Файл: Особенности коммуникаций в организации (Понятие, виды, характеристика коммуникаций).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Одной из ведущих тенденций многих стран мирового сообщества в конце XX-начале XXI в. является переход к новому типу социальной организации общества - открытому информационному обществу. Данное общество можно определить, как общество, в котором социальные изменения, экономическое развитие, качество жизни в целом напрямую зависят от научного знания и умения использовать информацию на основе совершенствования коммуникационных технологий.

Под коммуникациями понимают общение, передачу информации от человека к человеку; специфическую форму взаимодействия людей в процессе их деятельности, которая, главным образом, осуществляется при помощи языка.

В более широком смысле под коммуникациями принято понимать средство связи объектов материального и духовного мира, обмен информацией между людьми, передача и обмен информацией в социуме,а также участие в процессах массовой информации.

Актуальность выбранной автором темы связана с тем, что практически все люди обмениваются друг с другом информацией, общаются между собой в бытовой сфере, используют ее в профессиональной деятельности и т.д.

Практически невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Без возможности обмениваться информацией люди не смогут достигать поставленных целей, работать вместе.

Целью данной курсовой работы является ознакомление с природой, а также сложностями коммуникаций и коммуникационных процессов, при этом делая акцент на коммуникации таможенных органов.

Для достижения поставленной цели автор ставит перед собой следующие задачи:

а) рассмотреть понятие, виды и характеристику коммуникаций;

б) ознакомиться с элементами и этапами коммуникационного процесса;

в) проанализировать внешние и внутренние коммуникации в таможенных органах;

г) рассмотреть роль и значение коммуникаций в таможенных органах;

д) ознакомиться с проблемами, которые связаны с коммуникациями в таможенных органах;

е) предложить мероприятия по решению данных проблем.

Объект исследования - таможенные органы.

Предмет исследования - проблемы коммуникаций в современных организациях.

Структура работы состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

Теоретической и методологической базой данной работы послужили труды российских и зарубежных авторов в области менеджмента, материалы периодических изданий и сети Интернет.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

1.1 Понятие, виды, характеристика коммуникаций

Если рассматривать понятие “коммуникация” через другие науки, то можно заметить, что каждая из наук по-своему интерпретирует данное понятие.

Так, например, коммуникация в социальных науках— научная дисциплина, «коммуникации/взаимодействия/интеракции» и сам этот процесс, включая его результаты.

Коммуникация в психологии— обмен информацией между живыми организмами (общение), инженерные коммуникации — комплекс систем, которые обеспечивают нормальную жизнедеятельность потребителей.

Исходя из данных определений также можно сделать вывод о том, что их суть в принципе одинакова, т.е. коммуникации- это сообщение, передача информации.

Важным условием коммуникаций является то, что необходимо наличие реципиента, т. е. получателя информации.

Субъектами коммуникаций могут выступать отдельные личности, группы, а также организации.

Главной целью коммуникационного процесса является то, что данный процесс должен обеспечивать понимание информации, которая является предметом обмена, т. е. сообщений.

Коммуникации, которые используются в различных организациях, могут быть классифицированы по многим признакам, которые приводятся в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Классификация коммуникаций

Коммуникации с помощью технических средств приобрели огромную популярность и высокую значимость. Они могут осуществляться через электронные почты, телекоммуникационные системы и т.д.

Межличностные коммуникации осуществляются между людьми в ситуациях, когда “лицом к лицу” или в группах с помощью слов или же несловесных средств общения.

Если рассматривать коммуникации по форме общения, то вербальные - это коммуникации, которые осуществляются с помощью устной речи, а невербальные - это различного рода сообщения, которые посланы без использования средств устной речи, а с помощью, например, жестов, мимики, поз. ”

По каналам общения, коммуникации являются формальными, если помогают упорядочить и ограничить информационные потоки, а неформальные -это своего рода социальные взаимодействия между людьми, которые отражают человеческую потребность в общении.

Нисходящими коммуникациями являются коммуникации, которые направлены сверху вниз – от руководителя к подчиненным, а восходящими – коммуникации, которые направлены снизу-вверх – от подчиненных к руководителю.

Горизонтальные коммуникации – это коммуникации, которые направлены на координацию и интеграцию деятельности всех сотрудников различных отделов и подразделений, которые находятся на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации – коммуникации, которые осуществляются работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Данный вид коммуникаций используются в тех случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены или невозможны.

Таким образом, проанализировав данный параграф, можно сделать вывод о том, что существует огромное множество видов коммуникаций с присущими только данному виду признаками и характеристиками, но имеющими между собой общую цель- передачу информации и/или сообщения от одного объекта к другому.”

