Файл: Разработка конфигурации «Предоставление рекламных услуг» в среде 1С:Предприятие 8.3. (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Как показано на рис.1.4, основными подпроцессами технологии работы менеджера рекламного агентства являются:

- учет клиентов;

- учет продукции;

- учёт продаж;

- формирование отчетности.

Диаграмма декомпозиции процесса «Учет клиентов» приведена на рис.1.5, процесса «учет продукции» - на рис.1.6, процесса «учет продаж» - на рис.1.7.

Рис.1.5. Диаграмма декомпозиции первого уровня

Рис.1.6. Диаграмма декомпозиции процесса «Учет продукции»

Рис.1.7. Диаграмма декомпозиции процесса «Учет продаж»

В ходе анализа бизнес-процессов в технологии работы менеджеров рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» были выявлены следующие проблемы:

- отсутствие структурированной информации о предложениях услуг и продукции рекламного агентства приводит к увеличению временных затрат на поиск оптимального предложения для клиентов, увеличению вероятности ошибки персонала вследствие влияния человеческого фактора;

- отсутствует структурированная информация о реализованной продукции рекламного агентства, что не дает возможности проведения анализа себестоимости продукции и объемов продаж;

- отсутствие единой картотеки контрагентов приводит увеличению временных затрат на поиск реквизитов для заполнения документов.

Автоматизация вышеуказанных процессов позволит оптимизировать деятельность менеджеров рекламного агентства.

Оптимизация технологии системы менеджеров рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» связана с внедрением автоматизированной системы. Проведем декомпозицию бизнес-процессов в методологии IDEF0 «Как должно быть». Контекстная диаграмма приведена на рис.1.8, диаграмма декомпозиции нулевого уровня – на рис.1.9.

Необходимость разработки и реализации БД менеджера рекламного агентства обосновывается потребностью в совершенствовании и объединении существующих автоматизированных информационных систем при оформлении документации и получении отчетности по произведенным операциям.

Рис.1.8. Контекстная диаграмма технологии работы менеджера рекламного агентства «Как будет»

Таким образом, при разработке АРМ менеджера рекламного агентства предприятия ключевым вопросом является создание соответствующей базы данных.

Рис.1.9. Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

Основными целями проектирования базы данных рассматриваемой автоматизированной системы являются:

• Экономия времени, т.е. обеспечение доступа к данным за приемлемое время;
• Удобство формирования различных форм отчёт, необходимых в процессе работы;
• Правильность и достоверность.

Цель проектирования информационной системы: оптимизация технологии работе менеджера по продажам ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».

Задачи автоматизации:

- ведение картотеки клиентов;

- автоматизация учета продаж;

- ведение учета реализуемой продукции;

- формирование отчетности.

Автоматизация вышеуказанных операций позволит оптимизировать деятельность ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» в следующих направлениях:

- оптимизация штатной численности предприятия за счет сокращения численности специалистов, ведущих картотеку договоров, ведущих журналы операций, аналитическую работу;

- сокращение временных затрат на выполнение технологических операций менеджера рекламного агентства на поиск информации, что повысит конкурентоспособность предприятия.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы специалистов рекламного агентства возникает необходимость формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 1.6.

Из данных таблицы 1.6 видно, что без использования информационных технологий будут наблюдаться задержки в реализации бизнес-процессов, связанных с прохождением документации и выполнением основных технологических процессов, что приведет к негативным процессам для предприятия, таким как штрафные санкции, потеря клиентской базы, снижение общей исполнительской дисциплины.

Таблица 1.6

Частота формирования отчетных документов

Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш рабочего времени в 1030 рабочих дней.

Схема документооборота для документа «Заявка на изготовление рекламной продукции» приведена на рисунке 1.10.

Схема документооборота для документа «Оформление договора» приведена на рисунке 1.11.

Схема документооборота для документа «Отчет по платежам клиентов» показана на рисунке 1.12.

Рис.1.10 Схема документооборота для документа «Заявка на изготовление рекламной продукции»

Рис.1.11 Схема документооборота «Оформление договора»

Рис.1.12. Схема документооборота для документа «Отчет по платежам клиентов»

Таким образом, особенности документооборота рекламном агентстве предполагают использование информационной системы.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В процессе проектирования информационной системы рекламного агентства потребуется использование ряда классификаторов:

• Локальный классификатор сотрудников. Требуется для классификации специалистов при оформлении договоров и платежных документов.
• Локальный классификатор видов рекламной продукции. Требуется для описание видов продукции и оказываемых услуг.
• Локальный клиентов. Требуется для идентификации клиентов рекламного агентства;
• Локальный классификатор услуг. Для идентификации дополнительных услуг.

В качестве входных документов информационной системы используются:

• Договор;
• Оплаты;
• Заявки на оказание услуг

Выходной информацией будет являться:

• Свод платежей;
• Свод по видам услуг;
• Сводный отчет по сотрудникам.

В большинстве случаев, использовать унифицированные формы документов не представляется возможным, так как таких форм просто нет.

В целях повышения достоверности выдаваемых результатов, а также для исключения дублирования информации и ошибочной передачи информации не по ее назначению, в информационной системе необходимо использовать централизованную базу данных, построенную в виде взаимосвязанных таблиц, т.е. использующую реляционную модель хранения данных. Это позволит сделать работу с системой оперативной, построенной на единых алгоритмах сбора, хранения и обработки всей входящей и исходящей информации.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение является совокупностью программных продуктов системы обработки данных и программной документации, необходимой в рамках их эксплуатации. [6]

Системное программное обеспечение представляет собой комплекс программных продуктов, обеспечивающих возможность эффективного управления составляющими вычислительных систем (процессором, оперативной памятью, каналами ввода-вывода, сетевым оборудованием), выступая в роли «межслойного интерфейса» с одной стороны которого используется аппаратные составляющие, а с другой – пользовательские приложения.

Прикладное программное обеспечение представляет собой комплекс программных решений, предназначенных для выполнения пользовательских задач и рассчитанный на непосредственное взаимодействие с пользователями.

Инструментальное программное обеспечение представляет собой программным обеспечением, предназначенным для использования при проектировании, разработке и сопровождения программных продуктов.

В качестве средства разработки в рамках данного проекта выбрано Delphi XE.

Основные возможности данной среды разработки предполагают возможность взаимодействия с множеством СУБД, наличие большого количества компонент, позволяющих работать с различными внешними приложениями, выводить отчетность в приложения MS Office, Open Office.

В качестве СУБД выберем MS SQL Server, так как она принята в качестве стандарта в существующей информационной системе предприятия и приобретать новый программный продукт нецелесообразно. Кроме того, использование данной СУБД соответствует требованиям к проектируемой системе:

- обеспечение сетевого доступа из локальной сети, в том числе из удаленных площадок;

- обеспечение безопасности данных на уровне СУБД;

- интеграция доменных политик безопасности с политиками безопасности СУБД.

2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и ее описание

Информационная модель разрабатываемой системы приведена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Информационная модель системы

Область 1 отображает действия Администратора информационной системы. Через экранную форму «Менеджеры» в ИС вносятся данные о сотрудниках рекламного агентства, правах доступа пользователя в систему, а также реализован режим смены пароля, через экранную форму «Продукция» вводится информация о видах продукции и об оказываемых услугах.

Область 2 отражает содержимое информационной системы, включающее ее основные таблицы.

Область 3 отображает область деятельности оператора – производится ввод договоров, информации о клиентах и продажах.

Область 4 отражает выходную информацию моделируемой информационной системы. Формируются отчеты по данным таблиц информационной системы.