиентов.

Бухгалтер-экономист проводит анализ эффективности работы рекламного агентства, определяет ценовую политику, бухгалтерский и налоговый учет.

В состав общего отдела входят:

- специалист по кадрам и делопроизводству;

- юрисконсульт;

- специалист административно-хозяйственной части.

Организационно-экономические параметры ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» за 2016г. приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Организационно-экономические параметры ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» за 2016г.

Специалисты отделов рекламного агентства работают с первичной информацией (договора на изготовление, доставку, распространение продукции, платежные документы). Специалисты отделов, по материалам поступившей первичной информации готовят отчеты для начальников отделов, которые готовят консолидированную отчетную информацию для генерального директора.

Информация, циркулирующая в системе ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», может предоставляться и обрабатываться как в автоматизированной, так и в неавтоматизированной форме.

В данной работы был проведен анализ функционирования технологии работы специалиста экономического отдела рекламного агентства. Структура экономического отдела рекламного агентства приведена в таблице 1.2.

Таблица 1.2.

Функционал специалистов экономического отдела ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

Перечень видов первичной информации, с которой работают специалисты ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», представлен в таблице 1.3.

Таблица 1.3.

Перечень видов первичной информации ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

Таким образом, как показано в таблице 1.3, большая часть первичной системы ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» поступает в неавтоматизированной форме. Далее специалисты отделов вводят поступившую информацию в базы данных программных комплексов предприятия, после чего формируется отчетность для руководителей подразделений и консолидированная отчетность для генерального директора. Вместе с тем, существует ряд технологий, в рамках которых на этапе консолидации информации работа с информацией производится в ручном режиме путем ввода данных в MS Excel, так, например, в данном режиме обрабатывается информация о поступивших заявках на изготовление рекламных материалов.

В рамках данной работы мной было проведено изучения основных технологических задач в рамках функционирования автоматизированной системы предприятия, а также перспектив автоматизации технологий, выполняемых в ручном режиме. В таблице 1.4 приведен перечень автоматизированных задач в рамках технологии работы специалистов ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».

Таблица 1.4.

Перечень автоматизированных задач технологии работы специалистов ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Проведем анализ технологии работы менеджеров рекламного агентства в методологии IDEF0. Контекстная диаграмма приведена на рис.1.3.

Рис.1.3. Контекстная диаграмма

Как показано на рис.1.3, входящими информационными потоками в технологии работы менеджера по продажам являются:

- заявки клиентов на оказание услуг или приобретение продукции рекламного агентства;

- информация об оказываемых услугах или выпускаемой продукции;

- запросы отчетности от руководства рекламного агентства.

Результатной информацией в рамках данной технологии является:

- оформленные продажи, сформированная отчетность.

Диаграмма декомпозиции нулевого уровня представлена на рис.1.4.

Рис.1.4. Диаграмма декомпозиции нулевого уровня