Файл: Администрирование информационной системы расчетов с клиентами ООО «Сладкий мир».pdf

Введение

В последние годы, в условиях перехода к рыночным отношениям в деятельности предприятия расчеты с покупателями и с поставщиками стали занимать одно из ведущих направлений, как в области учета, так и при анализе деятельности предприятия. Предприятия постоянно ведут расчеты с покупателями - за проданные ими товары, за выполненные работы и оказанные услуги, с поставщиками - за приобретенные товары, работы и услуги. В условиях нестабильной рыночной экономики риск неоплаты или несвоевременной оплаты счетов увеличивается, это приводит к появлению задолженности у предприятия перед поставщиками и у покупателей перед предприятием. Часть этой задолженности в процессе финансово-хозяйственной деятельности неизбежна и должна находиться в рамках допустимых значений. Сомнительная задолженность покупателей свидетельствуют о нарушениях клиентами финансовой и платежной дисциплины, что требует незамедлительного принятия соответствующих мер для устранения негативных последствий. Своевременное принятие этих мер, возможно, только при осуществлении со стороны предприятия систематического контроля. Развитие рыночных отношений повышает ответственность и самостоятельность предприятий в выработке и принятии управленческих решений по обеспечении эффективности расчетов с предприятиями. Увеличение или снижение задолженности покупателей приводят к изменению финансового положения предприятия. На основании этого необходимо проводить мониторинг и анализ состояния расчетов. Для проведения анализа используются данные бухгалтерского учета и отчетности, поэтому немаловажную роль играет правильная организация на предприятии бухгалтерского учета расчетных операций, которая требует своевременного и полного отражения хозяйственных операций по расчетам в первичных документах и учетных регистрах.

Глава 1 Системное оборудование. «Сладкий мир»

- увеличивает переработки информации снижает трудоемкость;

- не требует количества персонала осуществление учета;

- требует от каких-либо навыков работы программой;

Таким имея в компьютерную технику разработанную автоматизированную , бухгалтерия избавляется вышеперечисленных проблем получает экономический .

Программа разработана среде Borland ++ Builder 6.

Требования компьютеру для функционирования автоматизированной таковы:

Операционная:

Директор.

Процессор: Intel Celeron i3 3220 3.30 ГГц,

Материнская плата ASUS Prime h310m

Оперативная память: DDR4 4GB PC-17000 2133MHz

Жесткий диск: 500 Гб

Видеокарта: Intel HD Graphics 2500

Блок питания ExeGate UN400 400W

Операционная система: Microsoft Windows 7

Монитор: LG Flatron 22MP48D-P 21.5" Glossy

Клавиатура:

Мышь: Genius

Бухгалтерия

Материнская плата ASUS A68HM-K

Процессор AMD A6 PRO-7400B

Оперативная память Kingston ValueRAM [KVR16N11S8/4] 4 ГБ

Жесткий диск 500 ГБ Toshiba [DT01ACA050]

Видеокарта: Intel HD Graphics 2500

Блок питания Sven 350W [PU-350AN]

Операционная система: Microsoft Windows 7

Монитор: LG Flatron 22MP48D-P 21.5" Glossy

Клавиатура:

Мышь: Genius.

Отдел продаж

Процессор: Intel Core i3-7100 S1151

Материнская плата: Intel H110 DDR4 mATX

Оперативная память: DDR4 4GB PC-17000 2133MHz

Жесткий диск: Seagate Expansion Portable 500Gb STEA500400

Видеокарта: Intel HD Graphics 2500

Операционная система: Microsoft Windows 7

Блок питания Be Quiet System Power 9 400W CM BN300

Монитор: LG Flatron 22MP48D-P 21.5" Glossy

Клавиатура:

Мышь: Genius.

Склад

Процессор Intel Core i5-4460

Материнская плата H81

Оперативная память Kingston ValueRAM [KVR16N11S8/4] 4 ГБ

Видеокарта MSI GeForce GT 710 954Mhz

Жесткий диск WD Black (WD5000LPLX)

Блок питания ATX 450 Вт FSP ATX-450PNR

Операционная система: Microsoft Windows 7

Монитор: LG Flatron 22MP48D-P 21.5" Glossy

Клавиатура: ;

Мышь: Genius.

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта исследования

Компания «Сладкий мир» занимается продажей кондитерских изделий с 2015 года. На начальном этапе своего развития компания «Сладкий мир» представляла собой небольшую фирму, занимающуюся изделиями с ориентацией на город Домодедово.

Во главе Гахраманов Руслан Эльчин-Оглы. стоит генеральный директор. Он контролирует работу всех отделов фирмы, подписывает договоры предприятия и основные документы.

В компании 3 отдела: бухгалтерия, отдел продаж, склад. Описание функций подразделений приведено в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Описание функций подразделений компании «Сладкий мир»

Должностные инструкции главного бухгалтера.

Главный бухгалтер обязан обеспечить:

- полный учет поступающих денежных средств;

- проводить ревизии по остаткам товара;

- точный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности фирмы;

- правильное начисление и своевременное перечисление платежей;

- своевременный инструктаж работников по вопросам бухгалтерского учета, контроля и анализа;

- составление достоверной бухгалтерской отчетности на основе первичных документов бухгалтерских записей;

- сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив;

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан осуществлять контроль:

- за соблюдение правил оформления и отпуска товара со склада;

- за правильностью расходования фонда заработной платы, установление должностных окладов, строгим соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

- за соблюдением установленных правил поведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;

- за взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдением платежной дисциплины;

- за законностью списания с бухгалтерских балансов недостаточной дебиторской задолженности и других потерь;

- главный бухгалтер подчиняется директору фирмы;

- главный бухгалтер руководствуется в своей деятельности законодательством России, положением о главных бухгалтерах, положением о главном бухгалтере фирмы;

- запрещается принимать к исполнению и оформлять документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранение расходование денежных средств.