1.2 Коммуникационный процесс: элементы и этапы процесса

Коммуникационный процесс — процесс обмена информацией между двумя или более людьми.

Целью коммуникационного процесса является обеспечение понимания информации, которую можно называть сообщением.

Для полного понимая сути коммуникационного процесса рассмотрим его этапы и элементы.

Среди элементов процесса коммуникаций можно выделить четыре базовых элемента:

а) отправитель (лицо), собирающее и передающее информацию;

б) сообщение (информация), которая закодирована с помощью символов;

в) канал/средство передачи информации;

г) получатель (лицо), которому адресована информация и который будет заниматься ее интерпретацией.

Рис.1.1 Элементы коммуникационного процесса

Отправитель и получатель, когда происходит обмен информацией, проходят несколько этапов, которые взаимосвязаны между собой.

Их задача состоит в том, чтобы составить сообщение, которое необходимо будет передать по каналам связи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Этот процесс весьма не из легких, так как каждый этап в свою очередь является одновременно и точкой, в которой смысл может быть искажен и/или полностью утрачен.

Рассматривая коммуникационный процесс, можно выделить следующие его этапы:

а) зарождение идеи;

Ключевая роль у отправителя. Она заключается в формировании идеи, отбора информации, которая предназначена для передачи другому или другим участникам процесса.

Далее отправитель кодирует свою идею.

б) кодирование, выбор канала;

Кодирование — это трансформирование передаваемого сообщения в послание или сигнал, который будет передан.

Перед тем, как начать передавать идею, отправитель должен с помощью символов (слов, интонации или жестов) закодировать ее. Данное кодирование превращает идею в сообщение. Кроме того, отправитель должен выбрать канал, который будет совместим с типом символов, использованных для кодирования.

в) передача;

На этапе передачи отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Как только начался процесс передачи послания или сигнала, коммуникационный процесс выходит из-под контроля средства или человека, сообщение, которое было отправлено, назад вернуть уже нельзя.

С момента передачи информации заканчивается этап отправления и, наоборот, начинается этап получения передаваемой информации и понимание ее значения.

г) декодирование

Декодирование — это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Данный процесс включает восприятие послания получателем, его интерпретацию и оценку.

Если символы, которые выбраны отправителем, имеют такое же значение для получателя, то последний будет знать, что имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея, но иногда есть причины, по которым получатель может придать сообщению несколько иной смысл, чем тот, который вложил отправитель.

Рис.1.2. Этапы коммуникационного процесса

Проведя анализ данного параграфа, можно сделать вывод о том, что коммуникационный процесс является одним из сложных, но в тоже время важным процессом, в котором все элементы и этапы взаимосвязаны друг с другом и допущение ошибок на каком-либо из этапов влечет за собой сбой всего процесса.

Анализируя данную главу, автор пришел к выводу, что существует множество коммуникаций, которые в ходе практической деятельности перерастают в процесс коммуникаций и включает в себя различного рода элементы и этапы, нарушения которых могут повлечь за собой потерю и/или утечку информации.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИЙ В ТАМОЖНЕ

2.1 Состояние внутренних и внешних коммуникаций в таможне

Прежде чем приступить к характеристике и анализу состояния внешних и внутренних коммуникаций в таможенных органах, автор сначала рассмотрит, что является вообще внутренними, а что является внешними коммуникациями.

Рис.2.1. Схема коммуникаций

Одними из важнейших целей внутренних коммуникаций для ее эффективного существования являются:

а) предоставление персоналу полной информации, которая будет необходима для эффективного выполнения повседневной работы;

б) повышение мотивации у сотрудников на основании чувства сопричастности и профессиональной гордости;

в) наиболее полная осведомленность сотрудников о таможенной политике, о целях и приоритетах данного ведомства;

г) воспитание у сотрудников ведомства отзывчивости и внимания к проблемам, которые могут возникать как в бизнес-сообществе, так и у широкой общественности;

д) предоставление сотрудникам полной возможности широкого обсуждения проблем службы и обмена идеями внутри трудового коллектива для совершенствования таможенного труда.

Внешними коммуникациями является поток информации, который исходит из таможенного ведомства и направлен на обеспечение как широкой общественности, так и бизнес-сообщества необходимыми сведениями о таможенной политике и действующем таможенном законодательстве.

Важными направлениями эффективной внешней коммуникации считаются:

а) предоставление обществу своевременной, полезной, также точной информации;

б) мониторинг степени осведомленности бизнес-сообщества и общественности о своих правах и обязанностях в правовом поле таможенного законодательства;

в) проведение образовательных программ для ознакомления общества с ролью института таможни в жизни государства;