Файл: Администрирование информационной системы расчетов с клиентами ООО «Сладкий мир».pdf

Как правило, перечисленные виды обучения проходят в рабочее время и финансируются предприятием.

1.3 Сущность задачи и обоснование необходимости ее решения

Основной проблемой, возникающей в процессе работы менеджера отдела продаж по работе с клиентами, является отсутствие автоматизированной информационной системы, которая позволяет повысить эффективность работы отдела.

До недавнего времени возможностей пакета Microsoft Office 2007 было достаточно для выполнения задач, поставленных перед менеджером отдела продаж. Но в связи с тем, что количество заказов увеличивается, потребности клиентов постоянно растут, на рынке постоянно появляются новые конкуренты, перед руководством агентства встал вопрос о повышении эффективности деятельности отдела продаж и, в первую очередь, его руководителя.

На данный момент руководитель отдела продаж сталкивается со следующими проблемами в своей деятельности:

- отсутствие единой клиентской базы;

- отсутствие единого механизма регистрации заказов на предоставление товаров;

- анализ продаж приходится проводить вручную с помощью редактора Microsoft Excel;

- отсутствие единых форм отчетности для руководства предприятия (например, информация о заключенных сделках, объем продаж товаров за определенный период и так далее).

Процессы работы отдела продаж представлены в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Проблемы, с которыми сталкивается руководитель отдела продаж

Из таблицы видно, что существует ряд проблем и только с помощью создания автоматизированной информационной системы можно их решить, что позволит повысить эффективность работы отдела продаж.

Для составления окончательной картины, позволяющей судить о необходимости автоматизации деятельности руководителя отдела продаж, желательно оценить экономические выгоды.

1.4 Информационное и программное обеспечение функционирования отдела продаж

В организации деятельности ИП Гахраманов Руслан Эльчин-Оглы. применяются следующие программные продукты:

- система «Клиет-Банк»;

- справочно-правовая система «Консультант Бухгалтер: Версия Проф«;

- система 1С «Бухгалтерия» 7.7;

- пакет Microsoft Office 2007;

- Интернет в реальном масштабе времени.

В бухгалтерии используются программные продукты: «Клиент-банк», 1С «Бухгалтерия», «Консультант Бухгалтер: Версия Проф».

Система «Консультант Бухгалтер» содержит практически все документы, необходимые в работе, комментарии и консультации специалистов, инструменты для решения спорных вопросов, электронную библиотеку бухгалтерских изданий. Документы, попадающие в базу, поддерживаются в актуальном состоянии и полностью соответствуют оригиналам. Базы связаны между собой. Система поиска позволяет быстро найти все связанные между собой документы и комментарии к ним.

Система «Консультант Бухгалтер» постоянно развивается и совершенствуется. Отличительной особенностью данной системы является полнота и достоверность информации. Все документы проходят юридическую обработку.

Система «Интернет». В последнее время все отрасли вплотную начала использовать Интернет-технологии. Компания «Сладкий мир» также использует эти технологии. Для автоматизации программы учета используется система 1С: «Бухгалтерия» 7.7. Доступ к 1С «Бухгалтерии» имеет только главный бухгалтер компании «Сладкий мир». Все остальные отделы предприятия не оснащены специальными программными продуктами. Например, автоматизация отделов маркетинга, продаж и закупок заключается в использовании возможностей пакета Microsoft Office 2007.

Во всех отделах фирмы используются компьютеры конфигурации Pentium IV с оперативной памятью 512 Мбайт и операционной системой Windows 7 Professional, объединенные локальной вычислительной сетью.

1.5 Постановка задачи на разработку информационной системы

В настоящее время существует множество программных продуктов для автоматизации деятельности руководителя отдела продаж. Все они отличаются друг от друга функциональным наполнением, требуемыми техническими средствами, трудоемкостью в использовании, а также ценой. Для выбора наиболее подходящего варианта для автоматизации деятельности руководителя отдела продаж были рассмотрены информационные системы, представленные на российском рынке.

Microsoft Customer Relationship Management (Microsoft CRM) -- система для управления отношениями с клиентами, простая в использовании и настройке, содержащая необходимую функциональность для работы сотрудников продаж, маркетинга или обслуживания клиентов. В системе содержится большое количество отчетов по прогнозированию, анализу активности по продажам, оценке эффективности. Для работы в системе можно использовать клиента для Microsoft Outlook или Internet Explorer. Microsoft CRM тесно интегрирована со всеми приложениями Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и платформенными решениями Microsoft (Server, Exchange, SharePoint).

Система Microsoft CRM 3.0 доступна в двух версиях: Small Business Edition и Professional .

Профессиональная версия (Professional) предназначена для средних, крупных компаний или подразделений корпораций, для компаний, использующих разветвленную ИТ-инфраструктуру.