Разногласия между главным бухгалтером и руководителем фирмы разрешаются в установленном законодательством порядке.

Главный бухгалтер несет ответственность:

- за неправильное введение бухгалтерского учета;

- за принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, противоречащим законодательству;

- за несвоевременную и неправильную выверку операций по расчетному счету в банке;

- за нарушение порядка списания с бухгалтерских счетов недостач;

- за составление недостоверной бухгалтерской отчетности.

Должностные инструкции менеджера по продажам.

Менеджер обязан:

- владеть полной информацией по товарам;

- отвечать на телефонные звонки и напрямую работать с клиентом;

- заключать договора с клиентами, выдавать пакет необходимых документов;

- отвечать за качество товара;

- отвечать за организацию доставки товаров;

- каждую неделю отчитываться за проделанную работу;

- выезжать в места реализации товара;

- вести необходимую для работы документацию;

- ежемесячно делать отчет и сдавать его главному бухгалтеру;

- рекламировать товар;

- принимать заявки на товар;

- отвечать за оплату товара;

- постоянно повышать свой профессиональный и общеобразовательный уровень;

- принимать претензии, которые возникают у клиентов;

- сообщать принимающей стороне сведения о товаре: производителях, сроках хранения, условиях хранения;

- немедленно информировать клиентов о возникновении проблем по доставке товара;

- оформлять пакет документов, подтверждающего оплату товара, составляющих заказанную клиентом группу товара;

- хранить коммерческую тайну;

- при возникновении конфликтных ситуаций немедленно проинформировать начальника отдела продаж;

Менеджер несет ответственность:

- за соответствие товарных данных и достоверность занесенной в журнал информации;

- несвоевременную доставку товара;

- за информацию, предоставленную клиентам;

- за корректное обращение с клиентами фирмы;

- за исполнение приказов и распоряжений руководства;

- за сохранность вверенной ему документации и за вверенное ему имущество;

- за разглашение коммерческой тайны, и сведений о клиентах.

По сути дела вся фирма составляет один агентский отдел.

Работа заключается в том, чтобы клиент, придя один раз в эту фирму, пришел еще и предложил воспользоваться услугами фирмы своим друзьям и знакомым.

При обращении клиента менеджер обязан:

- четко и грамотно рассказать о товарах, предлагаемых фирмой;

- по желанию клиента дать оценку каждого товара и подробнее описать все особенности данного производителя товаров;

- предложить помощь по доставке товара, если это необходимо;

- после того, как клиент определится с выбором товаров, записать все данные о нем в журнал фирмы;

- заключить договор с клиентом, при необходимости взять предоплату;

- выдать пакет документов: договор, накладную, номера телефонов службы доставки;

Менеджер также обязан находиться в постоянной связи с клиентом и информировать его заранее о возможных изменениях и максимально приложить все усилия, чтобы клиент остался доволен и продолжил работу с фирмой. На фирме существует транспортный отдел или служба доставки. Доставку товаров фирма осуществляет бесплатно.

Работа с VIP клиентами сводится к тому, что все пожелания VIP клиента будут исполнены, обслуживаются в отдельной комнате и предложением чая или кофе, чаще всего директор берет все в свои руки, т.е. он сам предлагает им индивидуальные скидки. Если директора нет на месте, то его функции временно выполняет старший менеджер.

1.2 Организационная структура «Сладкий мир»

Управление предприятием осуществлялся на базе его организационной структуры, определяемой руководителем самостоятельно. Организационная структура компании «Сладкий мир» представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Организационная структура компании «Сладкий мир»

При формировании структуры были учтены следующие моменты: решение одних и тех же вопросов и задач не находится в ведении разных подразделений; эффективное решение вопросов одного отдела (подразделения) не возлагается на другие отделы. Это в свою очередь обеспечивает независимое положение каждого отдела по отношению к другим. В каждом отделе есть свой руководитель (заведующий отделом) на которого возлагаются определенные обязанности в руководстве отделом. Руководитель отдела обеспечивает подготовку материалов к публикации по соответствующим направлениям работы. За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение эффективности и качества работы, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и за другие достижения в работе применяются следующие меры стимулирования и поощрения персонала:

- объявление благодарности;

- награждение ценным подарком;

- награждение грамотой;

- выдача премии.

С целью постоянного обновления профессиональных знаний и совершенствование профессиональных навыков каждого сотрудника предприятия проводится периодическое обучение персонала. Проводятся такие формы обучения:

- ежегодное обучение руководителей и специалистов. Проводится для ознакомления с новой техникой и технологиями, эффективными приемами управления и анализа производства в сфере управления человеческими ресурсами;

- тематические семинары по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам предприятия;

- обучение при приеме на работу вновь принятых сотрудников. Проводится для изучения специфики деятельности предприятия, организации производства, технологии, условий труда, техники безопасности. Обучение при приеме на работу (первичное обучение) проводится после оформления документов для приема на работу.