Версия Small Business предназначена для небольших компаний. Эта версия имеет ряд дополнений, удобных для небольших компаний -- упрощенную установку, интеграцию с факсимильной службой и объединенные инструменты управления инфраструктурой и системой Microsoft CRM. Система предназначена для установки на Small Business Server и имеет ограничение по количеству пользователей.

Обе версии системы Microsoft CRM 3.0 предлагают исчерпывающий инструментарий для управления маркетингом, продажами и обслуживанием клиентов, который в максимальной степени схож и теснейшим образом связан с приложениями Microsoft Office и Microsoft Office Outlook.

Исследования системы показало, что в существующих информационных системах отсутствуют многие функции, необходимые для повышения эффективности работы отдела продаж компании «Сладкий мир». К тому же в данных системах слишком обширный функционал, который никогда не будет полностью использован на рассматриваемом предприятии.

Поэтому было принято решение о создании собственной информационной системы (автоматизированной ИС учета клиентов туристического агентства), которая будет разработана с учетом особенностей деятельности ИП Кудрявцевой Е.Н.

Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать:

- определение прав доступа к функциям программы с помощью учетных записей;

- ввод личных данных клиентов, их редактирование, быстрый поиск по критериям и вывод на печать;

- резервное копирование данных (автоматически и в ручном режиме);

- простота и наглядность в использовании;

- многопользовательский режим работы;

- учет клиентов по разным параметрам;

- формирование документации клиентов;

- формирование документации по всем клиентам за выбранный период;

- продажу определенного количества товара и формирование соответствующей документации о клиентах.

Создаваемая информационная система может использоваться любым сотрудником компании.

Доступ к функциям программы для различных пользователей определяется администратором.

С программой может работать пользователь любой квалификации. Программа устанавливается на персональный компьютер и записывается на жестком диске.

Помешать работе программы не могут никакие факторы, кроме неполадок самого компьютера.

Требования к составу и параметрам технических средств

Для нормальной работы программы (клиентская часть) требуется компьютер типа:

- IBM PC/AT совместимых ПЭВМ не ниже Pentium II 1 ГГц с объемом ОЗУ не менее 128 мегабайт;

- свободного пространства на жёстком диске - не менее 15 Мб;

- стандартный SVGA монитор;

- клавиатура, мышь, принтер.

Компания «Сладкий мир» (ИП Гахраманов Руслан Эльчин-Оглы.) в процессе своей деятельности выполняет разноплановый набор функций.

Анализ процессов работы отдела продаж показал, что все они требуют повышения качества работы сотрудников отдела путем внедрения средств автоматизации.

После проведения анализа программных продуктов, которыми пользуются сотрудники отдела продаж, было принято решение о необходимости разработки ИС, обеспечивающей эффективное решение рассматриваемых задач. ИС будет ориентирована на неограниченное количество пользователей, но в то же время выполнять большинство функций отдела, формировать отчетность предприятия по клиентам компании, а так же использоваться для хранения, обработки, редактирования, просмотра и быстрого поиска информации о клиентах.

Глава 2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

В базе отражается информация определенной предметной. Предметной областью называется часть мира, представляющая для данного (использования). В информационных системах предметной области моделями данных уровней. Число моделей будет от особенностей. Мы будем далее вопросы базы данных СУБД, поддерживающих модели данных. от того, ли в виде отдельно логического и уровня, с зрения методологии равно можно эти уровни и соответствующие этапы проектирования данных. Даталогическая базы данных. Даталогическая модель моделью логического и представляет отображение логических между элементами безотносительно к содержанию и хранения. Эта строится в информационных единиц, в той СУБД, в которой мы базу данных. создания ДЛМ даталогическим проектированием. логической структуры данных на СУБД называется. Физическая модель данных. Для даталогической модели среде хранения модель данных уровня (для часто называемая моделью). Эта определяет используемые устройства, способы организации данных среде хранения. физического уровня строится с возможностей, предоставляемых. Описание физической базы данных схемой хранения. этап проектирования называется физическим. СУБД обладают возможностями по организации данных, связи с сложность и физического проектирования, выполняемых шагов для конкретных. К числу, выполняемых на физического проектирования, выбор типа, способа организации, методов доступа, размера физического, управление размещением на внешнем , управление свободной , определение целесообразности данных и методов сжатия, физической модели . К физическому относятся и, связанные с (определение числа размеров буферов, при передаче из внешней во внутреннюю, файлов за ). В настоящее наблюдается тенденция сокращению работ стадии физического. Иногда эти вообще бывают от проектировщика. модель не является точным схемы. Некоторые допускают различия типах данных, в схеме подсхеме, и их преобразование, различный логический следования элементов схеме и, введение в виртуальных полей т. д. определена подсхема, пользователь имеет только к данным, которые в соответствующей, что является из способов информации от доступа.

В часто задается только логическая части базы с точки конкретного пользователя (), но и режимы обработки рамках этой, что служит механизмом защиты от разрушения.